راهنمای جامع استخدام منشی؛ منشی چه وظایفی دارد و چگونه می‌تواند پیشرفت کند؟

نوشته شده توسط امیر ظاهری
زمان مطالعه: 8دقیقه
راهنمای جامع استخدام منشی؛ منشی چه وظایفی دارد و چگونه می‌تواند پیشرفت کند؟

از سازمان‌های بزرگ و دارای سلسله‌مراتب گسترده گرفته تا دفاتر کوچک، نیاز به استخدام منشی وجود دارد. با این حال، با پیشرفت اتوماسیون و افزایش کاربردهای نرم‌افزارها در انجام امور اداری، فرصت‌های شغلی برای منشی‌های در دهه‌ی آینده، کاهش چشمگیری خواهد داشت. البته در کشورهای جهان سومی که هنوز بروکراسی و کاغذبازی‌های گاها غیرضروری اداری حاکم است، نیاز به منشی‌ها هنوز وجود دارد.

استخدام در سازمان های معتبر

منشی‌ها وظایف چندان پیچیده‌ای ندارند و خیلی از کارهایی که انجام می‌دهند، نیازمند تخصص بالایی نیست. با این حال، هر شغل منشی‌گری، شرایط خاص خودش را دارد و مهارت‌های خودش را می‌طلبد. به عنوان مثال، بعضی از این شغل‌ها به دلیل حجم کاری بالا نیازمند مهارت خوب در سازماندهی امور و مدیریت زمان هستند. بعضی از مشاغل منشی‌گری نیز نیازمند روابط عمومی بالا می‌باشند که در واقع بیشترین مهارتی است که در متن آگهی استخدام منشی در اکثر آگهی‌های مثل آگهی‌های استخدام منشی مطب در تهران و سایر شهرهای بزرگ به آن تأکید می‌شود. به عبارت دیگر، این شغل تحصیلات خاصی نیاز ندارد و مهارت‌های نرم، حرف اول را در منشی‌گری می‌زنند.

برای مشاهده‌ی آگهی‌های استخدام منشی کلیک کنید.

خواه‌ ناخواه با پیشرفت فناوری‌ها دیجیتال در آینده‌ای نه‌چندان دور، اپلیکیشن‌ها جایگزین منشی‌ها و کارمندان اداری می‌شوند. بنابراین، کسانی که چنین مشاغلی دارند باید مهارت‌هایی مثل حسابداری و برنامه‌نویسی را به رزومه‌ی خود اضافه کنند تا فرصت‌های شغلی خود را از دست ندهند. البته راه یادگیری و پیشرفت برای منشی‌ها و کارمندان اداری بسته نیست؛ آن‌ها می‌توانند با ارتقاء شغلی و تصاحب پست‌های مدیریتی، امنیت شغلی و درآمد خود را بالاتر ببرند.

در اینجا می‌خواهیم در رابطه با شرایط و نیازمندی‌های شغل منشی‌گری صحبت کنیم. همچنین، خواهیم گفت که آینده‌ی این شغل چگونه است و منشی‌ها چگونه می‌توانند پیشرفت کنند.

منشی چه کار می‌کند و چه وظایف و مسئولیت‌هایی دارد؟

در هر سازمان کوچک و بزرگی، به کسانی نیاز است که با انجام امور اداری روزمره، پشتیبانی‌های لازم را برای عملکرد بهتر و بهینه‌تر دیگر پرسنل فرآهم آورند. در واقع، کاری که کارمندان اداری و منشی‌ها انجام می‌دهند، بارهای اضافی را از روی دوش دیگر پرسنل برداشته و سبب می‌شود که آن‌ها زمان و تمرکز خود را به انجام کار اصلی خود اختصاص دهند. به علاوه، در سازمان‌هایی که تراکنش‌های مالی پیچیده‌ای ندارند، انجام امور حسابداری ساده بر عهده‌ی منشی است. در اینجا می‌خواهیم شما را با مهم‌ترین وظایف و مسئولیت‌ها در این شغل آشنا کنیم:

  • پاسخ دادن به تماس‌ها، دریافت پیام‌ها و پاسخ‌گویی به آن‌ها در حد اختیار
  • ثبت رخدادهای روزانه
  • تنظیم قرارهای ملاقات
  • تایپ کردن اسناد و آماده‌سازی گزارش‌ها
  • بایگانی اسناد
  • اولویت‌بندی کارها
  • همکاری با سازمان‌ها و مشتریان مربوطه
  • انجام پرداخت‌های مالی و فاکتور کردن هزینه‌ها
  • پذیرش و خوش‌آمدگویی به مشتریان و ارباب رجوع
  • انجام نامه‌نگاری‌ها و مکاتبات اداری

