مدیر دفتر (Account Manager)

مدیر دفتر (Account Manager)

کاماتک طراح و پیاده‌ساز سامانه‌های تحت‌وب مورد استفاده در دستگاه‌های اجرایی کشور است. برای هم‌راستاسازی بی‌وقفه‌ی ارتباطات با مشتریان سازمانی، نظم‌دهی امور دفتر مرکزی شرکت، پیگیری تعهدات قراردادی و آماده‌سازی گزارش‌های مدیریتی، به یک مدیر دفتر / Account Manager نیاز داریم. این نقش حلقه‌ی اتصال بین مشتریان کلیدی و تیم‌های داخلی (محصول، فنی، پشتیبانی و مدیریت ارشد) است؛ نقشی که با برنامه‌ریزی دقیق، ارتباط شفاف و مستندسازی استاندارد، هم رضایت ذی‌نفعان را حفظ می‌کند و هم اجرای منظم تعهدات را تضمین. در این جایگاه، شما:

• تقویم اجرایی مدیران و تقویم ارتباط با مشتریان را برنامه‌ریزی و هماهنگ می‌کنید و از پیشرفت مصوبات اطمینان می‌دهید.
• چرخه‌ی حساب مشتری را از Onboarding تا پشتیبانی/تمدید مدیریت می‌کنید و داده‌های مرتبط را در CRM به‌روز نگه می‌دارید.
• ارتباطات رسمی و گزارش‌های وضعیت (هفتگی/ماهانه) را با قالب استاندارد تدوین و برای تصمیم‌گیری مدیریتی آماده می‌کنید.
• درخواست‌ها و بازخوردهای مشتری را ثبت، اولویت‌بندی و تا بسته‌شدن پیگیری می‌کنید و هماهنگی لازم با تیم‌های فنی/پشتیبانی را انجام می‌دهید.
• امور اداری/تدارکات دفتر (خریدهای دوره‌ای، آرشیو مستندات، مدیریت دارایی‌ها) را منسجم می‌کنید تا عملیات روزانه روان و قابل اتکا باشد.
• این موقعیت مناسب افرادی با فن بیان قوی، نظم شخصی بالا، دقت در مستندسازی و توان مدیریت هم‌زمان چند جریان کاری در محیط‌های سازمانی می‌باشد.

این موقعیت مناسب افرادی با فن بیان قوی، نظم شخصی بالا، دقت در مستندسازی و توان مدیریت هم‌زمان چند جریان کاری در محیط‌های سازمانی می‌باشد.

مسئولیت‌ها 

• برنامه‌ریزی و مدیریت تقویم اجرایی مدیران ارشد (جلسات داخلی/برون‌سازمانی، نقاط تماس کلیدی) و هماهنگی زمان/اولویت‌ها.
• برنامه‌ریزی و مدیریت تقویم ارتباط با مشتریان سازمانی شامل جلسات دوره‌ای، پیگیری مصوبات و تحویلِ خروجی‌های اجرایی.
• مدیریت چرخهٔ حساب مشتری از معرفی و راه‌اندازی (Onboarding) تا پشتیبانی، تمدید و توسعه همکاری (Upsell/Cross-sell).
• نگارش و مدیریت مکاتبات رسمی، صورت‌جلسات و گزارش‌های وضعیت (هفتگی/ماهانه) با قالب استاندارد، شماره ارجاع و آرشیو منظم.
• هماهنگی داخلی با تیم‌های محصول/فنی/پشتیبانی برای ردیابی درخواست‌ها، رفع موانع، هم‌ترازی برنامه‌ها و تحویل‌ها (بر اساس SLA/اولویت).
• ارتباط مستمر با مشتریان و پایش شاخص‌های سرویس پشتیبانی (SLA/OLA) و تهیهٔ گزارش‌های عملکرد قابل ارائه به مدیریت.
• زمان‌بندی جلسات، آماده‌سازی اتاق و Agenda، مدیریت تدارکات
• آرشیو و طبقه‌بندی مستندات (قرارداد، SLA، مکاتبات، صورت‌جلسات) با نسخه‌بندی و کنترل دسترسی.
• هماهنگی مرخصی/دورکاری اعضای تیم‌ها با منابع انسانی (در چارچوب سیاست‌های سازمان و ثبت مستندات مرتبط).
• پاسخ‌گویی On-Call به مشتریان سازمانی و انتقال دقیق درخواست/مسئله به واحدهای مرتبط تا بسته‌شدن.
• پیگیری موردی (On-Demand) درخواست‌های مدیران ارشد تا حصول نتیجه و گزارش‌ دهی وضعیت و اقدامات
• ثبت و ردیابی درخواست‌ها/نظرات/شکایات در CRM شامل تعریف SLA برای انواع درخواست، تگ‌گذاری، مالک مورد (Owner)، موعد (Due Date) و گزارش‌گیری دوره‌ای.

