مسئول دفتر مدیر عامل

ما برای هلدینگ معماری باغ ایرانی نیاز به یک مسئول دفتر نیاز داریم فردی که در این نقش قرار می‌گیرد باید بتواند با تمامی بخش‌ها ارتباط خوبی داشته باشد و مسئولیت‌پذیر و رازدار باشد.

مسئولیت‌های مورد نیاز عبارت‌اند از:

مدیریت زمان قرار ملاقات‌های مدیران
 تعیین زمان بازدیدها و حضور در گردهمایی‌ها یا سفرهای کاری
 تهیه مدارک مورد نیاز برای سفرهای کاری
 بایگانی و انجام کارهای مربوط به پیام‌ها و نامه‌های محرمانه و خصوصی شرکت
 پاسخگویی به تلفن‌های خصوصی به دفتر مدیران
 دریافت و ارسال فکس‌های خصوصی و محرمانه مدیران
 پاسخگویی به ارباب‌رجوع
 کنترل ورود و خروج‌ها به داخل دفتر مدیرعامل
 دسته‌بندی گزارش‌ها و نامه‌های رسیده از بیرون و یا سایر بخش‌های شرکت به دفتر مدیرعامل
تماس و یادآوری قرار ملاقات‌های سایرین با مدیرعامل
 پیگیری دستورات صادر شده از سوی مدیران
 درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های شرکت در رابطه با آن‌ها
 اطلاع از دستور العمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها
 یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه
 
مهارت های مورد نیاز برای این شغل عبارتند از:

آمادگی کار دفتری و خارج دفتری
 شرکت در جلسات متعدد و گاها طولانی
 پیگیر ی امور با صبر وحوصله
 آشنایی با زبان انگلیسی
 آشنایی با کامپیوتر و نرم افزار Office و گوگل
 داشتن سابقه‌کار اداری و آشنایی کامل با روندهای اداری
 مسلط‌بودن بر نرم‌افزارهای مدیریت اداری، مانند آفیس
 آشنایی کافی با اتوماسیون ادرای مکاتبات
 داشتن مهارت‌های سازمانی قوی، به‌همراه نگرش خوب در حل مسئله
 توانایی مکاتبات اداری و داشتن مهارت‌های ارتباط کلامی
 دقیق‌بودن در توجه به جزئیات
 مهارت بالا در زمینه سازماندهی، اولویت‌بندی فعالیت‌ها و مدیریت زمان
 انگیزه بالا برای شروع کار
 مهارت‌های بین‌فردی و تعامل بالا
 مهارت‌های حل مسئله و تحلیل قوی