وظایف و مسئولیت‌های کلیدی:

• واسط ارتباطی و نقطه تماس بین مدیر و مراجعین داخلی و خارجی سازمان
• مدیریت تماس‌های‌ تلفنی و نامه‌نگاری مراجع داخلی و خارجی سازمان
• بررسی درخواست‌ها و پرسش‌های زیرمجموعه و ارجاع به مدیر در صورت نیاز
• مدیریت برنامه روزانه مدیر، برنامه جلسات و قرارهای ملاقات سازمانی
• مدیریت برنامه‌های سفرهای داخل‌شهری و خارج شهری مدیر مربوطه
• یادداشت‌برداری از جلسات، تنظیم صورت‌جلسات و تهیه پیش‌نویس نامه‌ها به مراجع داخلی و خارجی سازمان
• ایجاد و ارائه گزارش‌های موردنیاز
• طراحی و نگهداری سیستم بایگانی اداری دفتر مدیریت
• پیگیری امور محوله

شایستگی‌ها و توان‌مندی‌های موردنیاز:

• آشنایی کامل با سیستم‌ها و رویه‌های مدیریت اداری
• تسلط کامل به بسته نرم‌افزاری آفیس
• توانایی مدیریت زمان
• به‌روز بودن و توانایی کارکردن و مدیریت کارهای روزانه با آخرین فن آوری‌های مدیریت اداری
• توانایی انجام چند کار و اولویت‌بندی فعالیت‌ها بر حسب اهمیت موضوع
• مهارت‌های ارتباط کلامی و نوشتاری عالی
• مهارت در حفظ محرمانگی در مراودات اداری