کارشناس کنترل پروژه کیست و چه وظایفی دارد؟

کارشناسان کنترل پروژه افرادی هستند که در کنار مدیران پروژه کار کرده و اطمینان حاصل می‌کنند که پروژه بر اساس بودجه تعیین‌شده پیش رفته و با توجه به ددلاین‌ها به اتمام خواهد رسید. این کارشناسان با ارزیابی دقیق پیشرفت پروژه، می‌کوشند حوزه‌های نیازمند بهبود را شناسایی کنند. دلایل زیادی برای محبوبیت این شغل بین افراد وجود دارد. در ادامه ضمن بررسی وظایف کارشناس کنترل پروژه، به خوبی با این شغل آشنا شده به دلایل محبوبیت آن اشاره می‌کنیم.

منظور از کنترل پروژه چیست؟

پیش از اینکه سراغ وظایف کارشناس کنترل پروژه برویم، بهتر است با تعریف کنترل پروژه آشنا شویم. کنترل پروژه مجموعه‌ای از استراتژی‌ها، منابع و مهارت‌های ارتباطی است. معمولا برای تکمیل پروژه‌ها و اقدامات مختلف، از جمله انتخاب اعضای تیم و تصمیم‌گیری‌های مهم، از آن‌ها استفاده می‌شود. در واقع کنترل‌های پروژه ابزارهایی هستند که با استفاده از آن‌ها می‌توان نیازمندی‌های متفاوت پروژه‌ها را برآورده کرد. فرآیندهای کنترل پروژه در نهایت در تولید نتایج مثبت اثر می‌گذارند.

کنترل‌ها انواع مختلفی دارند. برای مثال، چک لیست‌های اطمینان، برنامه‌های ارتباطی و گزارش‌های وضعیت نمونه‌هایی هستند که برای به حداقل رساندن تأثیر رویدادهای غیرمنتظره، مانند تاخیرها و هزینه‌های غافلگیرکننده مفید هستند؛ به خصوص برای پروژه‌های تجاری. برای مشاهده جدیدترین آگهی های استخدام کنترل پروژه می‌توانید روی لینک مربوطه کلیک کنید.

اگر تیمی با مشکلات نرم‌افزاری مواجه شود که پروژه را به طور قابل توجهی به تأخیر می‌اندازند، یکی از وظایف کارشناس کنترل پروژه این است که برای رسیدگی مناسب به این مشکل، اقدامات لازم را انجام دهد. بدون وجود یک سیستم مناسب اطلاع‌رسانی و یک کارشناس کنترل پروژه، سایر افرادی که روی پروژه کار می‌کنند ممکن است از مشکل فنی مطلع نباشند و تا زمان اتمام پروژه نیز از وجود آن با خبر نشوند.

تأخیرهای طولانی می‌تواند باعث شود که یک پروژه به بودجه، تعداد کارکنان و مهلت تحویل بیشتری نیاز پیدا کند. اهمیت وظایف کارشناس کنترل پروژه اینجا به خوبی مشخص می‌شود؛ چرا که او باید مشکلات احتمالی را پیش‌بینی کرده و از قبل، راه‌حل‌هایی برای آن‌ها در نظر داشته باشد. کنترل پروژه در تمام جنبه‌های یک پروژه مفید است. آغاز پروژه، برنامه‌ریزی، نظارت بر آن، کنترل آن و برقراری ارتباط‌های لازم از مراحلی هستند که با کمک ابزارهای کنترل پروژه با کیفیت بیشتری انجام می‌شوند.

