مسئول دفتر

خلاصه شغل:
مسئول دفتر مسئول مدیریت میز پذیرش، خوش آمدگویی به بازدیدکنندگان، پاسخ گویی به تماس های ورودی و انجام امور اداری مختلف در راستای عملیات روزانه دفتر است.

شرایط احراز:
تحصیلات: مدرک کارشناسی در رشته مدیریت یا معادل آن؛ داشتن گواهینامه مایکروسافت آفیس یک مزیت است.
تجربه: تجربه کاری اثبات شده به عنوان مسئول پذیرش، مسئول دفتر، منشی و یا نقش های مشابه.

مهارت ها:
مسلط به مایکروسافت آفیس (Word ،Excel ،Outlook).
توانایی های سازمانی و انجام چندین وظیفه بصورت همزمان.
مهارت های بالای ارتباطی گفتاری و نوشتاری.
نگرش و ظاهر حرفه ای.
ارتقای خدمات مشتری.

مسئولیت های کلیدی:
خوش آمدگویی به بازدیدکنندگان: خوش آمدگویی و هدایت بازدیدکنندگان به صورت حرفه ای و دوستانه.
مدیریت تلفن: پاسخ گویی، رسیدگی و انتقال تماس های ورودی در حین ارائه اطلاعات پایه در صورت نیاز.
رسیدگی به نامه ها: دریافت، مرتب سازی و توزیع نامه ها و تحویل های روزانه.
پشتیبانی اداری: کمک به وظایف اداری مختلف مانند ورود داده، بایگانی و نگهداری لوازم اداری.
هماهنگی جلسات: برنامه ریزی و هماهنگی جلسات، از جمله رزرو اتاق های کنفرانس و ترتیب تجهیزات لازم.
خدمات مشتری: ارائه خدمات مشتری به مشتریان و بازدیدکنندگان، پاسخگویی به نیازها و سوالات آن ها.
نگهداری سوابق: نگهداری و به روزرسانی سوابق و پایگاه داده ها.
نگهداری دفتر: اطمینان از تمیزی و مرتب بودن منطقه پذیرش با تمامی اقلام لازم (به عنوان مثال، قلم ها، فرم ها و بروشورها).
هماهنگی رویدادها: کمک به سازماندهی رویدادها و فعالیت های دفتری.
امنیت: نظارت بر دسترسی بازدیدکنندگان و حفظ آگاهی امنیتی.
حمایت از کارکنان: ارائه حمایت به کارکنان اداری دیگر در صورت نیاز.

شرایط کاری:
محیط: محیط اداری با فضایی حرفه ای.
ساعات: ساعات 8:30 الی 17:30 روزهای یکشنبه تا پنج شنبه (در صورت نیاز همراه با اضافه کار).
حقوق: حقوق رقابتی بر اساس تجربه و صلاحیت.