منشی و مسئول دفتر - خانم

 

ساماندهی امور اداری و دفتری اداره کل
دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی
تنظیم برنامه های روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدها
تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه ها و مستندات مورد نیاز
جمع اوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
پاسخگویی به تلفن ها و مراجعان مربوط
اطلاع رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیرکل در زمان مناسب و کیفیت مطلوب
پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات تابعه
گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی
تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها
آگاه نمودن اعضای شرکت کننده در نشست ها و کمیسیون های مرتبط با اداره کل امور مالی و تنظیم وقت نشست ها
آماده کردن پیشینه ها و پرونده های مربوط به کمیسیون ها، نشست ها و سمینارها برای آگاهی و مطالعه مدیرکل امور مالی
انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق
مهارت ها و توانمندی های تخصصی مورد نیاز
اشنایی با رایانه و اینترنت
مهارت های ICDL
مهارت های امور اداری و دفتری
فن بیان و مذاکره
روابط عمومی بالا