راهنمای مدیریت درونگراهای آرام و برونگراهای پر سر و صدا در محیط کار
به عنوان یک مدیر، هدف اصلی شما باید این باشد که به کارمندان خود کمک کنید با بالاترین سطح انرژی، بهره‌وری و انگیزه کار کنند. اما زمانی که تیم شما از افراد درونگرا و برونگرا تشکیل شده باشد، رسیدن به این هدف می‌تواند چالش‌برانگیز باشد. مدیریت درونگراها و برونگراها در کنار هم به دانش نیاز دارد. شاید شما هم در تیم‌های خود با افرادی کار کرده باشید که سطح درونگرایی و برونگرایی آن‌ها با هم فرق دارد و برای مدیریت صحیح آن‌ها با چالش روبرو شده‌اید. چطور می‌توان همزمان درونگراها را از نقطه امنشان بیرون کشید و به برونگراها نیز فرصت شنیده شدن داد؟ بهترین سبک مدیریت برای تیم‌های متشکل از افراد با شخصیت‌های متفاوت چیست؟
تا چند سال پیش مدل‌های شخصیتی و سازوکارهای روابط انسانی جایگاه مهمی در ادبیات شغلی نداشت؛ اما این روند در حال تغییر است و امروزه صحبت کردن درباره چنین مسائل اجتماعی باب شده است. درونگرایی یا برونگرایی خصیصه‌هایی هستند که بنای شخصیت افراد، نحوه کار کردن، سبک زندگی و شیوه تعامل آن‌ها را شکل می‌دهند. تشکیل تیم‌هایی که تنوع شخصیتی در آن‌ها وجود دارد می‌تواند مزایای زیادی به همراه داشته باشد؛ اما مدیریت این تیم‌ها نیز چالشی است که باید راه‌حل درستی برای آن اندیشیده شود. در این مقاله به راهکارهایی اشاره می‌کنیم که می‌توان برای استفاده حداکثری از قابلیت‌های فردی همه اعضای تیم و ارضای خواسته‌های آن‌ها به کار گرفت.
مطالبی که در ادامه خواهیم دید عبارتند از:
قبل از هر کاری شروع به یادگیری کنید
درونگراها و برونگراها رویکردهای متفاوتی را در کار کردن و برقراری روابط اجتماعی دنبال می‌کنند. شناخت خصوصیات اخلاقی و رفتاری افراد مختلف می‌تواند به شما کمک کند تا محرک‌های انگیزه افراد تیم را به سرعت تشخیص دهید. برای مثال برونگراها وظایف خود را بدون تعلل و سریع انجام می‌دهند، گاهی تصمیم‌گیری‌های عجولانه‌ای دارند، ریسک‌پذیر بوده و به انجام چند کار همزمان علاقه‌مند هستند. از طرف دیگر، درونگراها آهسته‌تر و با درنگ بیشتری کارهای خود را پیش می‌برند و ترجیح می‌دهند در یک زمان مشخص تنها روی یک کار تمرکز کنند. در حالی که درونگراها انرژی خود را از تنهایی می‌گیرند، برونگراها دوست دارند در جمع حاضر شده و با صدای بلند فکر کنند. شاید یک فرد درونگرا از شرکت در بعضی مهمانی‌ها یا جلسات کاری لذت ببرد؛ اما احتمالاً بعد از گذشت چند ساعت دلش برای خانه و کتاب‌هایش تنگ می‌شود!
با اعضای تیم حرف بزنید
برای اینکه تشخیص دهید هر فرد در تیم چه تیپ شخصیتی دارد لزوماً نباید از تک تک آن‌ها تست MBTI بگیرید. در بسیاری موارد تشخیص درونگراها از برونگراها کار دشواری نیست. البته برخی درونگراها هم یاد گرفته‌اند که مانند برونگراها رفتار کنند؛ به همین دلیل تشخیص آن‌ها در نگاه اول سخت است. این افراد ممکن است در محیط کار به نظر اجتماعی و خوش صحبت باشند، اما وقتی به خانه برمی‌گردند، به شدت خسته هستند.
