شرح وظایف مسئول دفتر

 

ساماندهی امور اداری و دفتری

دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی

تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدها

تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز

جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز و استعلامات اداری 

پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوط  

اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیر در زمان مناسب و کیفیت مطلوب

پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه

ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه

نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها

ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و واحدهای تابعه

گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی

تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها

آگاه نمودن اعضای شرکت‌کننده در نشستها و تنظیم وقت نشستها

آماده کردن پیشینه‌ها و پرونده‌های مربوط به نشست ها در صورت صلاح دید مدیران صلاحیتدار و ارجاع آن به مدیر کل

انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق

درک خط مشی شرکت و همسو کردن فعالیت‌های واحد/ شرکت در رابطه با آنها

تلاش در جهت تحقق اهداف سازمانی و گزارش‌دهی به مدیریت ارشد

اطلاع از دستور العمل‌ها و مقررات اداری مرتبط با فعالیت‌ها

ثبت تماس‌های دریافتی و ارائه گزارش به مدیر مافوق

یادآوری زمان تشکیل جلسات و قرار ملاقات‌ها به مدیر مربوطه

برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت برگزاری جلسات داخلی

برنامه‌ریزی قرار ملاقات مدیر و مافوق و پیگیری جهت تحقق آن

هماهنگی اتاق جلسات و اطمینان از آماده بودن تجهیزات آن قبل از برگزاری جلسات برنامه‌ریزی شده

دریافت و ارسال ایمیل‌های مرتبط با فعالیت‌های کاری

تنظیم پیش‌نویس نامه‌های صادره طبق دستور مدیر مافوق

اخذ تأییدیه محتوای نامه از مدیران مافوق

دریافت نامه‌های درون سازمانی و نامه‌های وارده از بیرون سازمان

شماره‌گذاری نامه‌های وارده و صادره

نگهداری نامه‌ها در دبیرخانه اداری

دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه‌ها، فاکس وفضای مجازی( ایتا – سروش -واتس اپ -تلگرام) واحد به گیرندگان مرتبط

کنترل موجودی اقلام مصرفی دفتر به صورت مستمر

پیگیری کارهای محوله از طرف مدیران تا حصول نتیجه

پاسخ گویی به ارباب و رجوع به صورت حضوری

برنامه‌ریزی و هماهنگی جهت انجام سفرها و مأموریت‌های مدیر مافوق (نظیر آژانس هواپیمایی، محل اقامت و…)

ثبت مراجعات حضوری ارباب و رجوع و ارائه گزارش به مدیر مافوق

هماهنگی جهت ارسال و دریافت مرسولات به افراد مشخص شده

شناسایی تأمین‌کنندگان حمل و نقل، چاپ ، تشریفات و ...

درخواست تکثیر اسناد و انجام خدمات تکثیر

جمع‌اوری اطلاعات جهت آماده‌سازی گزارش مورد نیاز مدیر مافوق

محافظت و نگهداری از کلیه اسناد و حفظ و نگهداری اطلاعات محرمانه

ابلاغ دستورات صادره مدیر مافوق به اشخاص مربوطه در شرکت 

استقبال از میهمان و راهنمایی آن 

انجام فرآیند استخدامی در محیط شرکت 

هماهنگی های لازم در امور تشریفات و مهمانان