شرح وظایف :
پیگیری
روابط عمومی خوب
مسئولیت پذیری
مدیریت استرس
تسلط بر انجام کارهای هم زمان
مهارت های تخصصی
تسلط بر نرم افزارهای Office
اصول و فنون مذاکره حضوری و تلفنی
توانایی انجام فعالیت های اداری
آشنایی با تایپ فارسی و انگلیسی
خوش رو بودن و رفتار محترمانه
رازداری در فعالیت های اداری
رعایت انضباط کاری و وقت شناس
متعهد به انجام فعالیت های محوله با دقت و کیفیت
انعطاف پذیر
روابط عمومی خوب
پیگیری دستورات مسئول مافوق
پیگیری مستمر فعالیت ها تا تحقق دستیابی به نتایج
درک خط مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت های واحد/شرکت در رابطه با آن ها
تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی
رعایت دستورالعمل ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت ها
پاسخ گویی به تلفن متقاضیان ارسال پیام های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق
دریافت فاکس و ارجاع آن به مسئولین مربوطه.
ثبت تماس های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق
برنامه ریزی قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن
یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات و جلسات به مسئول مربوطه
دریافت و ارسال ایمیل های مرتبط با فعالیت های کاری.
تدوین گزارش های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید.
تنظیم پیش نویس نامه های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
ارسال نامه های تائید شده به گیرندگان مشخص شده (از طریق ایمیل،پست،پیک و …)
کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن .
کنترل منظم ایمیل شرکت و هماهنگی با مسئول مافوق جهت پاسخ گویی به آن.
دریافت نامه های درون سازمانی و نامه های وارده از برون سازمان .
شماره گذاری نامه های وارده و صادره .
نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه ، فایل ها و اسناد مختلف دریافتی
پاسخ گویی به تماس های دریافتی و اعلام نتایج آن مسئول مافوق .
پاسخ گویی به ارباب و رجوع حضوری .
کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر.
تکمیل فرم گزارش و ورد و خروج ( تایم شیت) در صورت نیاز و اعلام مسئول مافوق.
پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه .
شناسایی تامین کنندگان حمل ونقل ،چاپ و … جهت انجام خدمات اداری
برنامه ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و ماموریت های کارکنان ( نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و … )
هماهنگی با تامین کننده جهت خرید خدمات نظیر آژانس هواپیمایی ،پیک و …
هماهنگی جهت خریدکالای اداری موردنیاز .
تنخواه گردانی بر اساس مبالغ تخصیص یافته به تنخواه دفتر و اعلام گزارش آن به مسئول مافوق.
پرداخت قبوض مرتبط با شرکت بر اساس تنخواه تخصیص یافته.
دریافت و جمع آوری فاکتور برای هزینه ها و خریدهای انجام شده.
اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده
تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز ( کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی )
جمع آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش های موردنیاز مسئول مافوق.
محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه .
هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان .
محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و …
رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
انجام سایر وظایف محوله از سوی مسئول مافوق.