منشی و مسئول دفتر - خانم

 شرح خدمات منشی

(واحد اداری و پشتیبانی شرکت پالا سازه انرژی)
 1. دریافت و ارسال مکاتبات مدیران و پرسنل
 2. ایجاد و تنظیم نامه‌ها در کارتابل بُرید برای کلیه‌ی پرسنل
 3. انجام هماهنگی‌های مربوط به فرایند جذب و استخدام
 4. خرید ملزومات اداری و اقلام آشپزخانه از محل تنخواه
 5. انجام امور تنخواه‌گردانی و ثبت مخارج
 6. بایگانی و نگهداری مدارک اداری و پرسنلی
 7. تشکیل پرونده پرسنلی نیروهای جدیدالورود
 8. به‌روزرسانی پرونده‌های پرسنلی در سیستم منابع انسانی (HR)
 9. به‌روزرسانی فایل اکسل وضعیت پروژه‌ها و نیروی انسانی
 10. خرید بلیت و رزرو هتل برای مأموریت‌های پرسنلی
 11. ارسال بسته‌ها و پاکت‌های اداری و پیگیری دریافت آن‌ها
 12. درخواست خودرو (اسنپ یا سایر وسایل نقلیه) از طریق پنل سازمانی
 13. هماهنگی و برنامه‌ریزی جلسات هیأت‌مدیره
 14. هماهنگی ارسال و دریافت مرسولات مربوط به هیأت‌مدیره
 15. ارتباط و نظارت بر عملکرد نیروهای خدماتی
 16. نظارت بر امور نظافت دفاتر و فضاهای عمومی شرکت
 17. نظارت بر حسن اجرای شرح وظایف نیروی خدماتی
 18. پیگیری مصوبات جلسات هیأت‌مدیره و هماهنگی یادآوری‌ها
 19. تنظیم تقویم جلسات و ملاقات‌ها برای مدیران ارشد
 20. آرشیو دیجیتال مکاتبات و مستندات در سامانه‌های داخلی
 21. پشتیبانی از فرایند آماده‌سازی گزارش‌ها، صورت‌جلسات و مستندات رسمی
 22. مدیریت ارتباطات تلفنی، حضوری و مجازی هیأت‌مدیره با ذی‌نفعان داخلی و خارجی
 23. حفظ محرمانگی اسناد، اطلاعات مالی و تصمیمات مدیریتی