8 ابزار مدیران بزرگ در مدیریت دورکاری کارکنان
حتما شما هم روزهایی را که کارمندان با ترس و واهمه به شرکت میآمدند را به خاطر میآورید. به خصوص کارمندانی که از ماشین شخصی استفاده نمیکردند و مجبور به استفاده از وسایل حمل و نقل عمومی بودند. احتمالا علاوه بر دغدغه بیماری کارمندان و نگرانی از متوقف شدن کار، یکی از دغدغههای مهم شما دورکار شدن آنها بوده است. حتما به اینکه باید چند درصد از کارمندان خود را دورکار کنید، فکر میکردید. یکی از مهمترین مشکلاتی که ذهن شما را در این زمان مشغول میکند، مدیریت دورکاری است. آیا کارمندان درست به وظایفشان رسیدگی میکنند؟ از کجا بدانیم که آنها کارهایشان را به موقع انجام داده و به بهانههای مختلف کارهایشان را به تعویق نمیاندازند. بازدهی واقعی کارمندان در روزهای دورکاری چگونه خواهد بود؟
در این سالهایی که به دلیل اپیدمی کرونا دورکاری رایج شده است بسیاری از کارفرمایان به منافع بی شمار آن از جمله صرفه جویی در هزینههای سازمان، رفت و آمدها، تعادل بین کار و زندگی و … پی برده اند، ولی این موضوع چالشهایی را نیز برای آنها در برداشته است. مهمترین چالش دورکاری، مدیریت صحیح کارمندان و اطمینان از صحت کار آنها میباشد.
اگر شما هم جزو مدیرانی هستید که میخواهید سیاست دورکاری را در شرکت خود به کار بگیرید، پس ادامه این مطلب را از دست ندهید. ما در ادامه 8 راه حلی را ارائه خواهیم داد که به شما در مدیریت دورکاری کمک کرده و حتی باعث میشود که در کارمندان، انگیزه بیشتری برای کار مفید ایجاد شود. این راه حلها به شما کمک خواهند کرد تا با اطمینان زیاد، به مدیریت دورکاری و امکان ایجاد آن در سازمان خود بله بگویید.
مطالبی که در ادامه خواهیم دید عبارتند از:
8 راه حل مفید در مدیریت دورکاری
این راه حلها عبارتند از:
1- انتظاراتتان را به صورت شفاف و معین بیان نمایید.
2- با کارکنان به طور روزانه ارتباط داشته باشید.
3- جلسات تیمی را به صورت منظم برگزار نمایید.
4- شفاف باشید!
5- با کارمندان دورکار ارتباط دوستانه برقرار نمایید! چگونه؟
6- فناوریهای روز دنیا را به کار بگیرید.
7- مدیریت میکروسکوپی را کنار بگذارید!
8- سیاست open door را به کار گیرید.
انتظاراتتان را به صورت شفاف و معین بیان کنید
بخش زیادی از مدیریت دورکاری به این موضوع برمیگردد که کارکنان دورکار انتظارات شما از خود را به خوبی بدانند. به طور مثال این انتظار میتواند در رابطه با میزان گزارشدهی به شما، وظایف تعریف شده و نحوه انجام آنها باشد. میتوانید انتظار خود را که هر چند وقت یکبار میخواهید به شما گزارش دهند به آنها اطلاع دهید. همچنین میتوانید وظایفی را که هر روز (یا مدت معین) از آنها انتظار دارید و الویت بندی آنها را در ابتدای هفته یا روز اطلاع رسانی کنید. البته در نظر گرفتن زمان منصفانه (نه خیلی کم و نه خیلی زیاد) برای هر مورد و وظیفهای که در نظر دارید، میتواند به فعالیت مفیدتر نیروی دورکار شما کمک نماید.
موضوعات مد نظرتان را مستند کنید
علاوه بر به اشتراک گذاری انتظارات با هر یک از اعضای تیم به صورت جداگانه، میتوانید موضوعاتی را که در رابطه با آنها گزارشی انتظار دارید، مستند کنید تا کارمندان دورکار بتوانند انتظارات شما را در زمان مشخص برآورده نمایند. شما میتوانید انواع سوالات یا موضوعاتی را که نیاز به تماس گروهی تصویری یا پیام و ایمیل سریع دارند را بیان و مستند نمایید. اگر جزئیاتی در ارتباط با زمانبندی و پاسخگویی نیز مد نظرتان است بهتر است آنها را هم ذکرکنید؛ مثل اینکه چه زمانهایی انتظار دارید در ساعات کاری به ایمیلها/تماس های کاری پاسخ دهند یا در دسترس قرار داشته باشند.
به صورت خلاصه میتوان گفت هر نکتهای به نظرتان میرسد یا هر انتظاری را که از نیروها دارید میتوانید مستند کنید یا به صورت وظیفهای در نرم افزارهای کار گروهی مشخص نمایید و زمان آن را نیز تعیین کنید تا اعضای تیم بتوانند الویت بندی دقیقتری برای کارهایشان داشته باشند.