برای اینکه بتوانید سلایق و ترجیحات اعضای تیم را بهتر درک کنید، باید باب گفتگوی آزاد و صادقانه را با افراد مختلف حاضر در تیم باز کنید. پرسیدن سوالاتی مثل: «در محیط ایده‌آل شغلی برای تو، چند جلسه کاری در روز برگزار می‌شود؟» یا «دوست داری چطور کارت را انجام بدهی و چطور خستگی در کنی؟» می‌تواند به شما در این زمینه کمک کند.
البته بعضی درونگراها ممکن است برای پاسخگویی شفاف به این سوالات بی‌میلی نشان دهند. در این شرایط بهتر است اعضای تیم را تشویق کنید درباره درونگراها، قدرت سکوت آن‌ها و افراد درونگرای موفق در طول تاریخ مطالعه کنند. همچنین با آن‌ها درباره این موضوع که تفاوت‌های شخصیتی چگونه می‌تواند محرکی برای بهبود عملکرد باشد صحبت کنید. یک تیم می‌تواند از نقاط قوت و مهارت‌های تیپ‌های شخصیتی مختلف نهایت استفاده را ببرد؛ در حالی که تیمی متشکل از صرفاً افراد برونگرا یا درونگرا ممکن است با مشکلات متعددی روبرو شود.
مطلب مرتبط: چگونه بازخوردهای حرفه ای به اعضای تیم بدهیم؟
در برنامه یک روز کاری اعضای تیم بازنگری کنید
در گام بعدی باید با استفاده از اطلاعاتی که درباره شخصیت اعضای تیم به دست آورده‌اید به ایجاد رویه‌های کاری بپردازید که با شخصیت هر فرد متناسب باشد. این کار را می‌توانید با بازنگری در برنامه کاری افراد شروع کنید. برای مثال ممکن است سیاست تیم خود را اینگونه بچینید که تا قبل از ساعت ۱۲ ظهر، هیچ جلسه‌ای برگزار نشود. این سیاست به افراد درونگرایی که ترجیح می‌دهند روی کارشان تمرکز کنند آزادی عمل می دهد و در عین حال، به افراد برونگرا نیز این اجازه را می‌دهد که طی جلسه ایده‌هایشان را مطرح کنند. همچنین به افراد اجازه دهید تا ساعات روز کاریشان را خود مدیریت کنند. با این کار برونگراها می‌توانند وجه اجتماع‌طلب شخصیت خود را سیر کرده و هر زمان که خواستند، ایده‌هایشان را مطرح کنند؛ از طرف دیگر درونگراها هم می‌توانند هر زمان به تجدید قوا احتیاج داشتند، برای کمی قدم زدن یا رفتن به یک کافی‌شاپ بیرون بروند.
به افراد فضای شخصی بدهید
اغلب محیط‌های کار امروزی به صورت «دفتر باز» یا «اوپن آفیس» (Open Office) و با تاکید بر تعامل مداوم افراد طراحی شده‌اند. به نظر می‌رسد چنین فضاهایی برای برونگراها فوق‌العاده هستند؛ اما طبق مطالعات انجام شده همه افراد، حتی برونگراها به فضای شخصی برای کار کردن احتیاج دارند. بنابراین شاید بهتر باشد کمی تغییر در محیط شرکت ایجاد کنید تا کارمندان بتوانند هر زمان به تنهایی احتیاج داشتند، آنجا بروند. همچنین می‌توانید به اعضای سازمان کمک کنید تا فرهنگ فضای شخصی را در سازمان ایجاد کنند. مثلاً در خیلی از شرکت‌ها وقتی فردی از هدفون استفاده می‌کند، می‌خواهد به دیگران نشان بدهد که نیاز به تمرکز و تنها بودن دارد. از طرف دیگر اجازه دهید برونگراها هم به فضاهایی برای دور هم جمع شدن و صحبت کردن (مثل میز ناهارخوری و اتاق قهوه) دسترسی داشته باشند.
