مهارت های عمومی

 پیگیری

روابط عمومی بالا

اعتمادبه نفس بالا

مسئولیت پذیری

مدیریت استرس

خلاقیت

مدیریت زمان

تسلط بر انجام کارهای هم زمان

مهارت های تخصصی

توانایی انجام مکاتبات اداری

آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی

توانایی گزارش دهی

مهم ترین ویژگی های فردی شغل :

 روابط عمومی عالی

خوش رو بودن و رفتار محترمانه

پیگیری مستمر فعالیت ها تا تحقق دستیابی به نتایج

حافظه خوب و حضور ذهن

صبر و تحمل بالا

رازداری در فعالیت های اداری

رعایت انضباط کاری و وقت شناس

متعهد به انجام فعالیت های محوله با دقت و کیفیت
 

مهم ترین مسئولیت های مسئول دفتر در زیر آمده است:

درک خط مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت های واحد/شرکت در رابطه با آن ها

تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش دهی به مدیریت ارشد

اطلاع از دستورالعمل ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت ها

پاسخ گویی به تلفن متقاضیان داخلی و خارجی

ثبت تماس های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق

تماس با مراجعین، کارکنان و مدیران سایر واحدها.

ارتباط با کارکنان واحدهای مختلف سازمان  بر اساس سلسه مراتب سازمانی مطابق چارت سازمانی .

یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات ها به مدیر مربوطه

برنامه ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی

برنامه ریزی قرار ملاقات مدیر مافوق و پیگیری جهت تحقق آن

هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده

دریافت و ارسال ایمیل های مرتبط با فعالیت های کاری.

تدوین گزارش های موردنیاز و ارائه به مدیر مافوق.

تنظیم پیش نویس نامه های صادره طبق دستور مدیر مافوق .

اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیر مافوق

دریافت نامه های درون سازمانی و نامه های وارده از برون سازمان .

شماره گذاری نامه های وارده و صادره .

نگهداری نامه ها در دبیرخانه اداری

دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه ها، دورنگارهای واحد به گیرندگان مرتبط

کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر

پیگیری کارهای محوله از طرف مدیر تا حصول نتیجه .

پاسخ گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری .

برنامه ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت های مدیرمافوق ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … ).

 ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق .

هماهنگی جهت ارسال مرسولات به افراد مشخص شده

 شناسایی تأمین کنندگان حمل ونقل ، چاپ و …

درخواست تکثیر اسناد و هماهنگی با مرکز تکثیر جهت انجام خدمات تکثیر

هماهنگی با تأمین کننده جهت دریافت خدمات نظیر آژانس هواپیمایی و …

ثبت گزارش های تنخواه و اعلام به مدیر مافوق.

جمع آوری اطلاعات جهت آماده سازی گزارش موردنیاز مدیر مافوق.

محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه

درخواست خرید کالای موردنیاز و ارسال آن به مدیر مافوق

همکاری با مدیر واحد در شناسایی منابع موردنیاز جهت تحقق اهداف واحد سازمانی.( طرحریزی بودجه واحد).

ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه.

ارائه پیشنهادات جهت بهبود فعالیت های واحد.

درخواست اقدامات اصلاحی و پیشگیرانه جهت حذف عدم انطباق های بالفعل و بالقوه

انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیر مافوق

اختیارات

ارسال کاتالوگ یا پکیج های تبلیغاتی شرکت به خارج سازمان