مسئول دفتر مدیر عامل - خانم

منظم و دقیق
متعهد
متولد دهه 60
توانمندی کار با نرم افزارهای لازم (Word - Excel)
درک خط مشی شرکت و همسو نمودن فعالیت های واحد/شرکت در رابطه با آن ها
رعایت دستورالعمل ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت ها.
پاسخگویی به تلفن متقاضیان، ارسال پیام های تلفنی و فاکس به مسئول مافوق.
دریافت مکاتبات وارده و ارجاع آن به مسئولین مربوطه.
ثبت تماس های دریافتی و ارائه گزارش به مسئول مافوق.
برنامه ریزی و یادآوری قرار ملاقات و جلسات مسئول مافوق و پیگیری جهت تحقق آن.
آماده سازی دستور جلسه با هماهنگی با مسئول مافوق و ارسال به اعضای جلسه.
ثبت و مستند نمودن جلسات در صورتجلسه در صورت نیاز.
آماده سازی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه ریزی شده.
دریافت و ارسال ایمیل های مرتبط با فعالیت های کاری.
تدوین گزارش های موردنیاز و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید.
تنظیم پیش نویس نامه های صادره و ارائه به مسئول مافوق جهت تائید آن.
ارسال نامه های تائید شده به گیرندگان مشخص شده (از طریق ایمیل، پست، پیک و …).
کنترل منظم صندوق پستی شرکت جهت اطمینان از ورود نامه و مستندات به آن.
دریافت نامه های درون سازمانی و نامه های وارده از برون سازمان.
نگهداری و بایگانی منظم مستندات کاغذی و الکترونیکی دریافتی و ارسالی نظیر نامه، فایل ها و اسناد و... .
پاسخگویی به تماس های دریافتی و اعلام نتایج آن به مسئول مافوق.
پاسخگویی به ارباب و رجوع حضوری.
تکمیل فرم گزارش ورود و خروج (تایم شیت) در صورت نیاز و اعلام مسئول مافوق.
پیگیری کارهای محوله از طرف مسئول مافوق تا حصول نتیجه.
شناسایی تامین کنندگان حمل ونقل، چاپ و … جهت انجام خدمات اداری
اخذ رسید تحویل اسناد و مدارک در زمان تحویل اسناد به گیرنده.
تکثیر اسناد و مدارک در صورت نیاز (کپی گرفتن اسناد با دستگاه کپی)
جمع آوری اطلاعات جهت تهیه گزارش های موردنیاز مسئول مافوق.
محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه.
هماهنگی جهت پذیرایی از مسئول مافوق و مهمانان.
محافظت و مراقبت از اموال مورد استفاده نظیر کامپیوتر و …
رعایت نظم و انضباط و بهداشت در محیط کار
رعایت موارد ایمنی در حین انجام فعالیت ها.
انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیریت ارشد