مدیر پروژه با کمک تیم کنترل پروژه سعی می‌کند به برنامه کاری فشرده پایبند بوده و در محدوده بودجه باقی بماند. همچنین، یک تیم توسعه پروژه متمرکز بر مدیریت ریسک و فرصت‌ها نیز می‌تواند از کنترل پروژه برای مشاهده و ثبت تاخیرهای غیرمنتظره استفاده کند. هدف از کنترل پروژه ارائه یک محصول با کیفیت و برنامه‌ریزی‌شده است. کنترل پروژه می‌تواند برخی یا همه عناصر زیر را شامل شود:

• برنامه‌ریزی
• شناسایی و ارزیابی
• مدیریت ریسک
• برآورد و مدیریت بودجه
• مدیریت دامنه و تغییر
• مدیریت ارزش کسب شده
• کنترل اسناد و مدارک
• حفظ برنامه مبنای پروژه
• گزارش‌نویسی

اهمیت کنترل پروژه

کنترل پروژه از اهمیت بالایی برخوردار است؛ زیرا در صورتی‌که وظایف کارشناس کنترل پروژه به درستی انجام شوند، بر توسعه موفق یک پروژه تأثیر زیادی خواهند داشت. برای مثال، به‌روزرسانی‌های مکرر وضعیت پروژه که اطلاعات ارزشمند مربوط به پیشرفت هر تیم را به اشتراک می‌گذارند، می‌توانند در سرعت بخشیدن به پروژه و بهینه‌سازی فرآیندها بسیار مفید باشند.

کاربرد اصلی کنترل‌های پروژه ارائه داده‌های مفید در مورد جزئیات پروژه، مانند هزینه‌ها، تاریخ تکمیل و کیفیت پروژه است.

برخی از مزایای کنترل پروژه عبارتند از:

• هزینه‌های کمتر
• کمک به تعیین جدول زمانی پروژه
• کمک به تخمین بودجه
• کمک به مدیر پروژه برای پایبندی به بودجه
• ایجاد یک مزیت رقابتی نسبت به مشاغلی که از کنترل پروژه استفاده نمی‌کنند
• تقویت روحیه تیم پروژه
• ایجاد احساس رضایت در اعضای تیم

شرح شغل کارشناس پروژه

یک کارشناس کنترل پروژه فردی حرفه‌ای است که در طول چرخه عمر پروژه بر آن نظارت کرده و هماهنگی‌ها و کنترل‌های لازم را انجام می‌دهد. وظایف کارشناس کنترل پروژه بر اساس محل کار او متفاوت هستند، اما بر اساس چارت سازمانی، معمولا کارشناس کنترل پروژه با مدیر پروژه کار می‌کند تا با کمک همدیگر اهداف، بودجه و برنامه‌های پروژه را تعریف کنند.

کار کارشناس کنترل پروژه این است که به منظور شناسایی زمینه‌های بهبود، بطور منظم فرآیند پروژه را بررسی کند. در واقع نقش اصلی او در پروژه، مدیریت هزینه و زمان است. این کارشناس همچنین گزارش‌ها، مدارک و اسناد مختلف را مورد بررسی قرار می‌دهد و اطمینان حاصل می‌کند که تمام افرادی که روی پروژه کار می‌کنند به اطلاعات ضروری دسترسی دارند. یک کارشناس کنترل پروژه ممکن است در دفتر فنی، شرکت مهندسی و… کار کند.

شرح وظایف کارشناس کنترل پروژه

کارشناس کنترل پروژه بر درآمدها و هزینه‌های پروژه نظارت می‌کند تا اطمینان حاصل کند که مخارج از محدوده بودجه فراتر نمی‌روند. او همچنین درباره اینکه چگونه سازمان می‌تواند اقدامات پروژه را برای رفع نیازهای خود بهبود بخشد، اطلاعات مفیدی به مدیریت ارائه می‌دهد. در ادامه لیستی از وظایف کارشناسان کنترل پروژه آورده شده است. برای مشاهده آخرین موقعیت های استخدام مهندس کنترل پروژه نیز می‌توانید روی لینک کلیک کنید.

