کارشناس ارشد اداری و پشتیبانی

حوزه‌های مسئولیت
1. ایجاد و مدیریت نظم اداری
طراحی و پیاده‌سازی سیستم‌های ثبت، مستندسازی و بایگانی.
ایجاد تقویم سازمانی برای جلسات، ددلاین‌ها و تعهدات پروژه‌ای.
کنترل جریان مکاتبات، اطمینان از اینکه هیچ کاری گم یا فراموش نمی‌شود.
2. پشتیبانی از مدیرعامل و جلسات
تنظیم دستور جلسات با اولویت‌بندی دقیق.
ثبت و پیگیری مصوبات و تبدیل آن‌ها به وظایف قابل پیگیری.
گزارش‌دهی دوره‌ای به مدیرعامل درباره وضعیت پیگیری‌ها.
3. هماهنگ‌سازی واحدها و کارکنان
ایفای نقش پل ارتباطی بین مدیرعامل و تیم‌ها.
پیشگیری از دوباره‌کاری‌ها و ایجاد شفافیت در وظایف افراد.
همراهی کارکنان در یادگیری کار سیستماتیک (استفاده از ابزارها، گزارش‌دهی، ثبت مستندات).
4. پشتیبانی و تسهیل در پروژه‌ها
کمک به مدیرعامل در سازماندهی پروژه‌ها (ایجاد WBS ساده، تقسیم وظایف، پیگیری اجرا).
مستندسازی تصمیمات و اقدامات پروژه‌ها.
گزارش‌گیری از وضعیت پروژه‌ها و ارائه آن به مدیرعامل.
5. بهبود فرآیندها و فرهنگ‌سازی سیستم‌محور
شناسایی گلوگاه‌های کاری و پیشنهاد بهبود.
آموزش و راهنمایی همکاران برای استفاده از ابزارهای مدیریتی و سیستم‌های داخلی.
ایجاد الگوهای استاندارد (فرم‌ها، چک‌لیست‌ها، گردش کارها).
شایستگی‌های تخصصی
تسلط بر ابزارهای اداری (MS Office, Google Workspace) و مدیریت مستندات.
آشنایی با اصول مدیریت پروژه و ابزارهای آن (MS Project, Trello, Asana).
توانایی طراحی فرم‌ها، فرآیندهای ساده و چک‌لیست‌های اجرایی.
آشنایی با قوانین کار و حقوق و بیمه والزامات سازمانی.
شایستگی‌های فردی و رفتاری
روحیه مربی‌گری: توانایی آموزش و هدایت دیگران به سمت نظم.
یادگیرندگی بالا: علاقه به رشد فردی و کمک به رشد سازمان.
قدرت ارتباطی: توان تعامل موثر با مدیرعامل و کارکنان در سطوح مختلف.
صبر و پیگیری: توانایی دنبال کردن امور تا نتیجه نهایی.
امانت‌داری و وفاداری: حفظ محرمانگی کامل اطلاعات و تعهد به مدیرعامل.
روحیه تحول‌آفرین: علاقه‌مند به بهبود، تغییر و ایجاد فرهنگ جدید.
تحصیلات و تجربه
مدرک کارشناسی یا بالاتر (مدیریت، صنایع، علوم اداری یا مشابه).
حداقل 15 سال تجربه در امور اداری/پشتیبانی، ترجیحاً در محیط‌های پروژه‌ای یا استارتاپی.
تجربه کار با ابزارهای سازمانی و پروژه‌ای مزیت محسوب می‌شود.
مسیر رشد و ارتقا
6 ماه اول: تمرکز بر ایجاد نظم اولیه در مستندسازی، جلسات و پیگیری‌ها.
سال اول: حرکت به سمت سیستم‌سازی (فرم‌ها، چک‌لیست‌ها، گردش کارها).
سال دوم: ایفای نقش دستیار اجرایی و شریک فکری مدیرعامل در مدیریت پروژه‌ها و تصمیم‌سازی.
سال سوم: تبدیل به بازوی استراتژیک مدیرعامل و تسهیل‌گر اصلی نظم سازمانی.