شرح شغل و وظایف:
هماهنگی جلسات مدیریت
 آماده سازی مستندات لازم جهت برگزاری جلسات،تنظیم صورت جلسه و پیگیری مصوبات
تسلط بر قواعد و امور اداری، دفتری و نامه نگاری
اطلاع رسانی بخش نامه ها، آیین نامه ها، قوانین داخلی جدید و تصمیمات لازم الاجرای مدیر به کلیه بخش های اداری و سازمانی
 پاسخ گویی به تمام تماس های دریافتی و انجام تمام تماس های لازم
ثبت سوابق و رزومه های دریافتی از کارمندان و متقاضیان استخدام

مهارت و توانمندی ها:
مهارت های نرمی همچون: برنامه ریزی، حل مسئله، ارتباط مؤثر، تاب آوری، مدیریت زمان، همدلی، شناخت و درک احساسات افراد و …
نظم، خویشتن داری، انعطاف، تعهد، قابل اعتماد بودن و مسئولیت پذیری بالا
دید کل نگر و همزمان دقت به جزئیات امور
درک سریع مشکلات و تخلفات پیش آمده
روابط عمومی بالا و داشتن روحیه کار تیمی

ویژگی های فردی مسئول دفتر:
از مهم‌ترین ویژگی های فردی شغل مسئول دفتر نیز می‌توان به این موارد اشاره کرد: روابط عمومی عالی و بالا، خوش‌رو بودن و رفتار محترمانه و مؤدبانه با ارباب رجوع، پیگیری مستمر فعالیت‌ها تا تحقق دستیابی به نتیجه‌ی مدّ نظر مجموعه، حافظه خوب و حضور ذهن قوی در یادآوری مسائل مهم، صبر و تحمل بالا ، رازداری در فعالیت‌های اداری و محرمانه نگه داشتن اسناد، رعایت انضباط کاری و وقت شناس بودن، تعهد داشتن به انجام فعالیت‌هایی که به گردن او گذاشته می‌شود آن هم با دقت و کیفیت مطلوب.
وظایف :
پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها، پیام‌ها و فکس‌ها (بیشتر در رابطه با مدیریت)
برنامه‌ریزی جلسات
کمک به تهیه گزارش‌های برنامه‌ریزی‌شده
تهیه و نظارت بر فاکتورها
ارائه تحلیل در مورد مسائل مربوط به حوزه خود و..