کارمند اداری - خانم

کارمند اداری مسئول ثبت، بررسی و پیگیری فاکتورها در واحد اداری/مالی است. این فرد وظیفه دارد اطلاعات مربوط به فاکتورها را در سیستم ثبت نماید، از صحت و کامل بودن مدارک اطمینان حاصل کند و هماهنگی‌های لازم با بخش‌های مرتبط (مالی، خرید، فروش و تامین‌کنندگان) را انجام دهد تا فرآیند پرداخت و تسویه‌حساب به موقع صورت پذیرد.

وظایف اصلی شامل ثبت و بایگانی فاکتورها در سیستم اداری/مالی شرکت، بررسی صحت اطلاعات فاکتورها (مبلغ، تاریخ، مشخصات طرف قرارداد، شماره سفارش و ...)، هماهنگی با واحد خرید/فروش جهت تایید و تطابق فاکتور با قرارداد یا سفارش، پیگیری وضعیت تایید و پرداخت فاکتورها با واحد مالی، برقراری ارتباط با تامین‌کنندگان یا مشتریان برای رفع مغایرت‌ها، نگهداری سوابق و مستندسازی کامل فاکتورها و پرداخت‌ها و تهیه گزارش‌های دوره‌ای از وضعیت فاکتورها (ثبت‌شده، در انتظار تایید، پرداخت‌شده، معوق) و همکاری با حسابداران در تهیه اسناد حسابداری مربوط به فاکتورها می‌باشد.

شرایط احراز شامل مدرک تحصیلی حداقل دیپلم یا فوق‌دیپلم (ترجیحاً رشته‌های حسابداری، مدیریت، امور اداری)، آشنایی با نرم‌افزارهای Office (به‌ویژه Excel و Word)، توانایی کار با نرم‌افزارهای مالی و اداری (مزیت محسوب می‌شود)، دقت بالا، مسئولیت‌پذیری و توانایی پیگیری مستمر و مهارت ارتباطی مناسب برای هماهنگی با بخش‌های داخلی و تامین‌کنندگان است.

شایستگی‌های رفتاری شامل نظم و توجه به جزئیات، توانایی کار تیمی، مهارت در مدیریت زمان و اولویت‌بندی کارها و صداقت و امانتداری در امور مالی می‌باشد.