البته موارد فوق، وظایف عمومی منشی‌ها هستند که تقریبا در تمامی مشاغل منشی‌گری دیده می‌شوند. با این حال، منشی‌ها در سازمان‌ها و دفاتر مختلف، نقش‌های تخصصی نیز دارند. به عنوان مثال، هدف یک کارفرما از جذب یک منشی حسابدار با هدف مدیریت یک باشگاه ورزشی از استخدام منشی باشگاه، تفاوت دارد.

هدف سازمان‌ها از استخدام منشی حسابدار انجام چه نوع کارهایی است؟

منشی حسابدار عضوی از بخش حسابداری سازمان‌ها است. کار اصلی این جایگاه شغلی، برقراری ارتباط بین کارمندان اداری و حسابداران است. در واقع، منشی حسابدار، کارهای اداری بخش حسابداری را انجام می‌دهد. مسئولیت‌های اصلی فردی که این شغل را به عهده دارد، عبارتند از:

  • تأمین پشتیبانی اداری برای بخش حسابداری سازمان
  • سازماندهی، ثبت و بایگانی اسناد حسابداری
  • رسیدگی به امور بانکی مثل باز کردن حساب‌های بانکی
  • آماده‌سازی صورت‌های مالی
  • تطبیق یا مغایرت‌گیری حساب‌ها با پیروی از یک برنامه‌ریزی زمانی
  • بایگانی کردن اطلاعات تراکنش‌های مالی
  • مطالعه‌ی اسناد حسابداری و پیدا کردن مشکلات و تناقض‌های آن‌ها

برای مشاهده‌ی آگهی‌‌های شغلی استخدام کارمند اداری، کلیک کنید.

تحصیلات و مهارت‌های لازم برای منشی‌گری

تحصیلات مورد نیاز منشی

همانطور که در مقدمه گفتیم، این شغل نیاز به تحصیلات خاصی ندارد. با این حال، کارفرمایان به ویژه در سازمان‌ها دولتی، شرایطی برای جذب کارکنان خود دارند. در اکثر سازمان‌های دولتی مثل بانک‌ها، حداقل مدرک تحصیلی لازم برای برای منشی‌گری، لیسانس است. با این حال، نوع رشته و اعتبار دانشگاه زیاد تأثیری در شانس جذب شما در این سازمان‌ها ندارد؛ هرچند که بعضی از کارفرمایان ترجیح می‌دهند فارغ‌التحصیلان رشته‌های مرتبط با فعالیت‌های آن سازمان را استخدام کنند. به علاوه، فارغ‌التحصیلان رشته‌هایی مثل حسابداری، مدیریت، کتابداری، علوم اجتماعی و رشته‌های مشابه، اندکی شانس بیشتر برای تصاحب این فرصت‌های شغلی دارند.

معمولا، کارفرمایان در جذب منشی‌ها، بیشتر از هر چیز دیگری به مهارت‌ها و به ویژه مهارت‌های نرم، توجه دارند. در زیر، فهرست‌هایی جداگانه از مهارت‌های سخت و نرم مورد نیاز برای این شغل، آورده‌ایم.

مهارت‌های سخت مورد نیاز برای منشی‌گری

این شغل مهارت‌های سخت چندانی نیاز ندارد و شاید به همین دلیل است که تحصیلات برای کارفرمایان اهمیت زیادی ندارند. می‌توان گفت که مهارت‌های زیر، مهم‌ترین مهارت‌های سخت برای کار کردن به عنوان منشی هستند:

  • تسلط به مجموعه‌ی مایکروسافت آفیس به ویژه Word و Excel
  • مهارت‌های ICDL
  • کار کردن با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری و حسابداری (برای خیلی از شغل‌ها نیاز نیست ولی امتیاز بزرگی محسوب می‌شود)

مهارت‌های نرم مورد نظر کارفرمایان در استخدام منشی

مهارت‌های نرم مهم‌ترین مهارت‌هایی هستند که در هر متن آگهی استخدام منشی به آن‌ها تأکید می‌شود. فهرستی از مهم‌ترین این مهارت‌ها برای شما آماده کرده‌ایم:

