کسب و کار شما روز به روز در حال پیشرفت و بزرگ‌تر شدن است؛ تعداد پروژه‌های ورودی به شرکت زیاد شده و وقت آن رسیده که با استخدام نیروهای جدید، جانی تازه به تیم‌های کاری شرکت بدهید. شاید هم به تازگی کسب و کار خود را راه انداخته‌اید و بعد از طی کردن مراحل پیچیده اداری، حالا وقتش رسیده که درهای شرکت را به روی کارکنان جدید باز کنید. بعد از ارسال آگهی استخدام، شروع به غربال رزومه‌ها کرده، با افراد منتخب تماس می گیرید و آن‌ها را برای مصاحبه دعوت می‌کنید. بالاخره روز مصاحبه فرا می‌رسد و شما آماده هستید تا از کارجوها پذیرایی و جلسه مصاحبه را آغاز کنید. اگر خوش‌شانس باشید جلسه مصاحبه به خوبی پیش خواهد رفت، شما فرد موردنظر خود را پیدا می‌کنید و آماده فتح قله‌های بازار می‌شوید!
اما داستان جذب و استخدام همیشه انقدر شیرین نیست! واقعیت این است که این روزها بسیاری از کارفرماها از عدم حضور و ناپدید شدن کارجویان در جلسه مصاحبه بدون اطلاع‌رسانی قبلی شکایت دارند.

انتشار آگهی، دریافت رزومه های کارجویان و بررسی آن‌ها، ایجاد لیستی از کارجوهای منتخب و تماس گرفتن با آن‌ها برای دعوت به مصاحبه فرایند سخت و زمانبری است و به نظر می‌رسد با ناپدید شدن کارجوها در روز مصاحبه، تمام زمان و هزینه شما به باد رفته است و دوباره باید به چرخه بررسی رزومه‌ها برگردید.

در این مقاله قصد داریم درباره پدیده ناپدید شدن کارجوها صحبت کنیم. اینکه چه مسئله‌ای باعث می‌شود عده قابل توجهی از کارجوها تصمیم بگیرند در جلسه مصاحبه حاضر نشوند و راه‌های پیشگیری و مدیریت این مسئله موارد مهمی هستند که در این مطلب بررسی خواهیم کرد.

Ghosting چیست؟

کلمه «Ghost» در زبان انگلیسی به معنای «شبح» است؛ اصطلاح «Ghosting» نیز که معنایی نزدیک به «غیب شدن» (یا قال گذاشتن در زبان غیر رسمی) دارد، در سال‌های اخیر وارد ادبیات روزمره منابع انسانی شده است. در واقع علت نامگذاری این اصطلاح آن است که با عدم پاسخگویی به تماس‌ها و حضور در جلسه مصاحبه، به نظر می‌رسد کارجو ناپدید شده و هیچ اثری از او وجود ندارد.

چرا کارجوها در جلسه مصاحبه حاضر نمی‌شوند؟

دلایل مختلفی وجود دارد که باعث می‌شود کارجوها از حضور در جلسه مصاحبه امتناع کنند. برخی از این دلایل مسائلی مثل حقوق، محل شرکت یا مزایا است که کارفرما نمی‌تواند آن‌ها را تغییر دهد و کارجو ترجیح می‌دهد در فرایند استخدام جلوتر نرود. با بررسی نظرسنجی‌هایی که از کارجوها انجام شده است، می‌توان سایر علل عدم حضور کارجوها را در موارد زیر خلاصه کرد:

رفتار غیرحرفه‌ای کارفرماها

بعضی از کارجوها معتقدند این یک مشکل دوطرفه است و شرکت‌های مختلفی هم وجود دارند که بعد از جلسه مصاحبه، به کارجو هیچ اطلاع‌رسانی نمی‌کنند یا به صورت ناگهانی جلسه مصاحبه را لغو می‌کنند. تلافی یا انتقام شاید تا حدی بتواند چنین اتفاقی را توصیف کند؛ نکته‌ای که وجود دارد این است که در برخی موارد علت سر زدن رفتارهای غیرحرفه‌ای از سمت کارجوها، مشاهده رفتارهای غیرحرفه‌ای از کارفرماهای قبلی است.
چنین رفتارهای غیرحرفه‌ای که باعث ایجاد تصویر منفی از کارفرماها در ذهن کارجوها می‌شود کم نبوده و تنها به جلسه مصاحبه نیز خلاصه نمی‌شوند.

بعضی کارجوها خاطرات تلخ‌تری از فرایند جذب و استخدام خود دارند؛ برای مثال گاهی این اتفاق افتاده که کارجویی در جلسه مصاحبه پذیرفته شده، قرارداد را امضا و حتی آموزش‌های لازم را دریافت کرده است، ولی هیچ‌ زمان برای تعیین روز شروع به کارش، تماسی دریافت نکرده است.