• ارائه ایده پروژه به مشتریان
• بررسی مهلت زمان تحویل و بودجه یک پروژه
• هماهنگی پرداخت‌ها به پیمانکاران و فروشندگان
• انتخاب، آموزش و نظارت بر عملکرد تمامی اعضای تیم پروژه
• تهیه گزارش پیشرفت پروژه و ارائه توصیه‌هایی برای بهبود آن
• تجزیه و تحلیل داده‌های عملکرد برای ایجاد معیارهای عملکرد
• توسعه راهکارهای کاهش ریسک
• ارائه آموزش و راهنمایی به اعضای کم‌تجربه تیم
• ایفای نقش نماینده تیم در ارتباط با مدیران پروژه و سایر ذی‌نفعان
• مقایسه اقدامات در حال انجام پروژه با برنامه مدیریت پروژه و برنامه مبنای پروژه
• پیش‌بینی مشکلات احتمالی

مهارت های موردنیاز کارشناس کنترل پروژه

با توجه به عوامل مختلفی مانند صنعت و نوع پروژه، وظایف کارشناس کنترل پروژه متفاوت خواهند بود. با این حال برای موفقیت در این موقعیت شغلی، افراد باید مهارت‌های مشابهی داشته باشند. در ادامه به برخی از این مهارت‌ها اشاره شده است.

• مهارت‌های تجزیه و تحلیل: کارشناسان کنترل پروژه به مهارت‌های تحلیلی قوی نیاز دارند تا بتوانند اطلاعات مرتبط را جمع‌آوری کرده و ایده‌های مناسبی برای توسعه پروژه بر اساس معیارهای کلیدی ارائه دهند.
• مهارت‌های ارتباطی: کارشناسان کنترل پروژه اطلاعات را جمع‌آوری کرده و آن را به افراد مربوطه منتقل می‌کنند تا هر گونه مشکل را اصلاح کنند. بنابراین، این کارشناسان به مهارت‌های ارتباطی و بین فردی خوبی نیاز دارند.
• مهارت‌های هدف گذاری: تعیین هدف برای مدیریت عملکرد افراد و تیم‌ها بسیار مهم است. بنابراین، کارشناس کنترل پروژه باید بتواند اهداف را به طور مناسب و موثر تعیین کند.
• مدیریت مبنا: مدیریت مبنا یعنی مدیریت نقاط مرجع مورد استفاده برای اندازه‌گیری و نظارت بر پروژه. آشنایی با اصول مدیریت مبنا یکی از مهم‌ترین مهارت‌های کارشناسان کنترل پروژه است.
• مدیریت زمان: برای انجام صحیح وظایف کارشناس پروژه و تکمیل پروژه در یک بازه زمانی خاص، مهارت‌های مدیریت زمان بسیار مهم هستند. این مهارت‌ها باعث استفاده بهینه از بودجه و منابع می‌شوند.
• مهارت در کنترل هزینه: پایبندی به بودجه تعیین‌شده از اهمیت بالایی برخوردار است. بنابراین، کارشناس کنترل پروژه باید به مهارت‌ها و تکنیک‌های مدیریت هزینه مسلط باشد.
• تضمین کیفیت: مدیریت کیفیت برای موفقیت کلی یک پروژه مهم است. بنابراین، کارشناسان کنترل پروژه به مهارت در کنترل کیفیت نیاز دارند و باید دانش قابل توجهی در این زمینه داشته باشند.
• مهارت‌های مدیریت ریسک: آشنایی با تکنیک‌های کنترل ریسک برای اطمینان از ایمنی اعضای تیم و جلوگیری از هر چیزی که موفقیت یک پروژه را تهدید کند، ضروری است.

تحصیلات و شرایط استخدام کارشناس کنترل پروژه

افرادی که مدرک کارشناسی یا کارشناسی ارشد مهندسی صنایع را دارند، می‌توانند برای این موقعیت شغلی اقدام کنند. همچنین، برخی شرکت‌ها به استخدام افرادی با مدرک مهندسی معماری، عمران، شیمی و… می‌پردازند. برخی از شرکت‌ها، دانشجویانی که به تازگی درسشان تمام شده و سابقه کار ندارند را به عنوان کارآموز قبول می‌کنند. پس از ارائه آموزش‌های لازم و در صورتی‌که این افراد بتوانند وظایف کارشناس کنترل پروژه را به درستی انجام دهند، در این شرکت‌ها استخدام می‌شوند.