  • مهارت‌های ارتباطی نوشتاری: امروزه مهارت‌های ارتباطی نوشتاری برای این شغل از نامه‌نگاری‌های اداری فراتر رفته و به پست گذاشتن در شبکه‌های اجتماعی شرکت، بسط یافته‌اند. مهارت‌های نوشتاری سبب می‌شوند که کارهای دفتری با سرعت و کیفیت بیشتری انجام شوند. کسی که برای انجام این شغل جذب می‌شود، باید دستور زبان و نحوه‌ی مکاتبات رسمی را به خوبی بداند.
  • مهارت‌های ارتباطی کلامی: منشی‌ها در بعضی از شغل‌ها با افراد زیادی ارتباط دارند و باید بتوانند به خوبی با همکاران، مشتریان و ارباب رجوع‌ها ارتباط برقرار کنند. مهارت‌های کلامی به برقرار ارتباط تلفنی یا رو در رو و مشارکت در جلسات کمک می‌کنند.
  • مهارت در سازمان‌دهی: یکی از مهم‌ترین کارهای منشی‌ها، رسیدگی به اسناد اداری متعدد است. گاهی اوقات حجم این کاغذ‌بازی‌های اداری خیلی زیاد می‌شود و منشی باید بتواند با مهارت در سازماندهی کارها، آن‌ها را مدیریت نمایند. دستیاران پرسنل اجرایی شرکت، باید بتوانند قرارهای ملاقات را به خوبی برنامه‌ریزی و سازماندهی کنند.
  • مدیریت زمان؛ مدیریت زمان عبارت است از تقسیم‌‌بندی صحیح زمان بین کارهای مختلف و تعیین هر کار در زمان تعیین شده به طوری که شما به همه‌ی کارهایتان برسید. منشی‌ها به ویژه در شرکت‌های بزرگ، کارهای متعددی دارند که باید انجام دهند و بنابراین، یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها برای این جایگاه شغلی، مدیریت زمان است.
  • توجه به جزئیات: شاید این جایگاه شغلی چندان حساس به نظر نرسد ولی در صورتی که بعضی اسناد اشتباه از فیلتر منشی عبور کنند، می‌توانند مشکلات زیادی را ایجاد نمایند. توجه به جزئیات برای پیدا کردن اسناد امضاء یا مهر نشده و دیگر خطاهای دفتری، ضروری است. به علاوه، بعضی از اطلاعات دفتری محرمانه هستند و نباید به آدرس‌های غلط ارسال شوند. بنابراین، توجه به جزئیات یکی از مهم‌ترین مهارت‌ها برای این شغل است.
  • حل مسئله: در هنگام ایجاد چالش‌هایی برای برنامه‌ریزی زمانی، توانایی حل مسئله، مهارتی ضروری است. یک منشی گاهی اوقات ممکن است با موانعی غیرقابل پیشبینی مواجه شود که برای حل آن‌ها باید مهارت‌های حل مسئله داشته باشد.

ساعات و شرایط کاری

ساعات و نحوه‌ی کاری منشی‌ها در سازمان‌های مختلف با هم دیگر تفاوت‌های زیادی دارد. در ادارات دولتی و سازمان‌های بزرگ، معمولا منشی‌ها باید به صورت تمام وقت و فقط در ساعات اداری، در دفتر خود کار کنند. با این حال، در بعضی از آگهی‌های شغلی، مثل آگهی‌های استخدام منشی مطب در تهران، شرایط همکاری به صورت پاره‌وقت است. تمامی این مشاغل نیازمند حضور در دفتر نیست و بعضی از شرکت‌ها، به ویژه شرکت‌های فعال در حوزه‌ی خدمات اینترنتی، نیاز به استخدام منشی دورکار نیز دارند.

در صورتی که می‌خواهید به صورت دورکار یا پاره‌‌قت، منشی‌گری کنید، می‌توانید به صفحه‌ی «فرصت‌های شغلی» در جاب ویژن مراجعه کرده و از فیلترهای مختلف این صفحه برای یافتن آگهی استخدام مناسب خود، استفاده کنید.