موارد دیگری مثل عدم صداقت یا بی‌احترامی به کارجو نیز می‌توانند باعث نادیده گرفتن کارفرماها توسط کارجو شوند.

فرایند استخدام طولانی

یکی دیگر از دلایلی که باعث خروج خودخواسته کارجوها از فرایند استخدام می‌شود، طولانی بودن این روند است. افرادی که به دنبال استخدام هستند، نمی‌توانند بیش از دو تا سه ماه در انتظار تصمیم‌گیری کارفرما بمانند. به این موضوع دقت کنید که در این بازه زمانی ممکن است اتفاقات مختلفی در زندگی حرفه‌ای و شخصی کارجو بیفتد و تصمیم او را تحت تاثیر قرار دهد. بسیاری از کارجوها طی این مدت زمان در جای دیگری استخدام شده و منتظر دریافت پاسخ از سمت شما نمی‌مانند.

تحقیق و دریافت اطلاعات جدید درباره سازمان

خواسته مهم افراد متقاضی کار این است که هم موقعیت شغلی و هم کارفرمای خوبی پیدا کنند. یکی از دلایلی که باعث بی‌محلی به کارفرماها از سمت کارجو می‌شود، فهمیدن نکات منفی درباره فرهنگ سازمانی شرکت یا مدیران آن است. بازخوردهای منفی دیگران، عجله بیش از حد در فرایند استخدام و بی‌احترامی مدیران به کارجوها از جمله خط قرمزهای بسیاری از کارجوها هستند.
علت عدم حاضر شدن کارجوها در مصاحبه هر چه که باشد، برای بسیاری از آن‌ها یک راه‌حل ساده برای پرهیز از رویارویی مستقیم است. در واقع خیلی‌ها ترجیح می‌دهند به جای برقراری تماس و کنسل کردن جلسه مصاحبه، به تماس‌های تلفنی کارفرما بی‌محلی کنند. تکنولوژی باعث شده است که هزینه فرصت کاریابی برای کارجوها کاهش پیدا کند و از طرفی پیدا کردن کارجو و استخدام افراد نیز برای کارفرماها راحت‌تر شود؛ در نتیجه رفتار افراد در فرایندهای کاریابی و استخدامی تا حد زیادی تغییر کرده است.

چگونه از ناپدید شدن کارجوها پیشگیری کنیم؟

تا اینجا همه دلایلی را که باعث ناپدید شدن کارجوها (Ghosting) می‌شود بررسی کردیم. در بسیاری از موارد، کارفرما کنترلی روی رفتار کارجو نداشته و نمی‌تواند جلوی این اتفاق را بگیرد. اما راه‌هایی برای بهبود فرایند جذب وجود دارد که می‌تواند در جلوگیری از این اتفاق اثرگذار باشد.

قرار مصاحبه را زودتر مشخص کنید

اگر هنگام بررسی رزومه‌ها به یک کاندید مناسب رسیدید، زمان را از دست نداده و زودتر یک جلسه مصاحبه ترتیب دهید. کارجوهایی که طی ۴۸ ساعت پس از ارسال رزومه دعوت به مصاحبه می‌شوند، با احتمال بیشتری در جلسه حاضر خواهند شد. هرچه زمان بیشتری از ارسال رزومه بگذرد، اشتیاق آن‌ها کمتر می‌شود.

ساعت مصاحبه را به صورت توافقی مشخص کنید

معمولاً کارجوهایی که دارای مهارت‌های حرفه‌ای فوق‌العاده‌ای هستند در جلسات مصاحبه متعددی شرکت می‌کنند. از طرف دیگر کارجوهایی که در حال حاضر مشغول به کار هستند، برنامه زمانی محدودی دارند. تعیین زمان مصاحبه به صورت توافقی باعث می‌شود کارجوها با آسودگی خاطر در جلسه شرکت کنند.
برگزاری جلسات خارج از ساعات کاری یا آخر هفته‌ها باعث کاهش تداخل زمانی برنامه‌های کارجو می‌شود. یکی دیگر از راه‌های مدیریت زمان در تعیین ساعت مصاحبه، برگزاری جلسات به صورت آنلاین است. وقتی شرکت در جلسه را برای کارجو ساده کنید، با احتمال کمتری در جلسه غیبت می‌کند.

