مسئول دفتر - خانم

شرح شغل
ثبت تماس های دریافتی و ارائه گزارش به مدیریت
پاسخگویی به ارباب رجوع و مشتریان در مراجعه حضوری
ثبت نامه های دریافتی و ارسالی شرکت و کنترل ضمائم مربوطه
تنظیم گزارشات و مکاتبات و کنترل ضمائم، ارائه به مدیرعامل
بایگانی تمامی اسناد و مدارک، پرونده ها، اوراق، نامه ها و گزارش ها به صورت فیزیکی و الکترونیک
برنامه ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات درون و بیرون سازمان
هماهنگی برنامه ها و قرار ملاقات ها و پیگیری های لازم
برنامه ریزی و هماهنگی سفرهای کاری و ماموریت ها
ابلاغ دستورات و پیام های مدیرعامل به پرسنل و سایر بخش های سازمان
تنظیم پیش نویس نامه های اداری و سازمانی صادره طبق دستور مدیریت
ارسال مکاتبات و مدارک لازم به واحدها و بیرون از سازمان
حضور به موقع و منظم و حفظ نظم عمومی در سازمان
نظارت بر رعایت موارد ایمنی در محل کار
نظارت بر خدمات موردنیاز دفتر مدیرعامل مانند خدمات پذیرایی
درخواست و پیگیری برای تهیه اقلام و ملزومات اداری
تهیه و تنظیم دستور جلسات، صورت جلسات و مصوبات و اطلاع رسانی های مربوطه

شرایط احراز
دارای مدرک کارشناسی در رشته مدیریت و سایر رشته های مرتبط
دارای حداقل 3 سال تجربه کاری مرتبط
توانایی برقراری ارتباطات اثربخش
توانایی حل مساله
توانایی انجام همزمان کارها
دارای روحیه کار تیمی