شرح وظایف مسئول دفتر:
1. برنامه‌ریزی و هماهنگی جلسات مدیرعامل:
• تنظیم تقویم کاری روزانه، هفتگی و ماهانه
• ارسال دعوت‌نامه‌ها، هماهنگی با شرکت‌کنندگان داخلی و خارجی
• تهیه دستور جلسه و پیگیری مصوبات جلسات
2. مدیریت مکاتبات و ارتباطات داخلی و خارجی:
• تهیه، تنظیم و بایگانی نامه‌ها، ایمیل‌ها و مستندات رسمی
• پاسخ‌گویی حرفه‌ای به مکاتبات وارده به دفتر مدیرعامل
• پیگیری پاسخ‌ها از سایر واحدها یا ذی‌نفعان بیرونی
3. مدیریت تماس‌ها و مراجعات:
• پاسخ‌گویی موثر به تماس‌های تلفنی
• اولویت‌بندی مراجعات حضوری به مدیرعامل
• مدیریت ارتباطات با رعایت اصل محرمانگی
4. پیگیری امور محوله از سوی مدیرعامل:
• ارجاع و پیگیری وظایف به واحدهای مرتبط
• دریافت گزارش‌های پیشرفت کار و ارائه خلاصه به مدیرعامل
• اطمینان از انجام به‌موقع و دقیق درخواست‌ها
5. هماهنگی سفرها و برنامه‌های ویژه:
• رزرو بلیت، هتل و هماهنگی امور لجستیکی
• تهیه مدارک سفر، برنامه‌ریزی جلسات خارج از دفتر
• پشتیبانی کامل از مدیرعامل در ماموریت‌های داخلی و خارجی
6. مدیریت دفتر و فضای کاری مدیرعامل:
• حفظ نظم، آرامش و پاکیزگی در محیط دفتر
• مدیریت لوازم و تجهیزات مورد نیاز دفتر
• هماهنگی پذیرایی برای مهمانان و جلسات
7. تهیه و ارائه گزارش‌های مدیریتی:
• تهیه خلاصه‌های اجرایی، گزارشات دوره‌ای و یادداشت‌های مدیریتی
• همکاری در تدوین گزارش عملکرد ماهانه یا فصلی
8. مدیریت اسناد محرمانه و طبقه‌بندی‌شده:
• بایگانی امن و اصولی اطلاعات حساس
• رعایت کامل اصول رازداری و محرمانگی در همه سطوح
9. تعامل مستمر با مدیران و پرسنل سازمان:
• ایجاد هماهنگی میان مدیرعامل و سایر واحدها
• انتقال موثر اطلاعات و پیام‌ها با حفظ دقت و صحت
10. پشتیبانی در رویدادها و برنامه‌های ویژه سازمان:
• همکاری در برگزاری جلسات هیات‌مدیره، همایش‌ها و بازدیدهای مهم
• آماده‌سازی مدارک، پاورپوینت‌ها و پشتیبانی اداری مرتبط
شرایط احراز:
• حداقل 5 سال سابقه کار مرتبط به عنوان مسئول دفتر / منشی ارشد مدیرعامل
• مسلط به نرم‌افزارهای اداری (Office، به‌ویژه Outlook، Word و Excel)
• توانایی بالا در مدیریت زمان، اولویت‌بندی وظایف و چندوظیفگی
• روابط عمومی عالی، فن بیان قوی و ظاهر آراسته
• رازداری، تعهد کاری و برخورد حرفه‌ای
• آشنایی با اصول مکاتبات رسمی و نگارش حرفه‌ای
• ترجیحاً دارای سابقه کار در شرکت‌های خصوصی یا سازمان‌های متوسط تا بزرگ
• آشنایی نسبی با زبان انگلیسی مزیت محسوب می‌شود