درونگراها را تشویق به صحبت کردن کنید
مطالعات نشان داده است که در یک جلسه شش نفره، به طور متوسط دو نفر بیش از ۶۰ درصد از گفتگو را پیش می‌برند. در سازمان‌های بزرگ‌تر، این مسئله برای درونگراها بغرنج‌تر می‌شود؛ بنابراین مدیران باید به درونگراها این احساس را بدهند که می‌توانند به راحتی نظرات خود را با دیگران به اشتراک بگذارند.
اینکه به طور مستقیم از آن‌ها بخواهید نظر بدهند، شاید باعث شود در کانون توجه قرار بگیرند که برای آن‌ها خوشایند نیست. بهتر است به جای این کار، قبل از جلسه به آن‌ها بگویید که انتظار دارید در بحث مشارکت کرده و نظرشان را بیان کنند. اشتراک دستور جلسه از چند روز قبل می‌تواند به درونگراها کمک کند تا به موضوع مطرح شده خوب فکر کرده و ایده‌هایشان را از قبل آماده کنند. جالب است بدانید در شرکت آمازون همه جلسات با سکوت شروع می‌شوند و قبل از هر صحبتی، همه افراد باید بتوانند دستور جلسه مختصری را مطالعه کنند. این کار به درونگراها فرصت می‌دهد که افکارشان را منظم کرده و برای به اشتراک‌گذاری ایده‌هایشان با سایر افراد آماده شوند.
یکی دیگر از ایده‌هایی که برای مشارکت دادن درونگراها در بحث‌ها مطرح می‌شود، نوشتن است. از افراد بخواهید تا به جای صحبت کردن، نظراتشان را روی کاغذ نوشته و آن را روی تخته بچسبانند. در این صورت همه ایده‌ها توسط افراد حاضر در جلسه قابل مشاهده است.
برونگراها را فراموش نکنید!
برونگراها معمولاً افرادی هستند که اشتیاق و هیجان زیادی را با خود به جلسات کاری می‌آورند و هیچ مدیری هم دوست ندارد چنین فردی را از دست بدهد؛ اما در عین حال باید به این افراد مهارت گوش دادن، بازخورد دادن و پذیرش نظرات افراد درونگراتر را نیز آموزش بدهید. با آن‌ها جلسات یک به یک برگزار کرده و به آن‌ها یادآوری کنید که حضورشان در جلسات چه تاثیر مثبتی دارد، اما باید بتوانند رفتار معتدل‌تری داشته باشند تا دیگران هم فرصت شنیده شدن پیدا کنند. آن‌ها را تشویق کنید از شور و اشتیاق خود در جلسات استفاده کرده و همکاران درونگرای خود را وارد گفتگو کنند.
دورکاری، بلای جان ارتباطات کاری
کاهش ارتباطات اجتماعی به علت پاندمی کرونا، توفیق اجباری دورکاری را نصیب سازمان‌های بسیاری کرد. اما در این میان درونگراهایی که قرار بود یک سال دور از شرکت و از خانه کار کنند، از همه بیشتر خوشحال بودند. از طرف دیگر این مسئله باعث کاهش بهره‌وری برونگراها، بی‌قراری آن‌ها در خانه و کاهش انگیزه شده بود. با وجود اینکه ویروس کووید کم کم خانه‌های ما را ترک کرده و زندگی به روال سابق برمی‌گردد، اما به نظر می‌رسد دورکاری و «فضای کاری هیبریدی» (Hybrid Model) قرار است در فرهنگ کاری سازمان‌ها نهادینه شود. به همین دلیل بهتر است مدیران سازمان‌ها درباره شیوه‌های مدیریت بهینه افراد درونگرا و برونگرا در دورکاری دانش کافی را کسب کنند.
