توانمندی های لازم:
- آشنا با امور دفتری و تسلط بر ICDL به ویژه اکسل و ورد
- توانایی تهیه گزارشات مدیریتی
- آشنایی با فرایند مناقصات و ارزیابی کیفی، فنی و مالی
شرح وظایف مورد انتظار:
- تنظیم اوقات جلسات و کمیسیون ها و مطلع ساختن مقامات یا افراد شرکت کننده در جلسه
- پاسخگویی به تلفن ها، ایمیل ها، پیام ها و فکس ها
- کمک به تهیه گزارش های برنامه ریزی شده واحدهای مختلف
- سفارش و درخواست خرید لوازم اداری (موارد استثناء)
- ایجاد گزارش های درخواستی مدیریت محترم عامل
- پاسخگویی به مراجعین و راهنمایی آنها و در صورت لزوم فراهم آوردن امکانات انجام در خواست های متقاضیان و مراجعه کنندگان
- تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش دهی به مدیریت
- یاداوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات ها به مدیریت
- برنامه ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی
- برنامه ریزی قرار ملاقات مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
- خلاصه نمودن گزارش های واصله و ارایه آن برای مطالعه مدیریت
- آماده کردن سوابق لازم و پرونده های مربوط به کمیسیون و جلسات برای اطلاع و مطالعه قبلی مدیریت
- انجام اقدامات لازم در زمینه نگهداری و بایگانی کردن پرونده ها، اوراق، نامه ها، گزارش ها و سایر اسناد و مدارک واحد مربوط در محل مخصوص
- دریافت نامه ها، پرونده ها و سایر مکاتبات رسیده به حوزه خدمت و ثبت خلاصه مشخصات و جریان آنها (دبیرخانه ثبت وارده و صادره)
- تفکیک و توزیع نامه ها، گزارش ها و سایر مکاتبات دریافتی از طریق عین مکاتبات یا به صورت مجازی و مکاتبات بدون کاغذ
- همکاری در آماده سازی اسناد مناقصات
- همکاری در آماده سازی و ارسال ارزیابی کیفی به مبادی ذیربط
- همکاری در آماده سازی چک لیست مناقصات
- همکاری در آماده سازی پاکات مناقصه ها