مسئول دفتر مدیرعامل - آقا

مهارت و شرح شغل مسئول دفتر
مهارت های نرم
مهارت های ارتباطی قوی: ارتباط کلامی: توانایی برقراری ارتباط موثر و حرفه ای با افراد مختلف (مدیران، کارکنان) به صورت حضوری، تلفنی و از طریق ایمیل.
ارتباط نوشتاری: توانایی نوشتن نامه ها، گزارش ها، ایمیل ها و سایر اسناد به صورت واضح، مختصر و بدون اشتباه.
توجه به جزئیات: دقت و توجه به جزئیات در انجام وظایف مختلف.
خلاقیت: توانایی ارائه راه حل های خلاقانه برای مشکلات.
همکاری: توانایی کار تیمی و همکاری با دیگران.
انعطاف پذیری: توانایی سازگاری با شرایط و تغییرات مختلف.
رازداری و امانت داری: رفتار حرفه ای و امانت دارانه در تمام تعاملات.
مهارت های مذاکره
توانایی کار تحت فشار: توانایی حفظ آرامش و تمرکز در شرایط پرفشار و انجام کارها در موعد مقرر.
تسلط به نرم افزارهای آفیس: Word، Excel، PowerPoint، Outlook
آشنایی با زبان انگلیسی: توانایی مکالمه، خواندن و نوشتن به زبان انگلیسی (بسته به نیاز شرکت).
مهارت های تایپ: تایپ سریع و دقیق.
مهارت های دفتری: آشنایی با اصول بایگانی و مدیریت اسناد.
توانایی کار با دستگاه های اداری (اسکنر، فکس، پرینتر).
آشنایی با مدیریت شبکه های اجتماعی
وظایف و مسئولیت ها:
هماهنگی قرار ملاقات ها، جلسات و سفرها.
یادآوری قرارها و جلسات به مدیرعامل.
مدیریت ارتباطات: پاسخگویی به تلفن ها و ایمیل ها و مدیریت ارتباطات ورودی و خروجی مدیرعامل.
تهیه پیش نویس نامه ها، گزارش ها و ایمیل ها.
تنظیم و توزیع مکاتبات و اسناد.
هماهنگی جلسات و رویدادها: هماهنگی و تدارک جلسات داخلی و خارجی.
تهیه دستور کار و صورتجلسات.
برنامه ریزی و هماهنگی رویدادها و کنفرانس ها.
تهیه گزارش ها و ارائه ها: جمع آوری اطلاعات و تهیه گزارش ها و ارائه ها برای مدیرعامل.
مدیریت اطلاعات و اسناد: بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک مهم.
ایجاد و مدیریت سیستم های اطلاعاتی.
پیگیری امور: پیگیری دستورات و تصمیمات مدیرعامل.
پیگیری امور مربوط به سایر واحدها و افراد.
انجام امور شخصی مدیرعامل (در صورت نیاز و توافق).
شرایط احراز:
مدرک تحصیلی کارشناسی
تجربه کاری مرتبط در سمت مشابه (مسئول دفتر، دستیار مدیرعامل).
تسلط به زبان انگلیسی (بسته به نیاز شرکت).
مهارت های ارتباطی، سازمانی و حل مسئله قوی.
توانایی کار تحت فشار و مدیریت زمان.
رازداری و امانت داری.