مسئول دفتر مدیر عامل

1- مدیریت برنامه ریزی زمانی و تقویم کاری :
- هماهنگی و تنظیم جلسات داخلی و خارجی (با کارمندان، سهامداران، مشتریان، شرکای تجاری).
- برنامه ریزی سفرهای کاری (رزرو بلیت، هتل، تنظیم برنامه سفر).
- یادآوری تعهدات روزانه و ضرب الاجلها به مدیرعامل.

2- مدیریت ارتباطات و مکاتبات :
- پاسخگویی به تماسها، ایمیلها و پیامها.
- فیلتر کردن ارتباطات غیرضروری و اولویت بندی مسائل فوری.
- تهیه پیشنویس نامه ها، گزارشها، و ارائه ها.
- تسلط به نرم افزار چارگون (Chargoon).

3- پشتیبانی از جلسات و مستندسازی :
- آماده سازی اتاق جلسات و ارائه اسناد لازم.
- ثبت دقیق صورتجلسات و پیگیری تصمیمات اتخاذ شده.
- بایگانی اسناد محرمانه و اطمینان از دسترسی آسان به آنها.

4- مدیریت اطلاعات محرمانه:
- حفظ اسرار تجاری و اطلاعات حساس شرکت (مانند قراردادها، استراتژی ها، داده های مالی).
- نظارت بر امنیت اسناد فیزیکی و دیجیتال.

5- هماهنگی با دپارتمانهای داخلی:
- انتقال دستورات و درخواستهای مدیرعامل به بخشهای مختلف (مالی، بازرگانی، منابع انسانی).
- جمع آوری گزارشهای عملکرد ماهانه از واحدها و ارائه خلاصه گزارشات به مدیرعامل.
- تسلط به نرم افزارهای حضور و غیاب پرسنل و گزارش گیری کارکرد.

6- پشتیبانی اداری و شخصی:
- مدیریت خریدهای جزئی اداری (مثل لوازم دفتری).
- برنامه ریزی رویدادهای شرکت (مثل جلسات عمومی، مراسم ها).
- انجام امور محوله از سوی مدیرعامل.

7- پشتیبانی فناوری:
- تسلط بر نرم افزارهای اداری مثل Office، تایپ و سابقه کار با نرم افزارهای اتوماسیون اداری (چارگون)
- هماهنگی با بخش فناوری اطلاعات برای حل مشکلات سخت افزاری/نرم افزاری مدیرعامل.

8- داشتن روحیه کار جمعی و گروهی