مسئول دفتر - خانم

محدوده دفتر: منطقه الهیه (فرشته)
روابط عمومی بالا
هوش عالی
تسلط بر نگارشات اداری
توانمندی در حوزه مراودات
توانمندی در نوشتار با خط خوانا
تسلط بر ICDL و تایپ سریع ( فارسی و انگلیسی)
تسلط نسبی به زبان انگلیسی
درک خط مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت های واحد/شرکت در رابطه با آن ها
تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی
رعایت دستورالعمل ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت ها
پاسخ گویی به تلفن متقاضیان  ارسال پیام های تلفنی و فاکس  به مسئول مافوق
دریافت فاکس و ارجاع  آن به مسئولین مربوطه.
 ثبت تماس های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
برنامه ریزی قرار ملاقات  و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه
آماده سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.
ثبت  و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز
آماده سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده.
دریافت و ارسال ایمیل های مرتبط با فعالیت های کاری.
تدوین گزارش های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت  تائید.
تنظیم پیش نویس نامه های صادره  و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
ارسال نامه های تائید شده به گیرندگان مشخص شده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)
کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن .
کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ گویی به آن.
دریافت نامه های درون سازمانی و نامه های وارده از برون سازمان .
شماره گذاری نامه های وارده و صادره .
نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی  نظیر نامه ، فایل ها و اسناد مختلف دریافتی
پاسخ گویی به تماس های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق .
پاسخ گویی به ارباب و رجوع حضوری .
کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.
پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه .
شناسایی تأمین کنندگان حمل ونقل ،چاپ و … جهت انجام خدمات اداری
برنامه ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
هماهنگی با تأمین کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی ،پیک و …
هماهنگی جهت خریدکالای اداری موردنیاز .
پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص یافته.
دریافت و جمع آوری فاکتور برای هزینه ها و خریدهای انجام شده.
اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز ( کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی )
محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه .
محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و …
رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.