مسئول دفتر در یک شرکت بازرگانی نقش کلیدی در مدیریت امور اداری و پشتیبانی دارد. وظایف اصلی مسیول دفتر شامل موارد زیر است:

1. مدیریت امور اداری و دفتری:
·         پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها و مراجعات حضوری.
·         تنظیم و طبقه‌بندی اسناد، نامه‌ها و مدارک شرکت.
·         ثبت و بایگانی مکاتبات اداری و تجاری.
·         تهیه گزارش‌های اداری و ارائه به مدیریت.

2. هماهنگی جلسات و برنامه‌ریزی:
·         تنظیم قرار ملاقات و هماهنگی جلسات داخلی و خارجی.
·         رزرو سالن‌های کنفرانس و تهیه ملزومات جلسات.
·         برنامه‌ریزی سفرهای کاری و رزرو بلیط و هتل برای کارکنان.

3. پشتیبانی مالی و حسابداری اولیه:
·         ثبت و پیگیری هزینه‌های جاری دفتر.
·         تهیه فاکتورها و صورت‌های مالی ساده.
·         همکاری با بخش حسابداری در امور مربوط به حقوق و دستمزد.

4. مدیریت تدارکات و انبارداری:
·         کنترل موجودی لوازم اداری و درخواست خرید مجدد.
·         نظارت بر تحویل و توزیع ملزومات اداری.

5. پاسخگویی تلفن مشتریان و ارجاع آنها به واحد مربوطه 
6. پشتیبانی از نیروی انسانی:
·         کمک در فرآیند استخدام (تنظیم آگهی، هماهنگی مصاحبه‌ها).
·         پیگیری امور رفاهی کارکنان (پذیرایی، تسهیلات اداری).

7. امور فناوری اطلاعات (IT):
·         مدیریت دستگاه‌های اداری (پرینتر، فکس، اسکنر).

8. رعایت قوانین و مقررات:
·         آرشیو اسناد حقوقی و قراردادها.

مهارت‌های مورد نیاز:

·         تسلط به نرم‌افزارهای آفیس (Word, Excel, Outlook).
·         توانایی سازماندهی و مدیریت زمان.
·         ارتباط مؤثر و اخلاق حرفه‌ای.