منشی مدیر عامل

موقعیت شغلی منشی مدیرعامل یا معاون اداری مدیرعامل فردی است که مسئولیت پشتیبانی مستقیم از مدیرعامل در امور اداری، اجرایی، هماهنگی جلسات و ارتباطات داخلی و خارجی سازمان را بر عهده دارد. این نقش با هدف بهبود بهره‌وری، سازماندهی کارها و تسهیل فرآیندهای مدیریتی تعریف شده است.
وظایف و مسئولیت‌ها
• مدیریت تقویم و زمان‌بندی جلسات و مدیرعامل.
• هماهنگی و پیگیری مکاتبات داخلی و خارجی (نامه‌ها، ایمیل‌ها، تماس‌ها).
• تنظیم و آماده‌سازی گزارش‌ها، صورتجلسات و مستندات مدیریتی.
• سازماندهی جلسات داخلی و خارجی و تهیه دستور جلسات.
• پیگیری امور محوله از سوی مدیرعامل در واحدهای مختلف سازمان.
• حفاظت از محرمانگی اطلاعات و مدیریت اسناد حساس.
• ایجاد و حفظ ارتباط موثر با مدیران واحدها.
• مدیریت بخشی از فرآیندهای اداری نظیر هماهنگی منابع و امور پشتیبانی.
• ارائه پیشنهاد برای بهبود فرآیندهای اداری و مدیریتی.
شرایط احراز
• مدرک تحصیلی: کارشناسی یا بالاتر در رشته‌های مدیریت، زبان، یا رشته‌های مرتبط.
• مهارت عالی در برنامه‌ریزی، سازماندهی و مدیریت زمان.
• تسلط به نرم‌افزارهای Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
• توانایی تهیه گزارش‌های حرفه‌ای و نگارش مکاتبات رسمی.
• روابط عمومی قوی، فن بیان مناسب و مهارت در مذاکره.
• تسلط نسبی به زبان انگلیسی (مکاتبات و مکالمه) امتیاز محسوب می‌شود.
• روحیه مسئولیت‌پذیری، دقت بالا و رعایت محرمانگی اطلاعات.
ویژگی‌های شخصیتی
• توانایی کار تحت فشار و مدیریت همزمان چند وظیفه.
• انعطاف‌پذیر، قابل اعتماد و متعهد.
• توجه به جزئیات و دقت در امور اجرایی.
• روحیه همکاری و تعامل موثر با مدیران و کارکنان.