مهارت‌ها و شرایط احراز
حداقل مدرک کارشناسی در رشته‌های مدیریت، اداری، روابط‌عمومی یا حوزه‌های مشابه
تسلط کامل به مجموعه نرم‌افزارهای Office و اتوماسیون اداری
مهارت‌های نوشتاری و گفتاری عالی، توانایی مکاتبه رسمی و تهیه گزارش‌های تحلیلی
حداقل 2 سال سابقه کار در سمت مسئول دفتر یا Office Manager در سازمان‌های بزرگ یا متوسط
توانایی مدیریت زمان، اولویت‌بندی وظایف و کار تحت فشار
حفظ محرمانگی اطلاعات حساس و ارتباط محترمانه با سطوح عالی سازمانی
وظایف و مسئولیت‌ها
مدیریت تقویم کاری مدیرعامل و برنامه‌ریزی، هماهنگی و پیگیری برگزاری جلسات با واحدهای مختلف سازمان و ذی‌نفعان خارجی
تنظیم پیش‌نویس و توزیع مکاتبات اداری، دستورجلسات، صورتجلسات و پیگیری مصوبات تا حصول نتیجه نهایی
پاسخگویی به تماس‌های تلفنی، هماهنگی امور ارتباطی با مشتریان، شرکای تجاری و دفاتر هم‌رده در سازمان‌های دیگر
برنامه‌ریزی و هماهنگی سفرهای کاری
جمع‌آوری، تحلیل و ارائه گزارش‌های مدیریتی مورد نیاز مدیرعامل برای تصمیم‌گیری‌های راهبردی
بایگانی و آرشیو اسناد و پرونده‌ها به‌صورت منظم و محرمانه و فراهم کردن دسترسی سریع به اطلاعات مورد نیاز
شرایط محیط کار
حضور در دفتر مرکزی شرکت و نیاز به پاسخگویی خارج از ساعات رسمی در مواقع اضطراری
آمادگی برای سازگاری با تغییرات فوری برنامه کاری و مشارکت در رویدادها و جلسات خارج از برنامه