شرح شغل و وظایف
 
1. پاسخ گویی به تلفن ها، تماس ها، دریافت پیام ها و دریافت و رسیدگی به ایمیل ها
2. تایپ کردن اسناد و اماده سازی گزارش ها و فرم های مورد نیاز واحد بازرگانی
3. بایگانی اسناد و مدارک مناقصات قبل از قرارداد و سپس قراردادهای نهایی شده
4. سازماندهی، ثبت و بایگانی پرداخت های مالی و اسناد حسابداری
5. انجام نامه نگاری ها و مکاتبات اداری
6. تنظیم و ثبت وقت ملاقات و جلسات مدیران
7. مسلط به کار با ماشین فکس، پرینتر، اسکنر، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری
8. کار با برنامه های کامپیوتری مانند Excel، Word، Outlook و سایر نرم افزارهای دفتری منجمله نرم افزارهای اتوماسیون اداری و حسابداری
9. پیگیری اسناد مالی (دستورهای پرداخت، تضامین قراردادی و ...) جهت اطمینان از چرخش صحیح فرایندی

مهارت های مورد نیاز:

1. دانش فنی: آشنایی با مفاهیم و اصول مدیریت دفتری و اداری، تسلط بر استفاده از نرم افزارهای اداری مانند Microsoft Office، مدیریت اسناد و سیستم های ذخیره سازی اطلاعات
2. مهارت های ارتباطی: روابط عمومی بالا، توانایی برقراری ارتباط موثر با مراجعین داخلی و خارجی، توانایی گفتار و نوشتار مناسب، توانایی گوش دادن به دیگران و ایجاد ارتباطات موثر
3. مهارت های سازماندهی و مدیریت زمان: توانایی برنامه ریزی و مدیریت وقت، توانایی مدیریت اسناد و اطلاعات و اولویت بندی وظائف، تقسیم بندی صحیح زمان بین کارهای مختلف و انجام هر کار در زمان تعیین شده جهت رسیدگی به تمام وظائف در بازه زمانی مشخص
4. مهارت حل مسائل: توانایی مواجهه با چالش ها و حل مسائل روزمره به صورت مستقل یا در همکاری با دیگران
5. حفظ اطلاعات محرمانه: احترام به حریم خصوصی و توانایی حفظ اطلاعات محرمانه و حساس
6. مدیریت استرس: توانایی مدیریت استرس و کنترل احساسات در روزهای شلوغ کاری
7. تعهد و پایبندی به اصول: تعهد به انجام درست وظائف، احساس مسئولیت و جلوگیری از تداخل موضوعات متعدد کاری، تمرکز در اجرای وظائف جهت جلوگیری از اشتباهات فرایندی