با کارکنان به طور روزانه ارتباط داشته باشید
حداقل یک بار در روز مستقیماً با کارمندان دورکار، از طریق ایمیل، پیام، تماس تلفنی یا چت تصویری در ارتباط باشید. هرچقدر کمتر با کارکنان دورکار در تماس باشید، آنها بیشتر احساس میکنند که از کار خود کنار گذاشته شده و از محل کار دور هستند، که این موضوع میتواند منجر به عملکرد ضعیف و کاهش گردش مالی شرکت شما شود. تعامل مداوم با هر یک از اعضای تیم، اعم از اینکه دورکار باشند یا نه، به آنها احساس انگیزه و مشارکت داده و در مییابند که شما برای آنها ارزش قائل هستید. البته باید در نظر داشته باشید این ارتباط تبدیل به مدیریت میکروسکوپی نشود!
جلسات تیمی منظم برگزار کنید
برگزاری جلسات منظم گروهی ، لایوها و فعالیتهای گروهی برای تقویت حس همکاری و کمک به همبستگی کارکنان ضروری است؛ خواه نیروی ما دورکار باشد یا در محل کار باشد. این جلسات به کارکنان شما کمک میکند تا یکدیگر را بهتر بشناسند، با یکدیگر ارتباط برقرار کنند و تمایل بیشتری برای همکاری و ارتباط منظم باهم داشته باشند. در نتیجه انگیزه آنها نیز برای انجام کارها افزایش خواهد یافت.
علاوه بر این، جلسات تیمی برای کارمندان دورکار فرصتی فراهم میکند تا ایدههای خود را مطرح کنند و موضوعاتی که در رابطه با جزئیات پروژه، ددلاینها و انتظارات مدیران به نظرشان میرسد را بیان و در مورد آنها با هم تیمیها و سرپرست خود صحبت کنند و بازخوردهای آنها را دریافت نمایند.
شفاف باشید
شما به عنوان مدیر یا رهبر یک تیم، الگوی رفتاری کارمندان خود هستید. در نتیجه میتوانید با بازخوردهای صادقانه و اعتماد به نیروهای خود این دو خصوصیت بسیار مثبت را در فرهنگ سازمانی پرورش دهید. معمولا مدیران یا رهبران تیم علاقمندند تا نیروهایشان در صورت هر گونه نگرانی یا ایجاد سوالی به آنها مراجعه کرده و برای دریافت راه حل، مشورت، دریافت کنند. به این منظور شما میتوانید با رفتار خود شفافیت را به بخشی از فرهنگ تیمی خود تبدیل نمایید و حس اعتماد را نیز در کارمندان خود پرورش دهید.
یکی از نکات مهمی که میتواند در این مسیر یاری دهنده باشد شفافیت غیر تبعیض آمیز با تمامی کارمندان یا تیمتان است. به عنوان مثال، اگر خبری برای به اشتراک گذاری دارید، با همه نیروهای خود اعم از دورکارها و نیروهای حضوری به طور مشابه در میان بگذارید. درواقع کارکنان دورکار شما نباید احساس کنند که آخرین کسانی هستند که در مورد آنچه در شرکت اتفاق می افتد میشنوند، یا شما عمداً اطلاعاتی را از آنها مخفی میکنید.
با کارمندان دورکار دوست باشید
سعی کنید کارمندان دورکار خود را، مانند کارمندان حضوری دریابید، و سرگرمیها، علایق و آرزوهای شغلی آنها را بشناسید. خیلی مهم است در عصری که تکنولوژی تا این اندازه پیشرفت کرده است، ثابت کنیم از دل نرود هر آنکه از دیده رود.
راه حل مساله مذکور این است که مثل جلسات حضوری در حالی که در حین تماس یا گفتگوی تصویری تمرکز خود را بر روی موضوع کاری میگذارید، چند دقیقه را در ابتدا یا انتهای جلسات به مکالمات کوتاه دوستانه نیز اختصاص دهید. مثلا این کار را میتوانید با پرسیدن سوالی در مورد تعطیلات آخر هفته کارمندتان، گفتگو در مورد خانواده اش یا پرسیدن برنامههای او برای تعطیلات انجام دهید و به او کمک کنید تا با شما راحتتر باشد و ارتباط شخصی ایجاد نماید. یک نظرسنجی در سال 2020 نشان میدهد، کارمندانی که در محل کار دوستی و ارتباطات شخصی دارند، برای انجام کارهای بزرگ انگیزه و علاقه بیشتری داشته و درنتیجه فعالیتهای کاری را با بازده بسیار بالاتری انجام میدهند.
مطلب مرتبط: 5 راه خلاقانه برای بهبود برند کارفرمایی
فناوریهای روز دنیا را به کار بگیرید
شما برای مدیریت جلسات و برقراری ارتباطات و برنامه ریزیها میتوانید از ابزارهای مختلفی بهره بگیرید. این ابزار شامل ابزارهای چت و برنامه ریزی تیمی (به عنوان مثال Box،Slack و ترلو و…)، نرم افزارهای کنفرانس ویدیویی یا وب (نظیر گوگل میت، زوم، اسکایپ و…)، ابزارهای اشتراکگذاری صفحه، سیستمهای مدیریت پروژه برای پیگیری کارهای مهم (نظیر گوگل شیت و …)، برنامههای ردیابی زمان و … میباشد.