در دوران دورکاری چطور می‌توان اطمینان حاصل کرد که همه افراد با انگیزه، پرانرژی و خوشحال هستند؟ در ادامه این مطلب به سه راهکار علمی برای افزایش بهره‌وری تیم‌ها اشاره می‌کنیم. اگر شما از راهکارهای دیگری استفاده می‌کنید، در بخش نظرات با ما در میان بگذارید.
همچنین شما می‌توانید برای مدیریت دورکاری، از 8 ابزار معرفی شده بهره بگیرید. این ابزار‌ها به شما کمک خواهد کرد تا در هر سازمانی که قرار دارید هوشمندانه و دوستانه،کارمندان دورکار خود را مدیریت نمایید
به درونگراها فرصت مشارکت بدهید
اگر برخی از کارکنان سازمان از خانه کار می‌کنند و برخی دیگر در محل شرکت حضور دارند، مطمئن شوید که درونگراها (به خصوص در جلسات کاری) بیش از حد نادیده گرفته نمی‌شوند. اگر در جلسات آنلاین، شخصیت‌های پرحرف‌تر صحبت‌های درونگراها را قطع کنند، شاید به صحبت آوردن مجدد آن‌ها کار ساده‌ای نباشد. اگر این اتفاق چند بار رخ دهد، ممکن است آن‌ها احساس جدا شدن از جمع و به حاشیه رفتن بکنند. واقعیت غیرقابل انکار در دورکاری این است که افراد در جلسات مجازی به راحتی نادیده گرفته می‌شوند و شرکت دادن آن‌ها در مکالمه به فراموشی سپرده می‌شود.
یک مدیر توانمند باید مطمئن شود همه افراد تیم در جلسه مجازی فرصت شنیده شدن دارند. برای دستیابی به این هدف، از ابزارهایی مانند باکس چت یا امکان بالا بردن دست در اپلیکیشن‌های ویدئو کنفرانس استفاده کنید. همچنین بهتر است سوالات و موضوع جلسه را از قبل برای افراد ارسال کنید تا همه بتوانند برای پاسخگویی و مشارکت در جلسه آماده شوند.
بعد از پایان جلسه، افراد را تشویق کنید تا نظراتشان را به کمک ایمیل با خود شما یا از طریق Google Doc با دیگران، به اشتراک بگذارند. با این کار افراد درونگرایی که علاقه‌ای به صحبت کردن در میان جمع افراد ندارند، تشویق به مشارکت می‌شوند.
به برونگراها تریبون بدهید
اگر در دوران دورکاری متوجه شدید برونگراهای سازمان به دلیل کمبود ارتباطات بی‌انگیزه شده‌اند، جلسات ویدئویی منظمی را با آن‌ها برگزار کنید تا بتوانند مستقیماً با شما گفتگو کنند. همچنین می‌توانید آن‌ها را تشویق به ایجاد گروه‌های آنلاین کنید تا بتوانند آزادانه ایده‌هایشان را مطرح کنند.
بعد از بازگشت افراد به شرکت، بهتر است در اسرع وفت برنامه‌های گروهی مختلفی را ترتیب ببینید. مطالعات نشان داده است افراد در طول دورکاری بیش از هر چیز دلتنگ این فعالیت‌های اجتماعی و ساخت ارتباطات می‌شوند. این برنامه‌ها به برونگراها کمک می‌کند تا دوباره روابط اجتماعی خود را از سر بگیرند و به مدیران هم کمک می کند تا از آنچه در سازمان می‌گذرد مطلع شوند.
توجه به این نکته ضروری است که بعد از پایان دوران کرونا، لزوماً همه برونگراها قرار نیست به صورت حضوری کار کنند. بنابراین برای اینکه این افراد از فعالیت‌های اجتماعی محروم نشوند می‌توانید رویدادهای تیم‌سازی مختلفی را مثل ویدئو چت در ساعت ناهار یا جلسات غیرکاری و بحث آزاد آنلاین ترتیب دهید.