در دعوت افراد به مصاحبه بیشتر دقت کنید

با ارزیابی دقیق‌تر کارجوها پیش از دعوت به مصاحبه می‌توانید احتمال حضور افراد را در جلسه افزایش دهید. منظور از ارزیابی، صرفاً بررسی رزومه یا دستاوردهای فوق‌العاده افراد نیست. پیش از مصاحبه حضوری، با آن‌ها تماس تلفنی بگیرید و درباره اهداف شغلی و انگیزه‌هایشان سوالاتی بپرسید؛ پاسخ به این پرسش‌ها به شما کمک می‌کند تا بفهمید کارجو فرد مناسبی برای تیم شما هست یا خیر. دنبال کردن چنین فرایندی می‌تواند به شما در تشخیص کارجوهای بی‌تفاوت، افرادی که به دنبال دریافت حقوقی بالاتر از انتظار شما هستند و کارجوهای نه چندان قوی کمک کند.

تعداد افراد بیشتری را دعوت به مصاحبه کنید

به آمار مصاحبه‌های قبلی نگاهی بیندازید؛ اگر تعداد افرادی که به جلسه نیامده‌اند نسبت به تعداد مصاحبه‌ها زیاد است، تنظیم تعداد جلسات بیشتر از حد نرمال می‌تواند مفید باشد. تحت چنین شرایطی حتی اگر یک نفر هم در جلسه حاضر نشود، هنوز گزینه‌های زیادی برای انتخاب دارید.

انتظارات خود را مشخص کنید

درباره انتظارات خود با کارجوها صحبت کنید. برای مثال از آن‌ها بخواهید اگر تصمیم به شرکت در جلسه را ندارند یا دیرتر می‌رسند، حتماً با شما تماس بگیرند. اگر تعداد افرادی که به مصاحبه دعوت شده‌اند زیاد است، به کارجوها بگویید که فرایند جذب و استخدام سازمان شما رقابتی است و در حال حاضر فرصتی برای تعیین جلسه جایگزین ندارید. با این کار متقاضیان تشویق می‌شوند در جلسه حاضر شده یا از قبل کارفرما را از عدم حضور خود مطلع کنند.
از طرفی بسیاری از کارجوها ممکن است در جلسات مصاحبه مختلفی شرکت کنند و پیش از مصاحبه با شما، قرارداد کاری را امضا کنند. از کارجو بخواهید تا اگر پیش از مصاحبه جای دیگری استخدام شد، به شما اطلاع بدهد. فراموش نکنید که حتماً اطلاعات تماس (ایمیل یا موبایل) خود را در اختیار او قرار دهید.

جلسات مصاحبه جذاب‌تری برگزار کنید

استرس یکی از دلایلی است که کارجوها را از ادامه فرایند استخدامی بازمی‌دارد. با اینکه این کار جزو رفتارهای غیرحرفه‌ای محسوب می‌شود، اما شما به عنوان کارفرما می‌توانید تا حدی به کاهش این نگرانی‌ها کمک کنید. برگزاری مصاحبه در کافی‌شاپ یا محیط‌های جذاب دیگر و القای حس آرامش به کارجو به او کمک می‌کند با استرس کمتری در جلسه حضور پیدا کند.

از کارجو بخواهید روز و ساعت مصاحبه را تایید کند

بعد از تعیین زمان مصاحبه، اطلاعات جلسه مثل مکان و زمان آن را با ارسال یک ایمیل به اطلاع کارجو برسانید و از او بخواهید آن اطلاعات را تایید کند. استفاده از ابزارهایی مثل «Google Calendar‌» برای تعیین زمان جلسات مصاحبه کاربرد زیادی دارند. با استفاده از چنین ابزارهایی، به صورت خودکار پیش از جلسه برای افراد پیام یادآور ارسال می‌شود. اگر شما با کارجو تعامل درستی داشته باشید او نیز خود را موظف می‌داند تاخیر یا عدم حضور خود را به شما اطلاع دهد.

به قرارهای مصاحبه متعهد باشید

گاهی درگیری‌های کاری باعث می‌شوند ناچار به تعویق جلسه مصاحبه شوید؛ با این‌حال تعهد نسبت به کارجو و زمان مقرر شده برای مصاحبه، به کارجو این پیام را می‌دهد که برای او ارزش قائل هستید و برعکس، تعویق آن باعث القای این پیام می‌شود که چیزهای دیگری برای سازمان شما اولیت دارد. بهتر است با دقت و وسواس زمان مصاحبه را تنظیم کنید تا بعداً ناچار به تغییر زمان آن نشوید.

