شرح شغل: مسئول دفتر
هدف شغل: انجام امور اداری، سازماندهی برنامه‌ها، مکاتبات و جلسات مدیرعامل به منظور بهینه‌سازی زمان و افزایش بهره‌وری مدیریت عالی سازمان.
مسئولیت‌ها و وظایف اصلی: مدیریت زمان و برنامه‌ها، برنامه‌ریزی و تنظیم تقویم کاری مدیرعامل (جلسات، سفرها، ملاقات‌ها)، پیگیری و یادآوری امور و مهلت‌ها به مدیرعامل، پشتیبانی اداری، تهیه و بایگانی مکاتبات رسمی (نامه‌ها، ایمیل‌ها، گزارش‌ها)، آماده‌سازی و ویرایش اسناد، گزارش‌ها و ارائه‌ها، انجام هماهنگی‌های درون‌سازمانی و برون‌سازمانی برای جلسات، مدیریت جلسات، تنظیم دستور جلسه و هماهنگی با مدعوین، تهیه صورت‌جلسه و پیگیری اقدامات بعدی، فراهم‌کردن امکانات و تجهیزات لازم برای برگزاری جلسات، ارتباطات، پاسخگویی حرفه‌ای به تماس‌ها، پیام‌ها و مراجعات حضوری، تسهیل ارتباط بین مدیرعامل و مدیران واحدها یا ذی‌نفعان خارجی، مدیریت اطلاعات و محرمانگی، نگهداری و حفاظت از اطلاعات حساس سازمان، اطمینان از انتقال دقیق و محرمانه اطلاعات، پشتیبانی سفرهای کاری، رزرو بلیط، هتل و خدمات موردنیاز سفر، تهیه برنامه سفر و مدارک لازم.
الزامات و شرایط احراز: تحصیلات: کارشناسی در رشته‌های مدیریت، زبان انگلیسی، روابط عمومی یا رشته‌های مرتبط. تجربه: حداقل 2 سال سابقه در امور اداری یا مسئول دفتر مدیران ارشد. مهارت‌ها: تسلط بر نرم‌افزارهای اداری (Word, Excel, PowerPoint, Outlook)، مهارت تایپ سریع فارسی و انگلیسی، آشنایی با اصول مکاتبات اداری و تجاری، توانایی چندوظیفگی و مدیریت زمان، تسلط به زبان انگلیسی در حد مکالمه و مکاتبه (ترجیحاً). ویژگی‌های شخصیتی: رازداری و امانت‌داری، دقت و انضباط بالا، مهارت ارتباطی قوی، انعطاف‌پذیری و پیگیری امور تا حصول نتیجه.
گزارش‌دهی: گزارش مستقیم به مدیرعامل، ارتباط کاری با همه واحدهای سازمانی و گاهی با هیئت مدیره.
شاخص‌های عملکرد (KPIs): دقت و به‌موقع‌بودن برنامه‌ریزی‌ها، رضایت مدیرعامل از کیفیت ارتباطات و پیگیری امور، میزان کاهش ناهماهنگی‌ها در برنامه‌ها، کیفیت مستندسازی و بایگانی اطلاعات.