مسئول دفتر شرکت صادراتی وظیفه دارد به عنوان حلقه ارتباطی موثر میان مدیریت، واحدهای داخلی (تولید و فروش) و مشتریان خارجی عمل کند. این نقش نیازمند مهارت بالا در هماهنگی، ارتباطات بین المللی، برنامه ریزی و پیگیری مستمر امور اجرایی و اداری است.
وظایف و مسئولیت ها:
• هماهنگی روزانه میان واحد تولید و تیم فروش به منظور اطمینان از تطابق ظرفیت تولید با سفارشات دریافتی
• ارتباط و مکاتبه حرفه ای با مشتریان خارجی (ایمیل، تماس، جلسه آنلاین) جهت پیگیری سفارش ها، استعلام قیمت، و پاسخگویی به سوالات
• تنظیم و پیگیری قراردادهای صادراتی شامل تهیه پیش نویس، دریافت تاییدیه، و آرشیو مستندات
• برنامه ریزی جلسات داخلی و خارجی، تنظیم تقویم کاری مدیریت و هماهنگی قرار ملاقات ها
• پیگیری امور مربوط به حمل ونقل بین المللی، اسناد گمرکی و زمان بندی ارسال کالا
• تهیه گزارش های عملکردی هفتگی و ماهانه برای مدیریت
• هماهنگی با واحد مالی برای صدور پیش فاکتور، فاکتور نهایی و پیگیری پرداخت ها
• مدیریت مکاتبات رسمی، ایمیل ها و سایر کانال های ارتباطی شرکت
• رسیدگی به امور اداری دفتر شامل تدارکات، پذیرش مهمانان و پشتیبانی اجرایی مدیریت
• حفظ و به روزرسانی بایگانی اسناد مربوط به قراردادها، مشتریان و مکاتبات بین المللی
مهارت ها و شایستگی ها:
• تسلط کامل به نرم افزارهای آفیس (به ویژه Word، Excel و Outlook)
• توانایی مکاتبه حرفه ای به زبان انگلیسی (و ترجیحاً یک زبان خارجی دوم)
• مهارت عالی در برنامه ریزی، اولویت بندی کارها و پیگیری امور
• آشنایی با فرآیندهای صادرات، اسناد حمل و گمرکی
• روابط عمومی قوی و توانایی ایجاد ارتباط موثر با مشتریان و همکاران
• دقت بالا و مسئولیت پذیری در اجرای وظایف