کارمند دبیرخانه - آقا

مسئولیت هماهنگی و انجام امور دبیرخانه ای، کنترل ورود و خروج افراد و اسناد، نظارت بر امنیت طبقه همکف و پاسخ گویی به مراجعات در محل استقرار.

شرح وظایف دبیرخانه ای:

• ثبت و شماره گذاری نامه های وارده.
• دریافت، توزیع و ارسال نامه ها و بسته های سازمانی.
• بایگانی اسناد و مکاتبات طبق سیستم آرشیو داخلی.
• پاسخ گویی تلفنی و ارجاع تماس ها به بخش های مربوطه.
• تهیه و تکثیر مدارک موردنیاز اداری در مواقع لازم.
• هماهنگی با پیک یا مامور ارسال جهت تحویل مدارک.
• کنترل ورود و خروج کارکنان، مراجعان و مهمانان در طبقه همکف.
• ثبت مشخصات مراجعان در دفتر یا نرم افزار مخصوص.
• نظارت بر حسن اجرای مقررات حفاظتی و امنیتی.
• همکاری با واحدهای داخلی در مواقع اضطراری (آتش سوزی، قطع برق، مسائل ایمنی).
• جلوگیری از ورود افراد بدون مجوز به بخش های داخلی ساختمان.
• مراقبت از اموال سازمان در محدوده همکف

سایر الزامات:

• توانایی چندوظیفگی و مدیریت زمان.
• ظاهری آراسته و رفتار حرفه ای در برخورد با مراجعان.
• قابلیت انجام کارهای اداری با نرم افزارهای پایه (Word، Excel).
• آشنایی اولیه با اصول ایمنی و امنیتی.
• حداقل مدرک لیسانس