کارشناس دبیرخانه

* شرح وظایف و مسئولیت ها:
- ثبت، بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک فنی و اداری شرکت به صورت فیزیکی و الکترونیکی
- تهیه و بروزرسانی لیست مخاطبین و مراجع ذینفع شرکت
- انجام امور مربوط به دبیرخانه از جمله دریافت، توزیع و ارسال مراسلات پستی و الکترونیکی
- مدیریت تنخواه گردانی در سطح دبیرخانه، مستندسازی و ثبت هزینه ها، گزارش دهی دوره ای
- هماهنگی و نظارت بر عملکرد تحصیلدارها (پیک های موتوری/اداری) و توزیع مناسب وظایف بین آن ها
- هماهنگی و ارتباط موثر با بخش های مختلف پروژه از جمله تیم های فنی، مالی و اجرایی در جهت بهبود فرآیندهای کاری، تبادل اطلاعات و مستندات مورد نیاز
- اطمینان از حفظ محرمانگی اسناد و اطلاعات پروژه ها طبق ضوابط امنیتی شرکت
- نظارت بر حسن اجرای رویه های اداری و دفتری در شرکت

* مهارت ها:
- تسلط کامل به نرم افزارهای آفیس (Word, Excel, PowerPoint)
- آشنایی با سیستم های مدیریت اسناد و بایگانی الکترونیکی
- مهارت های ارتباطی قوی (شفاهی و کتبی)
- دقت و توجه بالا به جزئیات
- توانایی مدیریت زمان و اولویت بندی کارها
- توانایی کار تیمی
- آشنایی با زبان انگلیسی (مزیت محسوب می شود)

* ویژگی های شخصیتی:
- منظم و مسئولیت پذیر
- دقیق و امانت دار
- دارای روابط عمومی قوی
- توانایی حل مسئله
- متعهد به اصول اخلاق حرفه ای