مهارت‌های الزامی 

• 2+ سال تجربه در یکی از نقش‌های Account Management / Office Management / Customer Success در شرکت‌های نرم‌افزاری
• توان بالای ارتباط شفاهی/مکتوب و نگارش رسمی فارسی؛ تسلط به نگارش صورت‌جلسه، نامه اداری و گزارش مدیریتی
• تجربه کار با CRM (یکی از: HubSpot / Zoho / Pipedrive یا معادل سازمانی) و تولید گزارش‌های Pipeline/Forecast
• تسلط به Microsoft 365 (Word, Excel, PowerPoint, Outlook/Calendar) و مستندسازی ساخت‌یافته (ترجیحاً Confluence/SharePoint)
• سازماندهی قوی، زمان‌بندی و پیگیری چند پرونده موازی؛ مدیریت Action Items و Follow-up‌های دقیق
• آشنایی با مفاهیم قرارداد، SLA/OLA، صورت‌وضعیت و فرآیندهای اداری/مالی سازمان‌های دولتی
• تسلط به مدیریت جلسه: آماده‌سازی Agenda، تسهیل بحث، ثبت تصمیم‌ها (Decision Log) و پیگیری مصوبات
• اخلاق حرفه‌ای، محرمانگی اطلاعات و توان تعامل با سطوح مدیریتی عالی در دستگاه‌های اجرایی

مهارت‌های امتیازی 

• تجربه با RFP/RFQ و سامانه‌های تدارکات/مالی دولتی.
• آشنایی با Jira / Azure DevOps برای ردیابی درخواست‌ها و هماهنگی با تیم‌های فنی.
• توان مکاتبهٔ کاری انگلیسی (Basic Business Correspondence).
• آشنایی با Power BI/Looker Studio یا ابزارهای گزارش‌سازی برای ساخت گزارش مدیریتی سبک.
• شناخت اولیه از UX/Research برای ترجمه بهتر بازخورد مشتری به نیاز قابل‌اجرا.

خروجی‌های قابل تحویل 

• گزارش وضعیت دوره‌ای (هفتگی/ماهانه) شامل پیشرفت، ریسک‌ها، مسائل، اقدام‌ها و KPIهای توافق‌شده.
• صورت‌جلسه‌های استاندارد با شماره ارجاع، تصمیم‌ها، Action Items (مسئول/موعد/وضعیت).
• داشبورد/گزارش CRM: وضعیت درخواست‌ها/فرصت‌ها، SLA، نرخ بسته‌شدن و روندها.
• تقویم یکپارچه‌ی ارتباطات (مدیران ارشد/مشتریان کلیدی) و نمای هفتگی رویدادها.
• Risk & Issue Log و Decision/Change Log به‌روز، قابل جست‌وجو و ارجاع.
• گزارش هزینه‌های اداری با طبقه‌بندی، روند مصرف و پیشنهادهای بهینه‌سازی.
• Inventory & Asset Register دفتر (نسخهٔ به‌روز با چرخهٔ بازبینی مشخص).
• تمپلیت‌های استاندارد (صورت‌جلسه، گزارش وضعیت، مکاتبه، فرم ثبت درخواست/بازخورد).