شرایط احراز
ویژگی ها و مهارت های عمومی:
تحصیلات: کارشناسی
باهوش، پیگیر، روابط عمومی بالا و ظاهری آراسته
وقت شناسی و انضباط کاری
تسلط به نرم افزارهای ICDL
تسلط به امور اداری و استخدامی
آشنایی به امور مالی و زبان انگلیسی مزیت محسوب می شود
شرح وظایف مسئول دفتر:
تنظیم برنامه ها و تعیین و تنظیم قرار ملاقات ها، بازدیدها، حضور در گردهمایی ها، سفرها و ...
بایگانی مدارک، مستندات و پیام های الکترونیکی و کاغذی و اسناد خصوصی یا محرمانه
جوابگویی به تلفن و دریافت و مخابره پیام های تلفنی و نمابر و فکس، پست و ... به مدیر
دریافت و رسیدگی به ایمیل های رسیده به حساب ایمیل عمومی شرکت
تایپ، تهیه و تنظیم دستور جلسه ها، صورت جلسه ها، گزارشات کارشناسی، مکاتبات اداری مورد نیاز و دعوتنامه های مرتبط با جلسات مدیران
رعایت نظم و انضباط و محافظت و حراست از اموال شرکت
برخورد مناسب با مراجعین و خوش رو و خوش برخورد عمل کردن در هنگام صحبت با مراجعین و پاسخگویی کامل به آنها
تماس و پر کردن تایم های ملاقات و یادآوری به افراد جهت مراجعه
پیگیری دستورهای صادره از مدیر در واحد های سازمانی و سازمان ها و ادارات دیگر تا حصول نتیجه
نظارت بر کلیه امور و خدمات مورد نیاز دفتر مدیر
درخواست و پیگیری به منظور تهیه اقلام و ملزومات اداری و امکانات پذیرایی دفتر
مهارت های تخصصی مسئول دفتر
آشنایی با ضوابط و مقررات اداری و اطلاعات پرسنلی
آشنایی با همکاران و افرادی که با شرکت در حال فعالیت می باشند
پاسخگویی به مراجعین و آشنایی با مکالمه صحیح تلفنی
آشنایی به چگونگی ابلاغ دستورات و سفارشات مدیر به مجموعه
توانایی مدیریت موثر زمان
آشنایی با آداب معاشرت و تشریفات اداری
توانایی بایگانی
آشنایی با اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی
دقت و توجه به جزئیات و حافظه فعال و قوی
داشتن اطلاعاتی در مورد شرکت و یا اداره ای که در آن مشغول است
مهارت در تایپ و آشنایی با برنامه های آفیس کامپیوتری
آشنایی با تشریفات پذیرایی جهت نظارت بر فعالیت نیروهای خدمات