رایج‌ترین مشاغل منشی‌گری

مشاغل منشی گری

خیلی از ادارات دولتی، سازمان‌های تجاری بزرگ و حتی دفاتر کوچک، به منشی نیاز دارند. در اینجا فهرستی از رایج‌ترین مشاغل منشی‌گری برای شما آماده کرده‌ایم:

  • منشی اداری در ادارات دولتی
  • منشی اداری در سازمان‌های تجاری
  • منشی حسابدار در سازمان‌های تجاری
  • منشی مطب
  • منشی باشگاه
  • منشی آموزشگاه
  • منشی بنگاه معاملات املاک

برای مشاهده‌ی آگهی‌های استخدام هر کدام از این مشاغل، می‌توانید به بخش «فرصت‌های شغلی» در جاب ویژن مراجعه کنید.

تفاوت‌های جنسیتی در استخدام منشی

تقریبا بیشتر کارفرمایان به دنبال جذب‌ منشی خانم هستند. این شغل، نه تنها در ایران، بلکه در خیلی از کشورهای دیگر دنیا، از جمله ایالات متحده‌ی آمریکا، معمولا شغلی برای خانم‌ها محسوب می‌شود. دلایل متعددی برای این موضوع وجود دارد که یکی از مهم‌ترین آن‌ها، حقوق پایین‌تر خانم‌ها است. از آن‌جایی که این شغل نیاز به تخصص چندانی ندارد، بنابراین گزینه‌های جذب خیلی زیاد هستند. در چنین بازاری، کسانی در اولویت قرار می‌گیرند که دستمزد پایین‌تری طلب می‌کنند و معمولا حقوق درخواستی خانم‌ها، خیلی کمتر از آقایان است.

شاید بتوان یکی دیگر از دلایل تمایل کارفرمایان به خانم‌ها برای این جایگاه شغلی، مهارت بیشتر خانم‌ها در سازمان‌دهی و دقت به جزئیات دانست که از ضروریات این شغل است. خانم‌ها معمولا منظم‌تر و ریزبین‌تر هستند و به اصطلاح، مو را از ماست بیرون می‌کشند. از سوی دیگر، این شغل دفتری، شرایط کاری سختی ندارد و خانم‌ها به راحتی از عهده‌ی آن برمی‌آیند. به علاوه، پاره‌وقت بودن و شیفتی بودن خیلی از بسیاری از این مشاغل، آن‌ها را برای خانم‌هایی که معمولا بیشتر از آقایان به دنبال کارهای پاره‌وقت‌ هستند، مناسب می‌سازد.

برای مشاهده‌ی آگهی‌های استخدام منشی خانم، کلیک کنید.

ترسیم مسیر پیشرفت حرفه‌ای برای منشی‌ها

پیشرفت منشی

بعضی‌ها تصور می‌کنند که منشی‌ها نمی‌توانند پیشرفت حرفه‌ای داشته باشند. این گفته، به هیچ وجه درست نیست. این شغل می‌تواند شروعی خوب برای ورود به بازار کار باشد. تحصیلات و تجربه می‌توانند راه پیشرفت شما را هموار کنند. شاید بعضی کارهای منشی‌گری ارتباطی با حوزه‌ی تخصصی شما نداشته باشند، اما در هر صورت برای شما سابقه کار محسوب می‌شوند. شما با داشتن سابقه کار و تحصیلات مناسب می‌توانید به عنوان منشی به سازمان‌های بزرگ و مهم راه پیدا کنید. به علاوه، شرایط این شغل به گونه‌ای است که در بعضی موارد، مثل مشاغل پاره‌وقت، امکان ادامه تحصیل در حین کار را به شما می‌دهد.

در بعضی از مشاغل، منشی‌ها همانند کارآموز هستند. به عنوان مثال، خیلی از حسابدارهای موفق، مسیر حرفه‌ای خود را به عنوان منشی حسابدار، شروع کرده‌اند. شما به عنوان یک منشی، با افراد زیادی ارتباط دارید و می‌توانید خیلی چیزها یاد بگیرید. حتی اگر رشته‌ی تخصصی شما هیچ ارتباطی با این شغل نداشته باشد، با جذب شدن به عنوان منشی در یک سازمان دارای فعالیت‌های مرتبط با رشته‌ی تخصصی خود، می‌توانید از طریق ارتباطاتی که ایجاد می‌شود، به شغل شایسته‌ی خود برسید. به عنوان مثال، یک فارغ‌التحصیل حقوق می‌تواند با کار کردن به عنوان منشی در یک دفتر وکالت، تجربه‌ی خودش را بالا ببرد و مسیر حرفه‌ای خود را شروع کند.

