مسئول دفتر - خانم

سابقه کار در شرکتهای پیمانکاری الزامی است.
مسئول دفتر در شرکت پیدایش طرح نوفرتاک نقش کلیدی در هماهنگی عملیات داخلی دارد. مسئولیت هماهنگی فرآیندهای داخلی و گزارش دهی از واحدهای مختلف
این نقش شامل نظارت بر عملکرد واحدها، بهبود فرآیندها و اطمینان از هم راستایی استراتژی های داخلی با اهداف کلی سازمان می باشد

ساماندهی امور اداری و دفتری اداره کل
دریافت، ثبت و تحویل کلیه نامه‌ها، مستندات و مکاتبات داخلی و خارجی
تنظیم برنامه‌های روزانه، جلسات، ملاقات ها، سفرها و بازدیدهای
تهیه پیش نویس و پیگیری تایپ نامه‌ها و مستندات مورد نیاز
جمع‌آوری و استخراج اطلاعات و سوابق مورد نیاز
پاسخگویی به تلفن‌ها و مراجعان مربوط
اطلاع‌رسانی وقایع و اخبار مرتبط به مدیرکل در زمان مناسب و کیفیت مطلوب
پیگیری مکاتبات ارسالی و دریافتی تا حصول نتیجه
ارائه خدمات دریافت و ارسال پیام‌های الکترونیکی برای مسئولین ذیربط و ثبت و نگهداری سوابق مربوطه
نگهداری و حفظ کلیه اسناد و مدارک براساس ضوابط و دستورالعمل‌های مربوطه و میزان محرمانگی آنها
ابلاغ دستورات صادره به اشخاص و ادارات تابعه
گردآوری اطلاعات و نتایج اقدامات انجام شده درخصوص موارد ارجاعی
تشکیل بانک اطلاعاتی از سوابق، مکاتبات، مدارک دفتر و کوشش در نگهداری روزانه آنها
آگاه نمودن اعضای شرکت‌کننده در نشستها و کمیسیونهای مرتبط با اداره کل امورمالی و تنظیم وقت نشستها
آماده کردن پیشینه‌ها و پرونده‌های مربوط به کمیسیونها، نشستها و سمینارها برای آگاهی و مطالعه مدیرکل امورمالی
انجام سایر امور محوله در حوزه وظایف سازمانی از سوی مقام مافوق

هماهنگی فرآیندهای داخلی: نظارت بر تعاملات بین واحدهای مختلف و اطمینان از هم راستایی فعالیت ها با اهداف سازمان.
گزارش دهی به مدیر عامل: تهیه و ارائه گزارش های دوره ای از عملکرد واحدهای فروش، بازاریابی، اجرایی، مالی و بازرگانی.
تحلیل داده ها: جمع آوری و تحلیل اطلاعات مربوط به عملکرد واحدها برای شناسایی نقاط قوت و ضعف.
بهبود فرآیندها: شناسایی و پیاده سازی راهکارهایی برای بهینه سازی فرآیندهای داخلی و افزایش کارایی.
مدیریت ارتباطات: برقراری ارتباط موثر با مدیران واحدهای مختلف برای تسهیل همکاری و هماهنگی.
نظارت بر عملکرد: ارزیابی عملکرد واحدها بر اساس شاخص های کلیدی و ارائه بازخورد به مدیران مربوطه.
برنامه ریزی استراتژیک: همکاری در تدوین برنامه های استراتژیک برای دستیابی به اهداف سازمان.
مدیریت پروژه ها: نظارت بر پروژه های بین واحدی و اطمینان از پیشرفت ان ها طبق زمان بندی مشخص.
آموزش کارکنان: ارائه آموزش های لازم به کارکنان برای ارتقاء مهارت ها و دانش فنی ان ها.
مدیریت ریسک: شناسایی ریسک های مرتبط با فرآیندهای داخلی و ارائه راهکارهایی برای کاهش ان ها.

مهارت ها:
آشنایی با رایانه و اینترنت، مهارتهای ICDL، مهارتهای امور اداری و دفتری، فن بیان و مذاکره، روابط عمومی بالا
مسلط به نرم افزار میزیتو.

مهارت های رهبری: توانایی هدایت تیم ها و ایجاد انگیزه در اعضای ان ها.
مهارت های ارتباطی قوی: توانایی برقراری ارتباط موثر با تمامی ذینفعان داخلی.
تحلیل داده ها: توانایی تجزیه و تحلیل داده ها برای تصمیم گیری بهتر.
مدیریت زمان: توانایی برنامه ریزی و اولویت بندی وظایف به طور موثر.
خلاقیت در حل مسائل: توانایی ارائه راه حل های نوآورانه در مواجهه با چالش ها.
قدرت مذاکره: توانایی مذاکره با مدیران واحدها برای دستیابی به بهترین نتایج.
توانایی کار گروهی: قابلیت همکاری موثر با اعضای تیم در طول مراحل مختلف پروژه.
مدیریت مالی: دانش کافی در زمینه بودجه بندی و کنترل هزینه ها.
آشنایی با فرآیندهای کسب وکار: دانش از فرآیندهای کاری در واحدهای فروش، بازاریابی، اجرایی، مالی و بازرگانی.