منشی و مسئول دفتر

سابقه کار: حداقل 2 سال سابقه کار مرتبط در موقعیت شغلی مشابه.
مدرک تحصیلی: حداقل مدرک کارشناسی.
شرح شغل و وظایف:
این شغل شامل انجام وظایف اداری و دفتری متنوع است. وظایف اصلی عبارتند از:
هماهنگی جلسات: برنامه ریزی و هماهنگی جلسات، آماده سازی اتاق جلسه.
مکاتبات اداری: انجام مکاتبات داخلی و خارجی، تایپ نامه ها و اسناد.
پیگیری امور مدیرعامل: پیگیری دستورات و وظایف محوله از سوی مدیرعامل.
پشتیبانی اداری: پاسخگویی به تلفن ها، ایمیل ها و پیام ها، خوش آمدگویی به مراجعین، تنظیم اسناد و مدارک.
مدیریت اطلاعات: ثبت و به روزرسانی اطلاعات پروژه ها، بایگانی اسناد و مدارک.
استفاده از نرم افزارها: کار با نرم افزارهای آفیس (Word، Excel) و نرم افزارهای مدیریت پروژه.
برنامه ریزی زمانی: برنامه ریزی زمانی جلسات و رویدادها و نظارت بر اجرای آنها.
گزارش نویسی: تهیه و تنظیم گزارشات مربوط به امور محوله.
حفاظت از اطلاعات: محافظت و نگهداری از اسناد و اطلاعات محرمانه.
سایر وظایف: انجام سایر امور اداری و اجرایی محوله از سوی مدیر.
مهارت ها و ویژگی های مورد نیاز:
مهارت های ارتباطی: روابط عمومی بالا، مهارت های ارتباطی قوی (گفتاری و نوشتاری) و توانایی تعامل حرفه ای و دوستانه با افراد.
مهارت های کامپیوتری: تسلط کامل به نرم افزارهای آفیس (Word، Excel)، آشنایی با CRM و سایر نرم افزارهای اداری.
مهارت های سازمانی: توانایی مدیریت زمان، انجام چند کار به طور همزمان، هماهنگی و نظم و انضباط.
ویژگی های شخصیتی: باهوش، با تجربه، دقیق، مسئولیت پذیر، رازدار، متعهد، با اعتماد به نفس، دارای روحیه کار تیمی و پیگیری.
دانش اداری: تسلط به دستورالعمل ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت شرکت، آشنایی با اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی.
سایر: جدیت در کار، تمرکز و دقت زیاد، سرعت عمل بالا در انجام کارها، توانایی تصمیم گیری، توانایی حضور به موقع و مرتب در محل کار.
خدمات مشتری: ارتقای خدمات مشتری و نگرش و ظاهر حرفه ای.
علاوه بر موارد فوق، متقاضیان باید:
علاقه مند به یادگیری و توسعه مهارت های حرفه ای باشند.
دارای روحیه و آمادگی کامل برای انجام کلیه فعالیت های دفتر به صورت کار تیمی باشند.
توانایی حضور طولانی مدت در محل کار و اضافه کاری را داشته باشند.
دارای اعمال و رفتار متناسب با شئون شغلی یا اداری باشند.
مسئولیت پذیر، خلاق، صادق و قابل اعتماد باشند.