مسئول دفتر - خانم

هدف شغلی: مدیریت کلیه امور اداری و اجرایی دفتر و تسهیل فرآیندهای داخلی به‌منظور افزایش کارایی تیم مدیریتی و حفظ نظم در دفتر.
⸻
شرح وظایف اصلی:
1. مدیریت تماس‌ها و هماهنگی‌ها:
• پاسخگویی به تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها و پیام‌ها.
• هماهنگی ملاقات‌ها و جلسات مدیران و تیم اجرایی.
• مدیریت تقویم و زمان‌بندی جلسات، و اطلاع‌رسانی به اعضای تیم.
2. مدیریت اسناد و پرونده‌ها:
• ثبت، بایگانی و نگهداری اسناد و مدارک مهم و محرمانه.
• مدیریت سیستم اسناد دیجیتال و کاغذی.
• انجام امور دفتری نظیر تهیه گزارش‌ها و مستندات مورد نیاز.
3. دستیار اجرایی مدیران:
• تهیه پیش‌نویس نامه‌ها، گزارش‌ها و مکاتبات اداری.
• برنامه‌ریزی و هماهنگی برای سفرها و ماموریت‌های کاری.
• انجام فعالیت‌های تحقیقاتی، جمع‌آوری اطلاعات و انجام امور اجرایی به‌عنوان دستیار مدیران.
4. مهمان‌نوازی و پذیرش:
• پذیرایی از مهمان‌ها و مدیران شرکت.
• مدیریت فضای دفتر، نگهداری تجهیزات و منابع دفتر.
5. مدیریت منابع و تجهیزات:
• خرید، نگهداری و کنترل موجودی تجهیزات دفتر و تامین مواد مصرفی.
• مدیریت درخواست‌ها و نیازمندی‌های دفتری.
6. هماهنگی با بخش‌های مختلف:
• ارتباط مستمر با سایر بخش‌های سازمان (فروش، حسابداری، منابع انسانی و غیره) برای انجام امور روزمره.
• اجرای فرآیندهای داخلی و بهبود روندهای اداری.
⸻
مهارت‌ها و ویژگی‌های مورد نیاز:
• مهارت‌های ارتباطی: توانایی برقراری ارتباط موثر با همکاران، مدیران و مشتریان.
• دقت و نظم: توانایی مدیریت همزمان چندین کار و توجه به جزئیات.
• مهارت‌های کامپیوتری: تسلط به نرم‌افزارهای MS Office (به‌ویژه Word و Excel) و نرم‌افزارهای مدیریت پروژه و ایمیل.
• توانایی مدیریت زمان: توانایی تنظیم اولویت‌ها و هماهنگی چندین مسئولیت به‌طور همزمان.
• حل مسئله: توانایی تصمیم‌گیری و حل مسائل روزمره به‌طور مستقل.
• سخت‌کوش و مسئولیت‌پذیر: توانایی انجام کارهای اداری و اجرایی با حداقل نظارت.