مسئول دفتر مدیرعامل

هدف شغل:
مدیریت، هماهنگی و سازماندهی کلیه امور مرتبط با دفتر مدیرعامل به‌منظور پشتیبانی موثر از فعالیت‌های اجرایی، ارتباطی و تصمیم‌گیری مدیرعامل و اطمینان از جریان روان اطلاعات بین مدیرعامل، کارکنان و سایر ذی‌نفعان.
وظایف و مسئولیت‌ها:
مدیریت و هماهنگی امور دفتر
برنامه‌ریزی، تنظیم و پیگیری تقویم جلسات و قرارهای مدیرعامل.
اولویت‌بندی و مدیریت زمان مدیرعامل برای استفاده بهینه از وقت.
سازماندهی و بایگانی مکاتبات، گزارش‌ها و اسناد محرمانه.
ارتباطات داخلی و خارجی
برقراری و حفظ ارتباط موثر بین مدیرعامل و واحدهای سازمانی.
مدیریت ارتباطات مدیرعامل با مشتریان، شرکای تجاری و نهادهای بیرونی.
تهیه پیش‌نویس نامه‌ها، گزارش‌ها و مکاتبات رسمی.
پشتیبانی تصمیم‌گیری
جمع‌آوری، بررسی و تحلیل اطلاعات لازم برای تصمیم‌گیری مدیرعامل.
آماده‌سازی گزارش‌های مدیریتی، صورتجلسات و یادداشت‌های کلیدی.
پیگیری اجرای مصوبات جلسات و گزارش وضعیت به مدیرعامل.
هماهنگی جلسات و رویدادها
برنامه‌ریزی و برگزاری جلسات داخلی و خارجی.
تهیه دستور جلسه، هماهنگی دعوت‌شدگان و مستندسازی صورتجلسه.
اطمینان از انجام اقدامات پس از جلسه (Follow-up).
نظارت و کنترل امور جاری
مدیریت تیم اداری مرتبط با دفتر مدیرعامل.
پیگیری پروژه‌های کلیدی در سطح مدیرعامل و گزارش پیشرفت آن‌ها.
کنترل و هماهنگی سفرهای کاری، رزروها و تشریفات اداری.
حفظ محرمانگی و امانت‌داری
رعایت اصول محرمانگی در اطلاعات، اسناد و مکاتبات مدیرعامل.
اطمینان از امنیت و صحت گردش اطلاعات در سطح مدیریت عالی.
مهارتها
مهارت عالی در ارتباطات بین‌فردی و سازمانی.
تسلط به آیین نگارش و مکاتبات اداری.
تسلط به ابزارهای اداری (Microsoft Office، سیستم‌های اتوماسیون).
توانایی سازماندهی، مدیریت زمان و چندوظیفه‌ای بودن.
قدرت تحلیل و تهیه گزارش‌های مدیریتی.
آشنایی با زبان انگلیسی در سطح مکاتبات حرفه‌ای.
ویژگی‌های فردی
اعتماد به‌نفس و توانایی تصمیم‌گیری سریع.
دقت، نظم و انضباط کاری.
صداقت، امانت‌داری و پایبندی به محرمانگی اطلاعات.
انعطاف‌پذیری و توانایی کار تحت فشار.