مسئولیت اصلی «Process Owner» ایجاد، مستندسازی، طراحی و پیاده‌سازی و تضمین پذیرش (Adoption) فرآیندهای سازمانی است؛ به گونه‌ای که این فرآیندها به بهبود عملکرد، کاهش خطا و هم‌راستایی تیم‌ها کمک کنند. این نقش پل ارتباطی بین مدیران، تیم‌ها و ذی‌نفعان برای اطمینان از پایبندی به فرآیندها و بهبود مستمر آنهاست.
مسئولیت‌ها و وظایف کلیدی:
استخراج و تحلیل فرآیندها
شناسایی نیازهای فرآیندی هر تیم از طریق جلسات و مصاحبه‌ها
تحلیل جریان کار فعلی و شناسایی گلوگاه‌ها و فرصت‌های بهبود
تهیه نقشه فرآیندها (Process Mapping) با ابزارهای استاندارد
طراحی و مستندسازی فرآیندها
تدوین دستورالعمل‌ها، فلوچارت‌ها و RACI ماتریکس
اطمینان از هم‌راستایی فرآیندها با اهداف کلان سازمان
تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPIs) برای ارزیابی اثربخشی
پیاده‌سازی و به‌کارگیری (Adoption)
آموزش تیم‌ها و ذی‌نفعان در خصوص فرآیندهای جدید یا بهبود یافته
همکاری با مدیران برای اطمینان از اجرای فرآیندها در عملیات روزانه
پایش میزان استفاده واقعی و ایجاد راهکار برای افزایش پذیرش
بهبود مستمر و پایش
جمع‌آوری بازخورد از کاربران فرآیندها
تحلیل داده‌ها برای شناسایی نیازهای اصلاح یا بهینه‌سازی
به‌روزرسانی و نسخه‌بندی فرآیندها بر اساس تغییرات سازمانی
مدیریت تغییرات فرآیندی
اطلاع‌رسانی و هماهنگی برای تغییرات فرآیند
کمک به مدیریت مقاومت در برابر تغییر در تیم‌ها
پشتیبانی از پروژه‌های مرتبط با تحول سازمانی

مهارت‌ها و شایستگی‌های مورد نیاز
مهارت قوی در تحلیل و طراحی فرآیند
آشنایی با ابزارهای مستندسازی (مثل Lucidchart، Miro، Visio)
توانایی مدیریت پروژه‌های کوچک تا متوسط
مهارت‌های ارتباطی و مذاکره برای تعامل با ذی‌نفعان مختلف
آشنایی با مدیریت تغییر (Change Management)
توجه به جزئیات همراه با نگاه کلان به کسب‌وکار
توانایی آموزش و تسهیل جلسات گروهی
تسلط کامل بر JIRA و فرآیندهای مرتبط با آن
تسلط و آشنایی با استانداردهای ITIL و ITSM
شرایط احراز
مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، مهندسی صنایع، یا حوزه‌های مرتبط (ترجیحاً)
تجربه کاری در تحلیل و بهبود فرآیند حداقل 3 سال
تجربه کار بین تیمی (Cross-functional)
آشنایی با متدولوژی‌های بهبود فرآیند مانند BPMN، Lean یا Six Sigma مزیت محسوب می‌شود.