از سوی دیگر، این شغل می‌تواند دروازه‌ای به مشاغل اداری و مدیریتی باشد. اگر در سنین نسبتا پایین و با تحصیلات خوب در رشته‌هایی مثل مدیریت و علوم اجتماعی، به عنوان منشی استخدام شوید، می‌توانید پس از مدتی به جایگاه کارمند اداری برسید. کارمندان اداری پس از مدتی کسب تجربه می‌توانند به پست‌های مدیریتی سطح پایین برسند و با ادامه‌ی همین روند، پست‌های مدیریتی سطح بالا را نیز تصاحب کنند.

برای آشنایی با شغل کارمند اداری می‌توانید به مقاله‌ی «هرآنچه کارجویان باید در رابطه با استخدام کارمند اداری بدانند» مراجعه کنید.

آینده‌ی شغل منشی‌گری و شرایط استخدام منشی در آینده

انتظار می‌رود که از سال ۲۰۱۹ تا ۲۰۲۹، نیاز به استخدام منشی، رشد منفی ۹ درصد داشته باشد. این در حالی است که میانگین رشد تمامی مشاغل، مثبت چهار درصد است. دلیل ضعیف شدن بازار کار این شغل چیست؟

ساخت رزومه حرفه ای

به نظر می‌رسد که رشد فناوری‌های دیجیتال و آنلاین شدن خیلی از کارها، دلیل اصلی این موضوع باشد. امروزه خیلی از کاغذ بازی‌ها جای خود را به اتوماسیون اداری داده‌اند. همچنین، خیلی از کارهایی که پیش از این به نیروی انسانی نیاز داشتند، امروزه توسط اپلیکیشن‌ها انجام می‌شوند. بنابراین، برای اینکه بتوانید به عنوان یک منشی، امنیت شغلی خود را بالا ببرید، باید مهارت‌هایتان را افزایش دهید.

منشی‌ها در آینده باید بتوانند به خوبی با شبکه‌های اجتماعی کار کنند. یادگیری مهارت کار کردن با نرم‌افزارهای اداری و حسابداری اهمیت خیلی زیادی دارد. به علاوه، اگر بتوانید کمی هم برنامه‌نویسی یاد بگیرید، امنیت شغلی خود را خیلی بالاتر می‌برید.

در آینده‌ای خیلی نزدیک‌تر از چیزی که تصور می‌کنید، اپلیکیشن‌ها کارهای روزمره‌ی ما را انجام می‌دهند. در چنین دنیایی، نمی‌توانید بدون داشتن مهارت‌های سخت، به عنوان منشی استخدام شوید. بنابراین ،بهتر است که همین حالا دوره‌های آموزشی معتبر جاب ویژن را مشاهده کرده و در آن‌ها شرکت کنید.

جمع‌بندی

ادارات دولتی، سازمان‌های تجاری بزرگ و دفاتر خدماتی کوچک، برای انجام امور اداری روزمره‌ی خود به منشی‌ها نیاز دارند. منشی‌ها با انجام کارهایی مثل مکاتبات اداری و برنامه‌ریزی قرارهای ملاقات، شرایط برای اینکه پرسنل سازمان‌‌ها، روی وظایف تخصصی خود تمرکز کنند، فرآهم می‌آورند. به علاوه، منشی‌ها می‌توانند در حسابداری نیز نقش داشته باشند. این شغل معمولا نیازمند تحصیلات خاصی نیست ولی داشتن مدرک تحصیلی، می‌تواند مسیر پیشرفت حرفه‌ای را هموار کند. منشی‌ها نیازمند مهارت‌های IT و ICDL ساده و مهارت‌های نرم متعددی می‌باشند. اکثر کارفرمایان به منشی خانم نیاز دارند.

مشاغل منشی‌گری می‌توانند به صورت دفتری، تمام‌وقت، پاره‌وقت یا دورکاری باشند. این شغل، در صورت داشتن تحصیلات و انگیزه‌ی مناسب، می‌تواند مسیر پیشرفت حرفه‌ای را در مشاغل اداری و مدیریتی و حتی مشاغل تخصصی، برای شما هموار سازد. با اینکه نیاز به استخدام منشی در آینده، افت شدیدی خواهد داشت، ولی منشی‌ها می‌توانند با یادگیری مهارت‌هایی مثل حسابداری و برنامه‌نویسی، امنیت شغلی خود را تضمین کنند.

منبع

The balance Careers

بدون دیدگاه