البته برای هر کاری ابزاری وجود دارد. با آچار فرانسه نمیتوانید کار آچار آلن را انجام دهید، پس ابزارهای مختلف را بررسی کنید تا بهترین ابزارهای مدیریت پروژه و تقسیم وظایف گروهی را برای پروژهها و پیشبرد اهداف خود انتخاب کنید.
شما میتوانید از این ابزارها برای تعاملات رو در روی بیشتر و ایجاد فضاهای دوستانه نیز استفاده کنید، و به کارکنان اجازه دهید موضوعات کاری یا غیر از آن را در زمان استراحت مورد بحث قرار دهند.
مدیریت میکروسکوپی خطر آفرین است!
همه ما میدانیم که بخشی از جذابیت دورکاری برای تمامی کارکنان، احساس آزادی و فقدان کنترل محیطی است. شاید به همین دلیل است که برخی از کارفرمایان نیز وقتی در کنار کارمندان خود حضور ندارند، با خود فکر می کنند که نیروهایشان کار نمیکنند یا به وظایفی که به آنها واگذار شده پایبند نیستند. اما هشدار! این تفکرات سمی میتواند رفتار شما را تغییر داده و منجر شود تا پیوسته از آنها گزارش پیشرفت درخواست کرده و آنها را با ارتباطات و پیغامهای مکرر بمباران کنید. در این صورت آنها مضطرب شده و قطعا بازده کاری به طور محسوسی کاهش خواهد یافت.
مدیریت میکروسکوپی کارمندان دورکار، میتواند برای هر دو طرف استرسزا باشد و باعث شود که کارمندان احساس کنند که مدیریت به فعالیت کاری آنها اعتماد ندارد. بهتر است به جای درخواستهای مداوم گزارش بر نتایج و اهداف کاری تمرکز کنید. این نکته را نیز به خاطر داشته باشید که تا زمانیکه کارمند به خوبی و به موقع کار خود را انجام میدهد، شیوه کار او اهمیت زیادی ندارد مگر اینکه الویت های شما تغییر نماید.
البته این نکته مهم است که کارکنان دورکار با اتلاف وقت و نادیده گرفتن مسئولیت خود، از موقعیت دورکاری سوء استفاده نکنند. بدین منظور میتوانید هدف گذاری های دقیق و شفاف و برنامه زمانی منصفانهای تنظیم کنید و آن را در اختیار نیروهای خود قرار دهید. بدین صورت تمامی کارمندان با نظم بهتری به فعالیت می پردازند و از بازده کاری نیز کاسته نخواهد شد. البته خوب است که بازخوردهای کارمندان را نیز در مورد برنامه تنظیم شده دریافت نمایید.
open door را به کار گیرید
یکی از مشکلاتی که برای کارکنان دورکار وجود دارد این است که ممکن است با خود فکر کنند که زیاد با شما تماس می گیرند و پیغام میدهند. برای جلوگیری از این سوءتفاهم، یک سیاست «درب باز» ایجاد کنید که در آن همه کارکنان اعم از دورکار و حضوری بتوانند در هر زمان به شما دسترسی داشته باشند. البته منظور از دسترسی میتواند فرستادن یک پیام یا ملاقات حضوری باشد. درست است که شاید شما فورا نتوانید پاسخگو باشید، ولی این سیاست این اطمینان را در کارمندان شما ایجاد میکند که کلمه “زیاد” برای تماسها و پیامهای آنها وجود ندارد. البته شما نیز سعی کنید در اولین فرصتی که فراهم می شود پاسخ آنها را بدهید.
سخن نهایی
قبل از پاندمی کرونا برخی از شرکت های بزرگ دنیا روند دورکاری را برای برخی از گروههای شغلی خود اجرا میکردند. این شرکتها در این چند سال نیز دورکاری را به خوبی مدیریت کردند و توانستند از مزایای بی شمار آن، هم برای کارمندان و هم برای سازمان بهرهمند شوند. بسیاری از شرکتهای بزرگ دیگر دنیا نیز به این روند پیوستند و بسیاری از گروههای شغلی خود را به صورت ترکیب دورکار و حضوری بازسازی کردند. بسیاری از شرکتها هم اکنون دورکاری را به عنوان مزیت شغلی به کارمندان خود به خصوص خانمها پیشنهاد میدهند و با به کار گیری این ترفندها از مزایای آن بهرهمند میشوند.
ولی این نکته را نباید فراموش کنیم که دورکاری ابتدا بر اساس اعتماد کلید میخورد و سپس با ترفندهای گفته شده میتوان با موفقیت آن را ادامه داد و مدیریت کرد.
منبع :