1)      تجربه موثر و کافی در زمینه  شغل مسئول دفتر.

2)       توانایی برنامه ریزی برای کارهای روزانه مدیرعامل مانند: جلسات کاری و اعلام زمان بازدیدها، تماس ها، چک کردن پیام و ایمیل های کاری

3)      همراهی مدیر در جلسات، قرارهای ملاقات  به دستور مدیریت

4)      انجام هماهنگی های لازم و اطلاع رسانی برای جلسات داخل شرکت مانند: جلسات اعضاء هیئت مدیره، کارکنان و مدیر، جلسات آموزشی کارمندان.

5)      بایگانی تمامی فاکتورها، یادداشت ها، اسناد و گزارش های مالی و مهم شرکت.

6)      مدیریت بر تماس های دریافتی، سؤالات و درخواست های کارکنان و همچنین مشتریان.

7)      توانایی پیگیری سریع و هوشمندانه پروژه ها و منابع در دست مدیر عامل.

8)      در برخی مواقع، جواب دهی به ایمیل ها، تماس و نامه های دریافتی از سوی مشتریان و شرکاء کاری، از جانب مدیر.

9)      اطلاع رسانی بخش نامه ها، آیین نامه ها، قوانین داخلی جدید و تصمیمات لازم الاجرای مدیر به کلیه بخش های اداری و سازمانی.

10)  توانایی نگارش صورتجلسه

11)  نگارش مکاتبات اداری و نامه ­ها و رسیدگی و انجام کلیه امور اداری و اجرایی مربوط به دفتر مدیرعامل.

12) آشنایی به نرم افزار CRM و تلفن Voip.


مهارت و توانمندی ها


1)      مهارت هایی همچون: عدم ایجاد و و ورود به هرگونه حاشیه ، برنامه ریزی، حل مسئله، ارتباط مؤثر، تاب آوری، مدیریت زمان، همدلی، شناخت و درک احساسات افراد و…

2)      مهارت ارائه گزارشات کمی و داشتن ذهن داده محور و تحلیل گر.

3)      نظم، خویشتن داری، انعطاف، تعهد، قابل اعتماد بودن و مسئولیت پذیری بالا

4)      دید کل نگر و همزمان دقت به جزئیات امور

5)      علاقمند به رشد و یادگیری و ورود به حوزه های مختلف

6)      درک سریع مشکلات و تخلفات پیش آمده

7)      تسلط بر مهارت های کامپیوتر( ورد، اکسل،)

8)      روابط عمومی بالا و توانایی برقراری ارتباط مؤثر با همکاران و انجام کار گروهی
9)      تفکر نقاد یا انتقادی
11)  توانایی فعالیت در شرایط کاری سخت و پرفشار

12)  آراستگی ظاهری

13)  حفظ اطلاعات محرمانه و رازداری

14) مشتاق و علاقه مند به قبول وظایف متنوع

15) مسئولیت پذیر و متعهد به پیگیری امور تا حصول نتیجه

16) آشنایی با ادبیات اداری و مکاتبات رسمی

17) انجام به موقع و دقیق امور محوله از سوی مافوق

18) سازماندهی دفتر و کمک به همکاران به صورتی که کارها به بهترین حالت ممکن انجام شود