مسئول دفتر مدیرعامل - خانم

کارآموز هم پذیرفته می شود .
شرح وظایف مسئول دفتر

هدف شغل:
ایجاد نظم در امور اداری، مدیریت ارتباطات داخلی و خارجی، پشتیبانی از مدیریت در برنامه‌ریزی‌ها و مستندسازی فعالیت‌ها به‌منظور افزایش بهره‌وری سازمان.

وظایف اصلی:
1. مدیریت امور اداری و دفتری
·         • پاسخ‌گویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها و پیام‌ها

·         • ثبت و بایگانی اسناد و مکاتبات اداری

·         • تنظیم و مدیریت تقویم جلسات مدیران

·         • تهیه صورت‌جلسات و پیگیری مصوبات جلسات

·         • تهیه و ارسال نامه‌های اداری و رسمی

2. برنامه‌ریزی و هماهنگی‌ها
·         • هماهنگی جلسات داخلی و خارجی

·         • هماهنگی سفرهای کاری، رزرو بلیط، هتل و تنظیم برنامه سفر

·         • پیگیری کارهای ارجاعی از سوی مدیریت

3. پشتیبانی از مدیریت
·         • آماده‌سازی گزارش‌ها و خلاصه جلسات

·         • مدیریت اطلاعات محرمانه و حساس سازمان

·         • یادآوری امور مهم و ددلاین‌ها به مدیریت

4. روابط عمومی و ارتباطات
·         • خوش‌آمدگویی به مهمانان و مراجعین

·         • هماهنگی با سایر بخش‌ها برای انتقال اطلاعات

·         • حفظ آراستگی و نظم محیط کار و فضای دفتر

5. سایر امور مرتبط
·         • نظارت بر تهیه لوازم و تجهیزات اداری مورد نیاز

·         • همکاری با تیم منابع انسانی در امور استخدام یا آموزش

·         • انجام سایر وظایف محوله از سوی مدیریت

6. هماهنگی بین سرپرست نصب و واحدهای مختلف سازمان
·         • دریافت برنامه‌های نصب از سرپرست نصب و ثبت آن‌ها در تقویم کاری دفتر

·         • اطلاع‌رسانی زمان‌بندی نصب به واحدهای فروش، انبار، لجستیک، فنی و مالی

·         • پیگیری آماده‌سازی تجهیزات از انبار و هماهنگی ارسال آن به محل پروژه

·         • هماهنگی حضور به‌موقع کارشناسان فنی در محل نصب در صورت نیاز

·         • ایجاد ارتباط موثر میان سرپرست نصب و سایر بخش‌ها جهت رفع سریع ناهماهنگی‌ها

·         • ثبت مشکلات احتمالی و گزارش آن‌ها به مدیریت برای اصلاح فرآیند

·         • تهیه گزارش‌های منظم از وضعیت پروژه‌های نصب و پیشرفت کارها

مهارت‌های مورد نیاز:
·         • آشنایی با نرم‌افزارهای آفیس (Word, Excel, Outlook)

·         • مهارت در نگارش نامه‌های اداری

·         • توانایی مدیریت زمان و چندوظیفگی

·         • دقت، نظم و مسئولیت‌پذیری

·         • روابط عمومی قوی و توانایی تعامل حرفه‌ای