از سبک‌های ارتباطی متنوعی استفاده کنید
مدیران باید بتوانند تیمی یکپارچه ایجاد کنند، اما این بدان معنا نیست که همه اعضای تیم مجبور به برقراری ارتباط به سبک مشابهی هستند. بلکه باید فضاهای مختلفی در اختیار آن‌ها قرار داده شود تا بتوانند سبک ارتباطی خود را به کار گرفته و مشارکت خود را نشان دهند. برای مثال سرپرست برونگرایی را تصور کنید که صفحه چت گروه کاری تیم او پر از گیف، ایموجی و تصویر است؛ از طرف دیگر، همکار درونگرای او از سبک نوشتاری رسمی برای تعامل با اعضای تیم و مدیران خود استفاده می‌کند. در این شرایط اگر مدیران ارشد تلاش کنند سرپرست برونگرا را مجبور به پیروی از سبک ارتباطی سرپرست درونگرا کنند، به احتمال خیلی زیاد عملکرد تیم او افت خواهد کرد.
هر دو رویکرد به خوبی عمل می‌کنند و نمی توان گفت کدام یک برای برقراری ارتباط بهتر هستند. رهبران باید بتوانند محیط دیجیتالی را فراهم کنند که از سبک‌های ارتباطی متنوعی پشتیبانی کرده و به افراد اجازه می‌دهد به سبک خودشان با دیگران تعامل کنند. فرقی ندارد اعضای تیم شما در کدام محدوده از طیف درونگرایی – برونگرایی قرار دارند. تجربه دورکاری در دو سال گذشته باعث شد همه ما به شرایطی هرچند ناخوشایند عادت کرده و خود را با آن تطبیق دهیم.
بایدها و نبایدهای ارتباط با درونگراها و برونگراها را فراموش نکنید
در محیط کار افراد مختلفی با تیپ‌های شخصیتی متفاوت فعالیت می‌کنند. بهتر است به افراد درونگرا اجازه دهید فضاهای شخصی مورد نیاز خود را در سازمان پیدا کنند تا هنگامی که به تجدید قوا احتیاج دارند، به آنجا مراجعه کنند. ارسال دستور جلسه پیش از برگزاری به درونگراها این فرصت را می‌دهد تا از قبل به حرف‌هایی که می‌خواهند بزنند فکر کنند. اجازه دهید افراد به سبکی که علاقه دارند کار کنند؛ برونگراها باید بتوانند روابط اجتماعی برقرار کنند و درونگراها هم باید بتوانند به صورت اختیاری از امکان دورکاری و فاصله گرفتن مقطعی از تیم استفاده کنند.
توضیه ما به شما این است که به عنوان یک مدیر، پیش‌فرض‌های ذهنی خود را از درونگراها و برونگراها دور ریخته و شروع به مطالعه درباره انواع تیپ‌های شخصیت و تاثیر آن‌ها بر ترجیحات کاری و سبک ارتباطی افراد کنید. همچنین فراموش نکنید که نباید در برگزاری جلسات طی روز افراط کنید؛ به کارمندان خود فرصت کار کردن مستقل و بدون حواس‌پرتی را در یک روز کاری بدهید. در نهایت جلسات را به‌گونه‌ای مدیریت کنید که نه تنها افراد برونگرا، بلکه درونگراها نیز فرصت شنیده شدن و صحبت کردن را پیدا کنند.
همچنین ممکن است که با خود فکر کنید که برای مدیریت ساده‌تر، فقط یک مدل کارمند را جذب کنید تا چالشی ایجاد نشود. ولی به شما پیشنهاد می‌کنیم تا ابتدا با چشمان باز مطلب استخدام با چشمان بسته را خوانده و سپس خودتان تصمیم گیری نمایید!
منبع:
How to Be Good at Managing Both Introverts and Extroverts
اشتراک گذاری
بدون دیدگاه 
