مسئول دفتر - خانم

شرح وظایف مسئول دفتر
1. مدیریت جلسات و هماهنگی ها:
• برنامه ریزی و هماهنگی جلسات داخلی و خارجی.
• ارسال دعوت نامه های جلسات و پیگیری حضور افراد.
• آماده سازی فضای جلسات و ارسال اسناد و مدارک مربوط به جلسات.
2. مدیریت ارتباطات اداری:
• پاسخگویی به تماس ها و ایمیل ها.
• مدیریت و پیگیری مکاتبات داخلی و خارجی.
• نوشتن و ارسال نامه ها، گزارش ها و صورت جلسات.
3. پشتیبانی مدیریتی:
• تهیه گزارش های روزانه و هفتگی از وضعیت پروژه ها و امور دفتر.
• ثبت و مدیریت اسناد و مدارک مربوط به پروژه ها.
• کمک به مدیران برای پیگیری وظایف و امور روزمره.
4. مدیریت منابع و مواد دفتر:
• سفارش و نظارت بر موجودی کالاهای مصرفی دفتر (مانند لوازم التحریر، تجهیزات کامپیوتری، و…).
• مدیریت تجهیزات اداری و نگهداری از آن ها.
• هماهنگی با تامین کنندگان و پیمانکاران برای خرید و خدمات مختلف.
5. مدیریت برنامه ها و منابع مالی:
• نظارت بر تقویم برنامه ها و مدیریت هزینه ها برای امور اجرایی و جلسات.
• کمک به مدیران برای کنترل و مدیریت بودجه های پروژه ها و هزینه های دفتر.
6. پشتیبانی از امور منابع انسانی:
• پیگیری امور استخدامی (تهیه و ارسال آگهی های استخدامی، هماهنگی مصاحبه ها و…).
• کمک به فرآیندهای آموزشی و پذیرش جدیدی ها.
• کمک در امور روزمره پرسنلی مانند ثبت ساعات کاری و درخواست های مرخصی.
7. مدیریت ارتباطات مشتریان:
• تعامل اولیه با مشتریان برای هماهنگی ملاقات ها و جلسات.
• ثبت درخواست ها و نیازهای مشتریان و ارجاع آن ها به دپارتمان های مربوطه.
توانمندی ها و مهارت های مورد نیاز مسئول دفتر
1. مهارت های ارتباطی:
• توانایی برقراری ارتباط موثر و حرفه ای با تیم داخلی، مشتریان و تامین کنندگان.
• تسلط بر مکاتبات اداری، نوشتن نامه ها، گزارش ها و صورت جلسات.
2. مهارت های سازماندهی و مدیریت زمان:
• توانایی مدیریت چندین کار به طور هم زمان و اولویت بندی وظایف.
3. مهارت های فناوری اطلاعات:
• تسلط بر نرم افزارهای دفترکاری مانند Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint).
4. توانمندی های مالی و حسابداری:
• توانایی مدیریت بودجه های کوچک، هزینه های اجرایی و نظارت بر پرداخت ها.
• آشنایی با اصول حسابداری و صورتحساب ها.
5. مهارت های حل مسئله:
• توانایی حل مسائل و چالش های پیش آمده به طور خودکار و موثر.
• قابلیت تصمیم گیری سریع و به موقع در شرایط اضطراری.
6. توانمندی های چندوظیفگی و استرس:
• توانایی کار تحت فشار و در شرایط استرس زا بدون افت کیفیت کار.
• توانایی انجام چندین کار به طور هم زمان و بدون کمبود کیفیت در نتایج.
7. توانایی مدیریت روابط:
• مهارت در ارتباط و تعامل با تیم ها، مشتریان و تامین کنندگان مختلف.
• توانایی مدیریت تقویم و هماهنگی جلسات و رویدادهای مختلف.
تحصیلات و تجربیات مورد نیاز
• مدرک تحصیلی: حداقل دیپلم، ترجیحاً کارشناسی در رشته های مدیریت، روابط عمومی، یا مشابه.
• تجربه کاری: حداقل 1 سال تجربه در زمینه امور دفتری، مدیریت پروژه یا پشتیبانی اجرایی.