متصدی این پست سازمانی عهده دار ساماندهی امور اداری و اجرائی دفتر مدیر عامل و هماهنگی و پیگیری و انجام امور محوله می باشد.
اهم شرح شغل و شرح وظایف به شرح زیر است.
- تهیه و پیگیری مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی
- انجام مکاتبات اداری و دریافت، بررسی، توزیع، بایگانی و ارسال نامه ها
- تنظیم، هماهنگی و ثبت وقت ملاقات و جلسات
- ابلاغ دستورات صادر شده توسط مدیرعامل و پیگیری چگونگی انجام آنها
- پاسخگویی به تلفن ها و تهیه و تنظیم برنامه جلسات
- اتصال تماس ها به مدیران و یا انتقال پیام آنها
- انجام هماهنگی ها و اطلاع رسانی به واحدهای مربوطه
- تحریر نامه های محرمانه ارجاعی از طرف مافوق
- تنظیم صورت جلسات و تهیه و حفظ و نگهداری مستندات
- دریافت و ارجاع و پیگیری مکاتبات به واحدهای ذیربط و اخذ امضاء از مدیران مربوطه در صورت لزوم
- ثبت نامه های وارده و صادره به واحد
- بررسی و دریافت نامه های ارجاع شده و پیگیری و گزارش آنها
- انجام سایر امور محوله از سوی مقام مافوق

شرایط احراز:
مسلط به امور دفتری و اداری شامل نامه‌نگاری، تنظیم قراردادها و هماهنگی جلسات.
مسلط به امور بایگانی و حفظ اسناد و مدارک خصوصی و محرمانه.
توانایی انجام همزمان امور و قدرت تصمیم گیری و مدیریت امور محوله در سریع ترین زمان.
روابط عمومی بالا و فن بیان مناسب.
آشنایی با اصول رفتار سازمانی، پر انرژی و دارای ظاهر آراسته.
روحیه کاری تیمی.
آشنایی با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، ورد و اکسل.