مسئول دفتر - خانم

• پیگیری امور مرتبط با دفتر مدیرعامل
• هماهنگی، برنامه ریزی، زمان بندی و پیگیری جلسه ها و سفرها و بازدیدها
• راهنمایی و پاسخگویی به مراجعان حضوری یا تلفنی
• بایگانی مدارک، اسناد و پیام های الکترونیکی و فیزیکی (اسناد عادی، خصوصی یا محرمانه)
• طراحی و آماده سازی گزارش های مدیریتی موردنیاز 
• تسلط به امور دفتری، تنظیم صورت جلسات، دستور جلسات و تهیه مستندات مورد نیاز
• انجام هماهنگی میان مدیرعامل و مدیران اجرایی، کارمندان، مشتریان
• انتقال پیام ها و اطلاعات با دقت بالا به مدیر عامل و پاسخگویی و گزارش دهی جریان اطلاعات
• نظارت بر عملکرد سایر کارکنان دفتری.
• هماهنگی مقدمات سفر برای مدیر عامل
• تهیه ورد، اکسل، دستورکار، گزارش، پروژه های ویژه و سایر اسناد در راستای اهداف سازمان 
• کنترل تماس های تلفنی دریافتی؛ دریافت و ارسال پیام های دقیق؛ پاسخ به درخواست ها 

مهارت های مورد نیاز :

• رازداری و حفظ محرمانگی اطلاعات حساس
• دارای خلاقیت و استعداد در حل مسائل
• مسئولیت پذیر و منظم و بسیار دقیق در انجام امور محوله
• دقت بالا و توجه به جزئیات
• داشتن روحیه کار تیمی، پیگیر، سخت کوش و پویا
• دارای روابط عمومی و مهارت های ارتباطی قوی

توانمندی های تخصصی :

• تسلط به زبان انگلیسی (مکالمه و مکاتبه) مزیت مهم محسوب می گردد
• مسلط به آیین نگارش و مکاتبات اداری
• تسلط کافی به نرم افزار های Excel, Word, Outlook
• آشنایی با نرم افزارهای خانواده Google مانند: Google Drive ، Google Calendar, Google Sheet
• آشنایی با ابزارهای برگزاری جلسه آنلاین مانند Skype یا Zoom