افرادی که بیشتر از ۲ سال سابقه کار به عنوان کارشناس کنترل پروژه را دارند، می‌توانند برای موقعیت‌های متعدد در شرکت‌های مختلف اقدام کنند. برخی از شرکت‌ها صرفا به دنبال استخدام نیروی آقا هستند، اما بسیاری از آن‌ها صرف نظر از جنسیت افراد، به دنبال نیروهای شایسته‌ای هستند که رزومه‌های بهتری دارند. علاوه بر این، برای استخدام نیروهای آقا اتمام خدمت سربازی یا معافیت از آن الزامی است.

برای استخدام مدیر برنامه ریزی و کنترل پروژه نیز آشنایی با تحلیل‌های اقتصاد مهندسی، کار با نرم‌افزارهای مدیریت پروژه، شناخت کافی از مراحل برنامه ریزی تولید و مدیریت پروژه ضروری است. افرادی که سال‌ها به عنوان کارشناس کنترل پروژه کار کرده‌اند، می‌توانند برای موقعیت‌های شغلی مدیریتی اقدام کنند.

مطلب مرتبط: بررسی بازار کار و میزان حقوق کنترل پروژه در ایران و جهان

دلایل محبوبیت شغل کارشناس کنترل پروژه

افراد با انگیزه‌های مختلفی سراغ شغل کارشناس کنترل پروژه می‌روند. یکی از دلایل اصلی محبوبیت این شغل، امکان کار کردن در پروژه‌های مختلف و توسعه مهارت‌های کاربردی است. افرادی که به عنوان کارشناس کنترل پروژه کار می‌کنند، بک‌گراندهای مختلفی دارند و ممکن است با حوزه‌های مهندسی، معماری یا حتی فناوری اطلاعات (IT) آشنا باشند. افراد به روش‌های مختلفی می‌توانند در این موقعیت شغلی استخدام شده و وظایف کارشناس کنترل پروژه را به خوبی انجام دهند. البته همه این افراد یک نقطه اشتراک دارند و آن نیز توانایی آن‌ها در مدیریت و توسعه پروژه است.

حقوق کارشناس کنترل پروژه نیز یکی از دلایل محبوبیت این شغل است. در ایران، این افراد حقوقی بین ۱۵ الی ۲۵ میلیون تومان دریافت می‌کنند. با بالا رفتن سمت و استخدام به عنوان کارشناس ارشد یا مدیر کنترل پروژه نیز میزان درآمد آن‌ها بیشتر می‌شود.

همچنین، این شغل امکان ایجاد تغییر را برای کارشناسان فراهم می‌کند. آن‌ها می‌توانند در روند انجام یک پروژه تأثیر بگذارند که در نهایت در سرنوشت کسب و کارها اثر می‌گذارد. بدین ترتیب، آن‌ها احساس رضایت شغلی خواهند داشت.

جمع‌بندی

در این مقاله به معرفی کامل وظایف کارشناس کنترل پروژه پرداختیم و با این شغل و اهمیت آن برای کسب و کارها آشنا شدیم. با حضور یک کارشناس کنترل پروژه، از زمان و بودجه بصورت بهینه استفاده شده و احتمال بروز مشکلات ناگهانی و یا تأخیر در تحویل پروژه کم می‌شود. افراد با انگیزه‌های مختلفی کنترل پروژه را به عنوان شغل خود انتخاب می‌کنند. آن‌ها معمولا در رشته‌هایی مانند مهندسی صنایع تحصیل کرده و پس از کسب تجربه کافی در دوران کارآموزی، به عنوان کارشناس در شرکت‌ها استخدام می‌شوند.

منابع:

indeed.com