منشی و مسئول دفتر - خانم

مدیریت و سازماندهی موثر کلیه امور اداری و دفتری مربوط به هیئت مدیره و مدیرعامل/رئیس سازمان، تسهیل ارتباطات داخلی و خارجی، حفظ اسناد و اطلاعات محرمانه، و پشتیبانی کامل از برنامه‌ها و فعالیت‌های ایشان به منظور افزایش کارایی و اثربخشی.
وظایف و مسئولیت‌ها:
مدیریت و سازماندهی کلیه تماس‌های تلفنی، ایمیل‌ها، فکس‌ها و مکاتبات ورودی و خروجی هیئت مدیره و مدیرعامل.
پاسخگویی حرفه‌ای و مودبانه به مراجعین حضوری و تلفنی.
ارجاع تماس‌ها و پیام‌ها به افراد ذی‌ربط و پیگیری حصول نتیجه.
تهیه و تنظیم نامه‌ها، گزارش‌ها، صورتجلسات و سایر مکاتبات اداری (فارسی و انگلیسی).
مدیریت و به‌روزرسانی لیست‌های تماس و اطلاعات مربوط به شرکا، مشتریان و سازمان‌های مرتبط.
هماهنگی، برنامه‌ریزی و تنظیم جلسات داخلی و خارجی هیئت مدیره و مدیرعامل.
تهیه دستور جلسات و ارسال دعوت‌نامه‌ها به موقع.
تجهیز و آماده‌سازی فضای جلسات (تجهیزات صوتی و تصویری، پذیرایی و...).
حضور در جلسات، ثبت و نگارش دقیق صورتجلسات و مصوبات.
پیگیری مصوبات جلسات و اطمینان از اجرای آن‌ها توسط واحدهای مربوطه.
هماهنگی و برنامه‌ریزی برای کنفرانس‌ها، همایش‌ها و رویدادهای مرتبط با هیئت مدیره.
سازماندهی و بایگانی اسناد، مدارک و اطلاعات (فیزیکی و الکترونیکی) به صورت محرمانه و منظم.
مدیریت تقویم کاری، برنامه‌ریزی قرار ملاقات‌ها و سفرهای کاری هیئت مدیره و مدیرعامل.
تهیه و ارائه گزارش‌های مورد نیاز (اداری، عملکردی و...).
تهیه و نگهداری ملزومات اداری دفتر.
هماهنگی با بخش‌های مختلف سازمان برای پیشبرد امور محوله.
پذیرایی از میهمانان و مراجعین ویژه.
پشتیبانی از انجام امور شخصی و حرفه‌ای مدیرعامل/هیئت مدیره در چارچوب قوانین و مقررات شرکت.
پیگیری امور محوله و گزارش وضعیت پیشرفت آن‌ها.
دریافت و بررسی گزارش‌های ارائه شده به هیئت مدیره و مدیرعامل و اطمینان از صحت و کامل بودن آن‌ها قبل از ارائه.
انجام کلیه وظایف محوله مرتبط با پست سازمانی.
مهارت‌ها و توانمندی‌ها:
مهارت‌های ارتباطی و بین فردی قوی (کلامی و نوشتاری).
تسلط کامل به نرم‌افزارهای مجموعه Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
توانایی بالای سازماندهی، برنامه‌ریزی و مدیریت زمان.
دقت بالا، نظم و توجه به جزئیات.
توانایی حفظ محرمانگی اطلاعات و امانت‌داری.
توانایی حل مسئله و تصمیم‌گیری سریع در شرایط کاری فشرده.
آشنایی کامل به اصول مکاتبات اداری (فارسی و ترجیحاً انگلیسی).
ظاهری آراسته و رفتاری حرفه‌ای.
توانایی کار تحت فشار و مدیریت همزمان چند کار.
تحصیلات و تجربه کاری:
حداقل مدرک کارشناسی (ترجیحاً در رشته‌های مدیریت، زبان‌های خارجی یا روابط عمومی).
حداقل 3 سال سابقه کار مرتبط به عنوان منشی مدیر عامل، رئیس دفتر یا منشی هیئت مدیره در سازمان‌های.