به فرهنگ سازمانی خود و معرفی آن اهمیت دهید

معمولاً کارجوها گزینه‌های زیادی برای مصاحبه دارند و با مقایسه کارفرماها، برای به شرکت در این جلسات تصمیم‌گیری می‌کنند. هنر شما به عنوان کارفرما این است که سازمان خود را متمایز از رقبا نشان داده و استخدام در آن را برای کارجوها دلچسب جلوه دهید.
فرهنگ سازمانی بیش از هر چیز می‌تواند به شما در دستیابی به این هدف کمک کند. حمایت از کارکنان و تلاش برای کسب رضایت آن‌ها باعث کاهش نرخ خروج و در نتیجه کاهش نیاز به استخدام‌های جدید خواهد شد. همچنین کارکنان راضی سازمان شما، تبدیل به بیلبوردهای زنده‌ای برای نمایش فرهنگ خوب سازمان به دیگران می‌شوند.
داشتن یک برند کارفرمایی خوب می‌تواند به سازمان شما در نگهداشت پرسنل و جذب استعدادهای جدید کمک کند.

«ارزش پیشنهادی کارفرمایی» (EVP) شامل همه مزایایی است که شما در ازای کار، به عنوان کارفرما به کارکنان خود ارائه می‌کنید؛ از جمله این مزایا می‌توان به امکان پیشرفت شغلی، برنامه کاری منعطف، بن تخفیف،‌ عضویت باشگاه‌های ورزشی و سایر مزایای مادی و معنوی اشاره کرد. 

مطلب مرتبط: 15 مزیت شغلی که کارمندان شما را شگفت زده می‌کند.

از افرادی که در جلسه غیبت می‌کنند، بازخورد بگیرید

اگر مشکل غیبت افراد در جلسه مصاحبه برایتان تبدیل به یک مسئله دائمی شده است، بهتر است با این افراد تماس گرفته و علت غیبت آن‌ها را جویا شوید. تماس تلفنی مستقیم یا ارسال فرم نظرسنجی از طریق ایمیل می‌تواند اطلاعات خوبی را در اختیار شما قرار دهد.
از کارجوها بپرسید که چه چیزی نظر آن‌ها را درباره شرکت در مصاحبه تغییر داده است. ممکن است مشکل از سمت خودشان بوده و فرایندهای استخدامی شما مشکلی نداشته باشند؛ مثلاً پذیرفتن یک پیشنهاد شغلی دیگر یا آمادگی نداشتن برای شرکت در مصاحبه باعث غیبت آن‌ها شده است.
همچنین طی این تماس‌ها می‌توانید اطلاعات مفیدی را درباره سازمان خود به دست بیاورید که به شما در بهبود فرایند استخدام کمک می‌کند. ممکن است کارجو هنگام تعیین زمان جلسه مصاحبه، با فردی در سازمان شما ارتباط برقرار کرده که باعث دریافت حس منفی نسبت به سازمان شده یا این تصور را برای او ایجاد کرده که فرهنگ سازمان مناسب نیست. از این بازخوردها می‌توانید برای بهبود فرایندهای جذب در آینده و اصلاح فرهنگ سازمانی خود استفاده کنید.

غیبت کارجوها در جلسه مصاحبه، مشکل بزرگ کارفرماها در عصر تکنولوژی

پدیده Ghosting یا غیبت کارجوها در جلسه مصاحبه بدون اطلاع قبلی، یکی از مشکلات رایج کارفرماها است. بسیاری از کارجوها با استرس جلسه مصاحبه دست و پنجه نرم می‌کنند و ترجیح می‌دهند برای دوری از این استرس، در جلسه حضور پیدا نکنند. پیشرفت تکنولوژی هم باعث شده که ارسال رزومه برای کارجوها زمان و هزینه زیادی نداشته باشد.
این نکته را فراموش نکنید که Ghosting از آنچه تعریف می‌شود پیچیده‌تر است و کارجوها دلایل مختلف منطقی (یا غیرمنطقی) برای غیبت در جلسات مصاحبه دارند. طولانی بودن فرایند مصاحبه، عدم اطلاع‌رسانی به موقع درباره نتیجه درخواست کاری، برخوردهای غیرحرفه‌ای و نامناسب کارکنان سازمان در فرایند استخدام، حقوق پایین و دور بودن شرکت از محل زندگی می‌تواند باعث بروز این مشکل شود.
خوشبختانه راه‌های مختلفی وجود دارد که به کارگیری آن‌ها می‌تواند باعث کاهش این مشکل شود. انعطاف نشان دادن در تنظیم زمان جلسات (به خصوص برای کارجوهای شاغل)، شفاف‌سازی درباره انتظارات کارفرما از کارجو، اطلاع‌رسانی درست مکان و زمان جلسه از طریق ایمیل و ارتقای برند کارفرمایی و فرهنگ سازمانی از جمله راه‌حل‌هایی هستند که برای افزایش اشتیاق کارجوها به شرکت در جلسه مصاحبه پیشنهاد می‌شوند.

منابع:

 How to prevent interview no-shows
 Ghosting Unmasked: Listen to the Voices Behind the Epidemic