مسئول دفتر در یک شرکت بازرگانی نقش کلیدی در مدیریت امور اداری و پشتیبانی دارد. وظایف اصلی مسئول دفتر شامل موارد زیر است:
1. مدیریت امور اداری و دفتری:
· پاسخگویی به تلفن‌ها، ایمیل‌ها و مراجعات حضوری.
· تنظیم و طبقه‌بندی اسناد، نامه‌ها و مدارک شرکت.
· ثبت و بایگانی مکاتبات اداری و تجاری.
· تهیه گزارش‌های اداری و ارائه به مدیریت.
2. هماهنگی جلسات و برنامه‌ریزی:
· تنظیم قرار ملاقات و هماهنگی جلسات داخلی و خارجی.
· رزرو سالن‌های کنفرانس و تهیه ملزومات جلسات.
· برنامه‌ریزی سفرهای کاری و رزرو بلیط و هتل برای کارکنان.
3. پشتیبانی مالی و حسابداری اولیه:
· ثبت و پیگیری هزینه‌های جاری دفتر.
· تهیه فاکتورها و صورت‌های مالی ساده.
· همکاری با بخش حسابداری در امور مربوط به حقوق و دستمزد.
4. مدیریت تدارکات و انبارداری:
· کنترل موجودی لوازم اداری و درخواست خرید مجدد.
· نظارت بر تحویل و توزیع ملزومات اداری.
5. پاسخگویی تلفن مشتریان و ارجاع آنها به واحد مربوطه
6. پشتیبانی از نیروی انسانی:
· کمک در فرآیند استخدام (تنظیم آگهی، هماهنگی مصاحبه‌ها).
· ثبت حضور و غیاب پرسنل و گزارش به واحد منابع انسانی.
· پیگیری امور رفاهی کارکنان (پذیرایی، تسهیلات اداری).
7. امور فناوری اطلاعات (IT):
· ارتباط با شرکت‌های ارائه‌دهنده خدمات اینترنت و پشتیبان نرم‌افزارهای اداری.
· گزارش مشکلات سخت‌افزاری و نرم‌افزاری به واحد فنی و شرکت پشتیبان
· مدیریت دستگاه‌های اداری (پرینتر، فکس، اسکنر).
8. رعایت قوانین و مقررات:
· اطمینان از اجرای دستورالعمل‌های شرکت.
· پیگیری امور مربوط به مجوزهای اداری و قانونی.
· آرشیو اسناد حقوقی و قراردادها.
مهارت‌های مورد نیاز:
· تسلط به نرم‌افزارهای آفیس (Word, Excel, Outlook).
· توانایی سازماندهی و مدیریت زمان.
· ارتباط موثر و اخلاق حرفه‌ای.