مسئول دفتر - خانم

شرکت نیکو پارت تجارت ایرانیان فعال در حوزه قطعات یدکی خودرو جهت تکمیل کادر خود در استان تهران (منطقه 22، دریاچه چیتگر) از افراد واجد شرایط زیر دعوت به همکاری می نماید.

شایستگی تخصصی

• مسئولیت تنظیم زمان جلسات و مراجعات، پاسخ‌گویی به مراجعین و تماس‌های تلفنی، تایپ نامه، تفکیک، توزیع، بایگانی و نگهداری اسناد و مکاتبات
• تفکیک، توزیع و تحویل نامه‌ها و اسناد و مدارک به ذیربطان و پیگیری اخذ پاسخ حسب مورد
• ثبت نامه‌های ارسالی در دفتر اندیکاتور
• پاسخ‌گویی مناسب به مخاطبین تلفنی، ارایه‌ی اطلاعات لازم به آن‌ها، دریافت پیام‌ها و یا انتقال مکالمه‌های تلفنی به افراد مورد نظر
• پاسخ‌گویی مناسب به مراجعین حضوری و راهنمایی ایشان به فرد مناسب بر اساس نیازهایشان
• هماهنگی برای برگزاری جلسات حسب ارجاع مدیران مربوطه و آماده‌سازی دستور جلسه و در صورت لزوم صورت جلسات
• پیش‌بینی و هماهنگی لازم جهت انجام امور پذیرایی جلسات
• تایپ نامه‌ها، صورتجلسات و گزارش‌ها و کنترل و آماده‌سازی آنها جهت امضاء مدیران مربوطه
• کپی گرفتن از نامه‌ها، گزارشات و سایر مستندات حسب دستور مافوق
• بایگانی و نگهدای مناسب اسناد و مکاتبات مربوط به دفتر
• مستند‌سازی کلیه فعالیت‌های مهم دفتر از قبیل جلسات، ملاقات‌ها، مکالمات و سایر رویدادهای مهم
• پی‌گیری کارهای ارجاع شده از طرف مدیران مربوطه
• مسئولیت پیش‌بینی و پی‌گیری وسایل، مدارک و ملزومات مورد نیاز دفتر
• مسئولیت اطلاع‌رسانی مناسب به ذینفعان در خصوص اقدامات انجام شده پیرامون درخواست آن‌ها
• مسئولیت کنترل ضمائم نامه‌ها و مکاتبات وارده و صادره از حیث تکمیل بودن آن‌ها
• نگهداری انبار ملزومات اداری
• نظارت بر نیروی خدماتی
• هماهنگی با کلیه واحد‌ها (فروش، تامین، مالی)
• تنخواه داری و نظارت و کنترل مجدد تنخواه دفتر مرکزی و کارخانه

شایستگی های رفتاری

• رازداری و تعهد
• دقت و حضور ذهن بالا
• روابط عمومی قوی

شایستگی های عمومی

•  تحصیلات : حداقل کارشناسی