مسیول دفتر

شرایط احراز
اضافه کاری : در صورت لزوم دارد
دارای نظم و انضباط کاری و وقت شناسی و در رفت و آمد
دقت در ثبت اسناد، شمارش و ثبت آمار و ارقام و داد و ستدها
توانایی بالا در کار گروهی
توانایی مدیریت جلسات
توانایی مدیریت بحران و زمان بندی در بحران
دارای روحیه مدیریتی و راهبری
توانایی بالا در هماهنگی امور، نظارت و مدیریت داخلی
امانت‌داری و مسئولیت‌پذیری در مدیریت اطلاعات محرمانه
دارای روحیه تعامل و برقراری ارتباط خوب با اعضای تیم و سایر بخش ها
توانایی اولویت‌بندی و مدیریت چندین مسئولیت به‌صورت همزمان ضمن توجه به ضرب‌العجل‌ها (Multi Task)
توانایی انجام مسئولیت‌ها و پروژه‌های معمول بدون نظارت مستقیم
توانایی یادگیری و پذیرش سریع ساختارهای سازمانی و اهداف گروه

وظایف و مسئولیت ها:

آشنایی با امور اداری، تشریفات و پروتکل های یک مسئول دفتر مدیر عامل
تهیه و پیگیری مکاتبات درون سازمانی و برون سازمانی
دریافت، بررسی، توزیع و ارسال نامه ها، فکس های واحد به گیرندگان مرتبط
بایگانی نامه های وارده و صادره
ثبت و بایگانی کلیه مستندات و تهیه نسخه پشتیبان از فایل‌های رایانه‌ای در فواصل منظم
آشنا با اصول مکاتبات اداری و گزارش نویسی
رسیدگی به موقع به موارد اداری و کارگزینی
تنظیم، هماهنگی و ثبت وقت ملاقات و جلسات
پیگیری و پرداخت فاکتورها، هزینه ها و تنخواه ها
تهیه و پیگیری وسایل نقلیه برای کارشناسان و مدیران جهت تردد
تهیه و پیگیری بلیط و محل اقامت برای کارشناسان و مدیران
جمع آوری برگه های مربوط به مرخصی، ساعت ورود و خروج و اضافه کاری کارکنان بخش در صورت لزوم
دریافت گزارش کارکرد پرسنل از واحد منابع انسانی بیستم هر ماه جهت کنترل و بروزرسانی
پیگیری به موقع امور اداری و دسترسی های لازم برای پرسنل جدید
حداقل 4 سال سابقه‌ی کار به‌ عنوان دستیار اجرایی یا شخصی یا منشی سمت‌ هایی همچون معاون، مدیر، مسئول ارشد و غیره
آشنایی با مفاهیم مشتری مداری
آشنا به کار با کامپیوتر، اینترنت، نرم افزارهای Office و سایر برنامه های نرم افزاری دفتری
قابلیت تایپ ده انگشتی (فارسی - انگلیسی)
آشنایی به زبان انگلیسی در حد متوسط به خصوص در مکالمه
تسلط به ایمیل و شبکه های اجتماعی و گوگل
آشنایی اولیه با مفاهیم مالی و حسابداری
مهارت بالا در کار با ابزارهای مدیریت پروژه، ابزارهای فعالیت مشترک و فضاهای ابری
دانش خوب در مفاهیم حسابداری و بیمه با امور مالیاتی و حقوقی و ثبتی
توانایی کار با ماشین فکس، سیستم های تلفن و ویدئو کنفرانس و سایر تجهیزات اداری

مشخصات فردی
ظاهری آراسته
دارای آرامش و صبر در زمان بروز مشکلات پیش بینی نشده
دارای روحیه‌ی مصمّم و همیشه ‌مثبت
اشتیاق به آینده، تفکر و جستجوی فعال به‌ دنبال فرصت و ارائه راه‌ حل‌های مختلف
دارای روابط عمومی خوب و مسلط به آداب معاشرت
دارای قدرت بیان و مذاکره (فن بیان)
رازدار، فعال، باهوش، خلاق، با استعداد
دارای تمرکز، دقت، سرعت، جدیت و مسئولیت پذیری و توجه به جزئیات
خوش اخلاق، پر انرژی، با نشاط، صبور و منظم
ساعات کاری:
شنبه تا چهارشنبه از 8:30 الی 17:00 (اضافه کاری در صورت نیاز)، پنجشنبه ها 8:30 الی 13:00 (اضافه کاری در صورت نیاز)