شرح شغل و وظایف

شرح وظایف:

• دریافت برنامه کار از مافوق سازمانی.
• برقراری ارتباطات تلفنی داخل و خارج از شرکت با دفتر مدیرعامل.
• یادداشت پیام‌های تلفنی در غیاب مدیریت و یادآوری آنها.
• ارسال و دریافت پیام‌ها از طریق ایمیل، فاکس و ... و ارائه آن به مدیر عامل و یا قسمت‌های مربوطه.
• نظارت و کنترل بر فاکس‌های دریافتی دفتر.
• انجام امور تایپی نامه‌ها، گزارشات، صورتجلسات و غیره مربوط به دفتر مدیریت.
• مرتب کردن نامه‌ها، گزارشات، اسناد جهت ملاحظه، مطالعه و امضاء مدیریت و اعاده آنها به واحدهای مربوطه.
• ثبت مشخصات نامه‌های وارده و صادره مربوط به دفتر در دفتر اندیکاتور طبق روش تعیین شده.
• بایگانی کلیه نامه‌ها، صورتجلسات و گزارشات مربوط به دفتر مدیر عامل طبق دستورالعمل‌های تعیین شده.
• تنظیم برنامه‌های داخلی در زمینه ارتباطات و ملاقات‌های ارباب رجوع با مدیریت و تشکیل جلسات داخلی و خارجی.
• تنظیم و تدوین برنامه‌های مدیریت در طول هفته بر اساس اولویت‌های تعیین شده و انجام اصلاحات لازم در آن بر حسب نظر مدیریت.
• برنامه‌ریزی و تنظیم برنامه داخلی جهت ملاقات مدیران میانی و نیز مراجعین با مدیران شرکت.
• تنظیم و برنامه‌ریزی وقت جلسات دوره‌ای دفتر مدیریت با مدیران شرکت.
• هماهنگی و برقراری ارتباط با سازمان‌ها و شرکت‌های دیگر جهت تنظیم وقت ملاقات مدیریت از آنها و بالعکس و تبادل اطلاعات در صورت بروز تغییرات احتمالی در برنامه‌ها.
• تنخواه گردانی
• هماهنگی مسافرت‌های مدیران.
• پیگیری مکاتبات و دستورات محوله از جانب مدیریت به قسمت‌های مختلف شرکت.
• تهیه و تنظیم پیش‌نویس صورتجلسات مدیریت در مواقع لزوم و برحسب دستور مدیریت.
• ابلاغ کلیه دستورات، بخشنامه‌ها، مصوبات مدیریت به واحدهای شرکت.
• تهیه و تنظیم گزارشات مورد نیاز مافوق.
• رعایت کامل دستورالعمل‌ها، بخشنامه‌ها و آئین‌نامه‌های اداری جاری و مصوب.
• انجام سایر امور محوله در حدود وظایف از طرف مافوق سازمانی.

شرایط احراز و شایستگی‌ها:

• صبر و شکیبایی در برقراری ارتباط
• کنترل خشم
• مدیریت زمان و امور
• قابلیت انجام امور همزمان
• توانایی کنترل استرس
• آشنایی کامل با گردش کار دفتر مدیریت
• تسلط بر تایپ ده انگشتی و نرم‌افزارهای آفیس (office)
• برخورداری از حسن خلق در برقراری ارتباط
• مهارت در تهیه و تنظیم گزارشات، آمارها و فرم‌های مورد نیاز.