مسئول دفتر - آقا

شرکت تولیدی مواد غذایی خرمدشت کردستان جهت تکمیل کادر اداری خود از میان افراد واجد الشرایط اقدام به استخدام مسئول دفتر مینماید.

اهم وظایف محوله:
درک خط‌مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت‌های واحد/شرکت در رابطه با آن‌ها
تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی
رعایت دستورالعمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
پاسخ‌گویی به تلفن متقاضیان  ارسال پیام‌های تلفنی و فاکس  به مسئول مافوق
دریافت فاکس و ارجاع  آن به مسئولین مربوطه.
 ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
برنامه‌ریزی قرار ملاقات  و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه
آماده‌سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.
ثبت  و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز
آماده‌سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی‌شده.
دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری.
تدوین گزارش‌های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت  تائید.
تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره  و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
ارسال نامه‌های تائید شده به گیرندگان مشخص‌شده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)
کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن .
کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ‌گویی به آن.
دریافت نامه‌های درون‌سازمانی و نامه‌های وارده از برون سازمان .
شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره .
نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی  نظیر نامه ، فایل‌ها و اسناد مختلف دریافتی
پاسخ‌گویی به تماس‌های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق .
پاسخ‌گویی به ارباب و رجوع حضوری .
کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به‌صورت مستمر.
تکمیل فرم گزارش ورود و خروج ( تایم شیت) در صورت نیاز و اعلام مسئول مافوق.
پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه .
شناسایی تأمین‌کنندگان حمل‌ونقل ،چاپ و … جهت انجام خدمات اداری
برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
هماهنگی با تأمین‌کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی ،پیک و …
هماهنگی جهت خریدکالای اداری موردنیاز .
تنخواه‌گردانی  بر اساس مبالغ تخصیص‌یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص‌یافته.
دریافت و جمع‌آوری فاکتور برای هزینه‌ها و خریدهای انجام‌شده.
اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز ( کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی )
جمع‌آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش‌های موردنیاز مسئول مافوق.
محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه .
هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان .
رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.