مسئول دفتر - خانم

ما به دنبال یک مسئول دفتر باانگیزه و پویا برای همکاری با تیم مدیریت ارشد خود هستیم. کاندیدای ایده ال مسئول مدیریت برنامه ها، هماهنگی جلسات، رسیدگی به مکاتبات و انجام امور متنوع اداری برای اطمینان از عملکرد صحیح دفتر مدیریت خواهد بود.
مسیولیت ها:
- مشارکت در پروژه ها: مشارکت در انجام پروژه های مرتبط، تحقیق و جمع اوری داده ها.
- مهارت های ارایه:
   - ایجاد ارایه های جذاب و موثر با استفاده از ابزارها و نرم افزارهای مختلف.
   - انجام ارایه ها به نمایندگی از مقام اجرایی در مواقع لازم.
   - کمک به اماده سازی و تمرین ارایه ها به منظور اطمینان از صحت و تاثیرگذاری انها.
- مدیریت زمان بندی و تقویم: مدیریت تقویم دفتر مدیریت، برنامه ریزی جلسات، رزرو اتاق های کنفرانس و پیگیری های مستمر به موقع.
- ارتباطات: رسیدگی به تماس ها، ایمیل ها و مکاتبات به نمایندگی از مدیریت. غربالگری و هدایت تماس های تلفنی و توزیع مکاتبات.
- امور مرتبط با جلسات: تهیه دستور جلسات، یادداشت برداری در طول جلسات و سازمان دهی مدارک و مطالب موردنیاز.
- ترتیبات سفر: انجام ترتیبات سفرها از جمله اقامت، تهیه برنامه های سفر و مدیریت لجستیک سفر.
- مدیریت هزینه ها: پیگیری و مدیریت هزینه ها و تهیه گزارش های مرتبط
- مدیریت دفتر: نظارت بر موجودی ملزومات اداری و سفارش گذاری ملزومات اداری.
- رازداری: رعایت رازداری، امانت داری مخصوصاً در مواجهه با اطلاعات حساس.
مهارت ها و شرایط صلاحیت:
- تحصیلات: مدرک کارشناسی در رشته علوم.
- تجربه: تجربه قبلی به عنوان مسئول دفتر، دستیار اجرایی و یا دستیار شخصی.
- مهارت های سازمانی: مهارت های عالی در سازمان دهی و مدیریت زمان.
- مهارت های ارتباطی: مهارت های قوی در ارتباطات کلامی و نوشتاری.
- مهارت های فنی: تسلط به مجموعه نرم افزارهای مایکروسافت آفیس (ورد، اکسل، پاورپوینت، اوت لوک) و کانوا.
- توانایی مدیریت اطلاعات محرمانه با رعایت محرمانگی و حداکثر احتیاط.
- انعطاف پذیری: انعطاف در کار در محیطی با سرعت بالا و مدیریت هم زمان چندین وظیفه.